【読書日記】会議の密度は、始まり方と終わり方で決まる！―『世界で一番やさしい会議の教科書』

こんばんは。
本日の1冊はコチラ↓


『世界で一番やさしい会議の教科書』　榊巻 亮　日経BP社


ダラダラと続く会議。
その時間をどうにかしたいけれど…
と思っている方のための本です。

会議という名の集まりが、
よく開かれる会社もあると思います。
単なる報告会のようなものだったり、
集まっても何も決まらなかったり。

そういう時間を過ごしていると、
生涯で会議に3万時間も費やすかもしれない。
などと聞いたら、どう思いますか？

1日に会議が2つ、3つ…
あるいはそれ以上あるという方も、
決して少なくないと思います。

もし、1日3時間会議に費やすと、
年間250日で750時間ですよね。
単純に年間31日＝1ヶ月が会議時間です。
これってすごくないですか？

会議を効率的にして半分にできれば、
丸々2週間分を仕事に当てられます。
それだけで成果に差が出るはずです。

では、どうやって会議を効率化し、
充実した時間にできるのでしょうか。
カギとなるのがファシリテーションです。
聞いたこと、ありますよね。

ファシリテーションと聞くと、
難しそうに感じる人もいると思います。
確かに、技術や経験が必要なので、
簡単にできることではありません。

でも、ちょっとコツを押さえるだけで、
誰でも確実にできるようになるものです。
本書では、入社2年目の新人社員が、
ファシリテーションを身に付ける過程で、
ポイントを解説するという内容です。

まず、すぐにでもできることして、
「確認するファシリテーション」
が紹介されています。

方法は、とてもシンプルです。
会議の終わりに2つ確認するだけです。

「決まったこと」
「やるべきこと」

これを最後に確認するだけです。
なぜ、これが重要なのでしょうか？

『「聞いていなかったから悪い」で済ますんじゃなくて、そうならないように会議を進める技術をファシリテーションって言うんだよ。最後に決まったことを確認してやれば、片澤くんが途中話を聞いていなかったとしても、問題ないだろう？』（P36）

会議中は話している時間もあれば、
考えている時間もあります。
うっかり聞き逃してしまったり、
勘違いしてしまうこともあります。

同じ言葉を聞いていたとしても、
人によって聞こえ方も認識も異なります。
全員が自分と同じ理解だというのは、
大きな勘違いではないでしょうか。

ぜひ一度確認してほしいのですが、
会議の最後に改めて聞いてみると、

「あれ、そうだったっけ？」
「自分の理解はこうだった」
「そんなこと言ったつもりはない」

みたいなことが出てくるものです。
逆に、それが出てこないとしたら、
参加者の意識が素晴らしいか、
全然聞いていないかどちらかです。

たったひと言の確認ですが、
会議の密度を高めることができます。
決まった感じも出ていいですよね。

ファシリテーターと聞くと、
会議を進行する司会の役割のことを
思い浮かべる人が多いと思います。

しかし、ちょっと確認するだけでも、
会議を導くことができます。
これが、ファシリテーションの目的です。

『たかが確認、されど確認だ。確認しただけで、決まったことが皆に分かって、会議を促進することができただろう？　これがファシリテーションなんだ。必ずしも司会者として場を仕切る必要はないんだよ。』（P51）

このように、ファシリテーション技術は、
仕事をする基本スキルだとわかります。

ファシリテーションができる人が多いほど、
会議が円滑に進んでいくはずです。
司会や書記、タイムキーパーなどは、
ただの役割に過ぎないのです。

単に誰かが場を仕切って、
話を一方的に聞いている時代は、
もう過去のものになりました。

誰もが積極的に会議に参加し、
役割を果たすことが求められます。
それは司会の場合もあるし、
多くの意見を出す場合もあるし、
最後に確認する役割の場合もあります。

そして、最後の確認ができたら、
今度は最初に2つのことを確認すれば、
さらに効率的になります。

「終了条件」と「予定時間」です。

特に、終了条件を決めて話すことは、
会議の方向性に大きく影響します。

『「終了条件に合致する状態を作りだそうです。！」と全員が思っていれば、自然とベクトルがそろう。逆に、終了条件が不明確だと何をどのくらい議論すればいいのか分からないから、好き勝手に話し始める。だから、議論が発散するんだ。実際は"明らかに関係ない話"はまれで、微妙なラインの話が多い。だから終了条件をパリッと明確にして常にチェックしないと、脱線していることに気づけないんだよ。』（P76）

ゴールが明確になってないと、
何事もうまく進みませんよね。
どこの山に登るのかわからないまま、
登山ができないのと同じです。

なのに、多くの会議において、
ゴール、つまり終了条件を決めずに、
なんとなく始まっていって、
最後の確認もされないまま、
なんとなく終わっていってしまいます。

最初と最後を締めるだけで、
会議の生産性はグッと高まります。
しかも、そんなに難しいことではなく、
誰にでもできる技術です。

まずはこれを試してみたい方。
それに、もっと高度な技術を知り、
スムーズな会議を目指したい方。

本書を最後までお読みいただき、
会議の達人を目指しましょう！

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世界で一番やさしい会議の教科書

【雑記】作り置きをすれば、時間は貯金ができる

こんばんは。

先日、料理の話題が出て、
私の自炊生活を話しました。

せっかくなので当日の料理写真を、
翌日に見せてみました。
その写真がこちらです。

小鉢は作り置きしたお惣菜で、
野菜も茹でておいたものと、
切るだけのサラダ。
作ったのは主菜とお味噌汁だけ。

鶏胸肉のソテーを作りましたが、
お酒に漬けてから味付けして焼くと、
柔らかくておいしく焼けます。

なので、漬け込んでいる間に、
付け合わせの野菜炒めを作って、
お味噌汁も作ればいいだけ。

実際の料理時間は30分程度でも、
品数を揃えることは十分可能です。

結局、料理を作ることのコツは、
時間の使い方にあるのだと思います。
作り置きしかり、料理手順しかり。

もっと言えば、買い物の段階から、
時間の使い方は始まっていますが。

作り置きをするお惣菜も、
カット野菜や冷凍のものを使ったり、
便利な調味料などを使うことで、
より効率的に作ることができます。

限られた時間と労力の中で、
きちんとした料理を作って、
満足できる食事をいただく。

そのために、どう工夫をするのか？

これを考えて実行することは、
あらゆることに通じます。
仕事でもそうです。

安定的に仕事をこなせる準備。
重要な仕事に時間を割けること。
そのための工夫をする訓練は、
料理に多くヒントがある。

最近、それをつくづく感じています。
ぜひ男性の皆さまも、料理をしましょう！

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【雑誌】今も息づく、丹下健三の建築『週刊東洋経済 2016年8月13・20日合併号』

こんばんは。

今週の『週刊東洋経済』は、
世界史が特集です。
最近よくビジネス誌で登場しますね。

特集よりも興味深かったのは、
2005年に亡くなった建築界の巨匠、
丹下健三氏の記事でした。

世を去ってから10年以上経つ今も、
記事として取り上げられる存在感。

今年5月、広島の平和記念公園で、
アメリカのオバマ大統領による、
歴史的な演説が行われました。

その会場となった平和記念公園は、
丹下健三が設計し1954年に完成しました。

記事によれば、丹下設計によって、
原爆ドームの未来が決まったと言います。

当時、原爆ドームの保存について、
まったく決まっていなかったそうです。
それが、平和記念公園によって、
景観に取り込まれました。

昨年、私も広島を訪問しましたが、
平和記念公園一帯の空間というのは、
多くの人が訪れているにも関わらず、
静けさを感じる空間でした。

それ以外にも国内外に数多く、
建築物の設計をしてきた丹下氏。
晩年で最も有名なものといえば、
東京都庁ではないでしょうか。

しかし、私にとって身近なのは、
横浜美術館なのです。

バブルが弾ける直前。
平成が始まった1989年に開催された、
横浜博覧館に合わせた開館しました。

横浜そごうからゴンドラに乗って、
会場に行ったときのことを、
おぼろげながら覚えています。

その後、会場となった地域は、
みなとみらいとして開発が進み、
徐々に今の姿になっていく中、
当時を伝える建築物の1つ。
それが、横浜美術館です。

などと言いながらも、
実は中に入ったことは、
一度もなかったりしますが…

大学生から20代前半の頃は、
美術館の前を何度も通り過ぎ、
いつもそこにある光景でした。

そのような当たり前の光景を、
日本全国、そして世界中に、
作っていることの凄さ。
改めて、偉大さを感じます。

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週刊東洋経済 2016年8/13-20合併号 [雑誌](ビジネスマンのための世界史)