転職せずに残業ゼロにする方法~OL向けパソコン活用法 -14ページ目

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検討依頼書システム

◆検討依頼書システム

いつもありがとうございます、富山貴至です。

今回は、検討依頼書システムです。


おっと、忘れたらいけません。怒られちゃいますから。(笑)

これも美崎真琴さんの作品です。

この記事、自分で書いてくれないかな~、まったく。

---

ある程度大きな会社になると、いくつもの部署に分かれています。

他の部署に対して、こんなことをしようとしたら問題ないか?ということをチェックしてもらうという書類です。

登録項目としては、

 ・依頼先を登録します

 ・担当者情報を登録します

 ・部品情報を登録します

 ・依頼内容を登録します


割とシンプルですね。

システム化する前は、書類を回して課長のはんこをもらい、事務員が依頼先の部署へ送りますが、依頼された側は、必要性が薄く、書類が埋もれてしまいがちです。

そこで、コピーを取ることになりますが、原紙の管理が必要で、置き場所も取ることになります。

もちろん、回答がちゃんときたかどうかのチェックも必要ですし、長い間回答されてないものがあれば、依頼先へ催促もしなければ行けませんが、すべて手作業でやってました。

途中から、エクセルで一覧表を作って管理するようになりましたが、回答が帰ってきたときに入力をし忘れたり、そもそも最初に入力漏れがあったりして、キチンとやれないのが事務員にとって自分に対して不満がありました。


それが、システム化したことで、はんこをもらうこともパソコンに向かってポチッとボタンを押せば良くなった上、依頼先でも書類に埋もれることもなくなりました。

さらに、依頼担当者が入力しますので、入力忘れそのものがなくなり、回答も直接入れてもらえるので、事務員としてやることがほとんどなくなりました。(^_^)V


画面はこんな感じです。

転職せずに残業ゼロにする方法~事務員向けパソコン活用法-検討依頼書

いつものことですが、企業秘密が入っているといけないので、拡大はできません。