高速PCテク：繰り返しを作業をカンタンに
こんにちは、イナミネです。
文書やデータ入力など、以外に繰り返し作業は多いものです。
この繰り返しをカンタンにしてくれる、ちょっとしたテクニックをご紹介します。
■■■
キーボードショートカットに、
CTRL + Y ( Ctrl キーをおしながら、Yキーを押すの意味 )：繰り返し
というのがあります。
たとえば文字を太字にするとか、エクセルの数値にカンマを入れるとか、単純な機能の繰り返しを行うことが出来ます。
ワードと、エクセルで例をご紹介しましょう。
■■■
<ワードの場合>
「仕事の順序」という文字列を選んで、赤字にしました。これは手作業。
つづいて、「質・量が下がります」という文字列も赤字にしてみます。
これは、「質・量が下がります」を選んで、ctrl + Y を押すだけ。
他の文字列も同じように、
・選ぶ
・ctrl + Y を押す
を繰り返すだけ。
ワードだけではなく、文書編集をするエディタソフトなどでも使えるはずです。
■■■
<エクセルの場合>
「▲3.1」から始まる領域を選んで、黄色に着色しました。これは手作業。
つづいて、「2.0」から始まる領域も黄色にしてみます。
これは、「2.0」からの領域をを選んで、ctrl + Y を押すだけ。
他の領域も同じように、
・選ぶ
・ctrl + Y を押す
を繰り返すだけ。
■■■
一回繰り返すだけの作業ならば、大して恩恵はありません。
でも、実際にデータの整理などは、結構何度も繰り返すことが多いはずです。
また、文書の作成なども、選択しては太字にしたり、色を変えるようなケースは、ときどきあるはずですね。
使いこなすと、かなり便利になります。
■■■
ただし、問題は２つ。
ひとつは、この機能をサポートしていないソフトがあること。
もうひとつ、Ctrl + Y では複雑な手順の繰り返しはできません。
たとえば、
・画像をコピーして、
・枠の色をかえて、
・サイズを小さくする、
といったような一連の場合は対応できません。
ただ、ファイル内にあるいくつもの画像を繰り返し選択して、「枠の色を変える」を変えるときにというのは可能です。
でもそれだけでも手間はずいぶん変わります。
ぜひ、お試しください。
<関連記事>
・キーボードから手を離さない工夫
・マウス操作の高速化
・文字選択の高速化
・マウスなし、キーボードで仕事をこなす方法
・キー入力の高速化は、仕事の高速化
文書やデータ入力など、以外に繰り返し作業は多いものです。
この繰り返しをカンタンにしてくれる、ちょっとしたテクニックをご紹介します。
キーボードショートカットに、
CTRL + Y ( Ctrl キーをおしながら、Yキーを押すの意味 )：繰り返し
というのがあります。
たとえば文字を太字にするとか、エクセルの数値にカンマを入れるとか、単純な機能の繰り返しを行うことが出来ます。
ワードと、エクセルで例をご紹介しましょう。
<ワードの場合>
「仕事の順序」という文字列を選んで、赤字にしました。これは手作業。
つづいて、「質・量が下がります」という文字列も赤字にしてみます。
これは、「質・量が下がります」を選んで、ctrl + Y を押すだけ。
他の文字列も同じように、
・選ぶ
・ctrl + Y を押す
を繰り返すだけ。
ワードだけではなく、文書編集をするエディタソフトなどでも使えるはずです。
<エクセルの場合>
「▲3.1」から始まる領域を選んで、黄色に着色しました。これは手作業。
つづいて、「2.0」から始まる領域も黄色にしてみます。
これは、「2.0」からの領域をを選んで、ctrl + Y を押すだけ。
他の領域も同じように、
・選ぶ
・ctrl + Y を押す
を繰り返すだけ。
一回繰り返すだけの作業ならば、大して恩恵はありません。
でも、実際にデータの整理などは、結構何度も繰り返すことが多いはずです。
また、文書の作成なども、選択しては太字にしたり、色を変えるようなケースは、ときどきあるはずですね。
使いこなすと、かなり便利になります。
ただし、問題は２つ。
ひとつは、この機能をサポートしていないソフトがあること。
もうひとつ、Ctrl + Y では複雑な手順の繰り返しはできません。
たとえば、
・画像をコピーして、
・枠の色をかえて、
・サイズを小さくする、
といったような一連の場合は対応できません。
ただ、ファイル内にあるいくつもの画像を繰り返し選択して、「枠の色を変える」を変えるときにというのは可能です。
でもそれだけでも手間はずいぶん変わります。
ぜひ、お試しください。
<関連記事>
・キーボードから手を離さない工夫
・マウス操作の高速化
・文字選択の高速化
・マウスなし、キーボードで仕事をこなす方法
・キー入力の高速化は、仕事の高速化
わかりやすく、の第一歩
こんにちは、イナミネです。
今の時代、「わかりやすく説明することが、お金を生む」とお話しました。
「日中の戦略的互恵関係からみた経済指標と軍事関係について」という説明よりも、「日中の関係のぎくしゃくを直す３つの方法」とした方が、人は耳を傾けてくれます。
商品の説明も、わかりづらければ、お客さんの頭に残らないか、立ち去ってしまいます。
Web関連だと、読み手が「さらに読みすすめるかどうか」の判断は一瞬なので、すぐにどこかへ行ってしまいます。
ここでは、「わかりやすく説明する」ために必要な第一歩を、カンタンな資料作成や口頭での説明の場合を想定して、考えてみます。
■■■
「わかりやすく」説明や表現が出来るというためには、いくつかの要素が必要です。
項目を挙げてみると、
１）トピックが内容ごとに、まとめられていること
２）トピックが整理されて、適切な順序で構成されていること
例としては
結論・理由・詳細
理由１、理由２、理由３
ネタ、詳細、オチ
などなどといった、構成。
３）相手が理解できる用語をつかっていること
４）必要に応じて、絵、写真、図面、表、グラフを使う。
などです。
■■■
この中で、まずやらなくてはならないのは、トピックの整理１）と構成２）です。
説明の表現形態は、文章であったり、動画であったり、パワーポイントであったり、いろいろです。
しかし、まず、コンテンツが整理されていないことには、どんな表現形態でも、うまく伝えることは出来ません。
図のキレイさや文章の美しさでは内容はカバーできないのです。
といいながらも、実際は、文章テクニックや、手間だが単純作業になりやすい作図、表に気が回りがち。
トピックの整理や構成は、頭を使う作業なので、面倒くさいからです。でも、そこが、差をつけるポイントです。
■■■
トピックの整理と構成には大まかに二つの方法があります。
１）大まかな構成を考えて、それにトピックを入れていく。
２）トピックをたくさん書き出して、まとめ、並べながら構成を考える。
私のお勧めは、１）ですすめながら、新たなトピックがでてきたら、微調整や修正を加えていくというものです。
■■■
具体的にはこんな感じです。
まず、パターンを作ります。
１）投げかけ、または内容を端的に述べた冒頭
例：
「３０代で１０００万の収入をもつために」
「今回の新製品、お勧めする理由」
「帳票入力Aの手順」
内容としては、この小見出しの下に、以下のようなものが入ります。
・なぜ、この記事が必要かの理由
・背景の説明
・理由や説明を補完する証拠、根拠
など。
次の詳細説明に惹き込むための魅力あるキャッチが必要です。
２）詳細の説明や展開
ここの小見出し以下にはいるのは以下のようなものが入ります。
・具体的な手順
・証拠の羅列。証拠１、証拠２、証拠３、、、。（それぞれに数値や世の文献からの引用などのバックデータが入る）
・具体的な例
など。
３）オチ
ここは１）の投げかけにたいする、返答として、まとめを書きます。
たとえば、主要なポイントを再度挙げる。または、具体的に行動を始める場合の第一ステップなどを述べる。
この、オチは結構大切で、「推移を見守りましょう」「がんばりましょう」とか「大切です」というような一般論よりも、「気をつけるべきなのは○○である」とか「ｘｘを用意せよ」などと、動き出せる具体論であったり、結論としての「○はｘである」的な表現がないと、説明の印象が薄れます。
以上の構成の１）、２）、３）の小見出しの下に、それぞれ、トピックを当てはめていきます。または不足のトピックも付け加えていきます。
■■■
トピックは、そのの趣旨をずばり表した短文で代用し、並べ替えや構成に注力します。
つまり、
文章ならば「カンタンに説明できることは、社会で大きな価値をうみます」を、「カンタンに説明 -> 金になる」
という感じの短文にして、並べたり、削除したり、移動したりするほうが、この編集過程では扱いやすい。
＞＞＞
次に、この全体構成に当てはまらないトピックが残ったり、新たに作りたい場合の微調整を行います。
そんな、上記の三部構成にはまらない場合は、４部構成にしたり、真ん中の「詳細や展開」をさらに細かい段階に分けていきます。
・証拠１、証拠２、証拠３、
・例１、例２
・考え方、具体的な手法、事例
などです。これらは「詳細と展開」よりも、詳細という意味で下位に位置する内容です。
上位、下位が決まれば、
上位を先に書く、上位は大きな文字で、下位は小さな文字
などの表現のルールを作りやすくなります。
■■■
一般に定型が決まっているものは作りやすいものです。
たとえばカタログ、チラシ、説明資料での製品紹介のようなものはだいたい構成パターンが決まっています。
・製品名称
・製品のアピールポイント、キャッチ
・製品の特長１）、２）、３）．．．
・製品の特長に応じた、写真、表、説明図など。
・価格
・オプション
・特記事項
こういう構成が決まっているものに、トピックを当てはめていくわけです。
＞＞＞
もうひとつの例として、報告書のような形態も社会常識としてきまっています。
これについては、別記事で書きました。
■■■
この項目の整理や上位下位のレベルチェックは、実際に文章を作る過程で、何度か校正しなおすべきです
自分で複数回見直すと、ぐっと質が上がります。
トピックの整理には、ワードのアウトライン表示という機能を使うと便利です。見出し、小見出し、上位、下位がつけやすく表示できます。
このようなトピックの整理がうまくなるには、どうしても量稽古は必要です。
トピックの整理が出来た後に、文章や図、写真などの表現形態を検討していけば、わかりやすい説明により近づいていくのです。
<関連記事>
・人より早く上達するために
・「わかりやすく説明することが、お金を生む」
・わかりやすい文章を書くテクニック
今の時代、「わかりやすく説明することが、お金を生む」とお話しました。
「日中の戦略的互恵関係からみた経済指標と軍事関係について」という説明よりも、「日中の関係のぎくしゃくを直す３つの方法」とした方が、人は耳を傾けてくれます。
商品の説明も、わかりづらければ、お客さんの頭に残らないか、立ち去ってしまいます。
Web関連だと、読み手が「さらに読みすすめるかどうか」の判断は一瞬なので、すぐにどこかへ行ってしまいます。
ここでは、「わかりやすく説明する」ために必要な第一歩を、カンタンな資料作成や口頭での説明の場合を想定して、考えてみます。
「わかりやすく」説明や表現が出来るというためには、いくつかの要素が必要です。
項目を挙げてみると、
１）トピックが内容ごとに、まとめられていること
２）トピックが整理されて、適切な順序で構成されていること
例としては
結論・理由・詳細
理由１、理由２、理由３
ネタ、詳細、オチ
などなどといった、構成。
３）相手が理解できる用語をつかっていること
４）必要に応じて、絵、写真、図面、表、グラフを使う。
などです。
この中で、まずやらなくてはならないのは、トピックの整理１）と構成２）です。
説明の表現形態は、文章であったり、動画であったり、パワーポイントであったり、いろいろです。
しかし、まず、コンテンツが整理されていないことには、どんな表現形態でも、うまく伝えることは出来ません。
図のキレイさや文章の美しさでは内容はカバーできないのです。
といいながらも、実際は、文章テクニックや、手間だが単純作業になりやすい作図、表に気が回りがち。
トピックの整理や構成は、頭を使う作業なので、面倒くさいからです。でも、そこが、差をつけるポイントです。
トピックの整理と構成には大まかに二つの方法があります。
１）大まかな構成を考えて、それにトピックを入れていく。
２）トピックをたくさん書き出して、まとめ、並べながら構成を考える。
私のお勧めは、１）ですすめながら、新たなトピックがでてきたら、微調整や修正を加えていくというものです。
具体的にはこんな感じです。
まず、パターンを作ります。
１）投げかけ、または内容を端的に述べた冒頭
例：
「３０代で１０００万の収入をもつために」
「今回の新製品、お勧めする理由」
「帳票入力Aの手順」
内容としては、この小見出しの下に、以下のようなものが入ります。
・なぜ、この記事が必要かの理由
・背景の説明
・理由や説明を補完する証拠、根拠
など。
次の詳細説明に惹き込むための魅力あるキャッチが必要です。
２）詳細の説明や展開
ここの小見出し以下にはいるのは以下のようなものが入ります。
・具体的な手順
・証拠の羅列。証拠１、証拠２、証拠３、、、。（それぞれに数値や世の文献からの引用などのバックデータが入る）
・具体的な例
など。
３）オチ
ここは１）の投げかけにたいする、返答として、まとめを書きます。
たとえば、主要なポイントを再度挙げる。または、具体的に行動を始める場合の第一ステップなどを述べる。
この、オチは結構大切で、「推移を見守りましょう」「がんばりましょう」とか「大切です」というような一般論よりも、「気をつけるべきなのは○○である」とか「ｘｘを用意せよ」などと、動き出せる具体論であったり、結論としての「○はｘである」的な表現がないと、説明の印象が薄れます。
以上の構成の１）、２）、３）の小見出しの下に、それぞれ、トピックを当てはめていきます。または不足のトピックも付け加えていきます。
トピックは、そのの趣旨をずばり表した短文で代用し、並べ替えや構成に注力します。
つまり、
文章ならば「カンタンに説明できることは、社会で大きな価値をうみます」を、「カンタンに説明 -> 金になる」
という感じの短文にして、並べたり、削除したり、移動したりするほうが、この編集過程では扱いやすい。
次に、この全体構成に当てはまらないトピックが残ったり、新たに作りたい場合の微調整を行います。
そんな、上記の三部構成にはまらない場合は、４部構成にしたり、真ん中の「詳細や展開」をさらに細かい段階に分けていきます。
・証拠１、証拠２、証拠３、
・例１、例２
・考え方、具体的な手法、事例
などです。これらは「詳細と展開」よりも、詳細という意味で下位に位置する内容です。
上位、下位が決まれば、
上位を先に書く、上位は大きな文字で、下位は小さな文字
などの表現のルールを作りやすくなります。
一般に定型が決まっているものは作りやすいものです。
たとえばカタログ、チラシ、説明資料での製品紹介のようなものはだいたい構成パターンが決まっています。
・製品名称
・製品のアピールポイント、キャッチ
・製品の特長１）、２）、３）．．．
・製品の特長に応じた、写真、表、説明図など。
・価格
・オプション
・特記事項
こういう構成が決まっているものに、トピックを当てはめていくわけです。
もうひとつの例として、報告書のような形態も社会常識としてきまっています。
これについては、別記事で書きました。
この項目の整理や上位下位のレベルチェックは、実際に文章を作る過程で、何度か校正しなおすべきです
自分で複数回見直すと、ぐっと質が上がります。
トピックの整理には、ワードのアウトライン表示という機能を使うと便利です。見出し、小見出し、上位、下位がつけやすく表示できます。
このようなトピックの整理がうまくなるには、どうしても量稽古は必要です。
トピックの整理が出来た後に、文章や図、写真などの表現形態を検討していけば、わかりやすい説明により近づいていくのです。
<関連記事>
・人より早く上達するために
・「わかりやすく説明することが、お金を生む」
・わかりやすい文章を書くテクニック
わかりやすくすると、評価される
こんにちは、イナミネです。
「そうだったのか！ｘｘｘ」と題したテレビや本で人気のあった、ジャーナリスト池上彰がテレビ番組を降板すると、ニュースになりました。
この方は、一貫して、
「難しいと思われている社会の出来事を、分かりやすく噛み砕いて伝える」
というスタンスで、番組や報道をおこなっていました。
■■■
この人が売れっ子になっている現象からは、
「関心あるが、わかりにくいことを、わかりやすく伝える」事に価値があることがわかります。
他にも、「１分でわかる決算書」や、「わかる！ｘｘシリーズ」というような本やテレビ番組は人気があります。
細かいことはいろいろ変わっていますが、決算書なんて、昔も今もからさして変わっていません。
それなのに、その同じコンテンツを、わかりやすくしたことで、売れるようになるのです。
■■■
わかりやすく、物事を知りたい人たちはは、そのジャンルの初心者です。
初心者は、常に大量に、かつ後からどんどん生まれます。
たとえば、決算書を読む人は、読める人より圧倒的に少ない。決算書初心者は大量にいるのです。
また、株投資をしたい人はたいて、決算書を読む必要があります。そこで、いままではかかわり無かった株投資入門者が、決算書初心者となって生まれていきます。
■■■
「わかりやすく」というキーワードは、商売上の理由以外でも、もっと大切です。
実は、上のようなマーケティング的な観点以外でも、仕事全般で重要なカギをにぎっているからです。
たとえば、上司や、お客さんに報告するための資料や報告書はわかりやすいほうが、圧倒的に評価されます。
逆に、意味の取れない報告書、わかりにくい資料を書いた人は周囲から「能力が低い」とみなされます。
これは本当です。
■■■
「わかりやすく」説明や表現が出来るようになるには、いくつかの要素があります。
・文章のトピックが内容ごとに、まとめられていること
・トピックが整理され、たとえば、
結論・理由・詳細
理由１、理由２、理由３
ネタ、詳細、オチ
などなどと、トピックごとに順序を追って構成されていること
・相手が理解できる用語をつかっていること
・必要に応じて、絵、写真、図面、表、グラフを使う。
・一文が、主語、述語がはっきりしている、修飾語がその対象の近くにあるなど、シンプルで読み取りやすい文章になっていること
といったところです。
■■■
上に挙げた、わかりやすくする要素のなかで、一番大切なのは、
トピックの整理です。
わかりにくい報告者やパワーポイントの典型は、クリップアートや写真を入れて見た目は装っているものの、内容が整理されていないためわかりにくいものです。
トピックが整理されているということは、書き手の頭の中も整理されていると、見られます。
支離滅裂な文章を書いているひとは、どう見られるかというと。。。
■■■
トピックを整理するテクニックについては、こちらで。
<関連記事>
・文書力がキャリアの分かれ道
・お客さんが欲しければ金を払って買う
・読みたくなる文書を書く、シンプルな原則
「そうだったのか！ｘｘｘ」と題したテレビや本で人気のあった、ジャーナリスト池上彰がテレビ番組を降板すると、ニュースになりました。
この方は、一貫して、
「難しいと思われている社会の出来事を、分かりやすく噛み砕いて伝える」
というスタンスで、番組や報道をおこなっていました。
この人が売れっ子になっている現象からは、
「関心あるが、わかりにくいことを、わかりやすく伝える」事に価値があることがわかります。
他にも、「１分でわかる決算書」や、「わかる！ｘｘシリーズ」というような本やテレビ番組は人気があります。
細かいことはいろいろ変わっていますが、決算書なんて、昔も今もからさして変わっていません。
それなのに、その同じコンテンツを、わかりやすくしたことで、売れるようになるのです。
わかりやすく、物事を知りたい人たちはは、そのジャンルの初心者です。
初心者は、常に大量に、かつ後からどんどん生まれます。
たとえば、決算書を読む人は、読める人より圧倒的に少ない。決算書初心者は大量にいるのです。
また、株投資をしたい人はたいて、決算書を読む必要があります。そこで、いままではかかわり無かった株投資入門者が、決算書初心者となって生まれていきます。
「わかりやすく」というキーワードは、商売上の理由以外でも、もっと大切です。
実は、上のようなマーケティング的な観点以外でも、仕事全般で重要なカギをにぎっているからです。
たとえば、上司や、お客さんに報告するための資料や報告書はわかりやすいほうが、圧倒的に評価されます。
逆に、意味の取れない報告書、わかりにくい資料を書いた人は周囲から「能力が低い」とみなされます。
これは本当です。
「わかりやすく」説明や表現が出来るようになるには、いくつかの要素があります。
・文章のトピックが内容ごとに、まとめられていること
・トピックが整理され、たとえば、
結論・理由・詳細
理由１、理由２、理由３
ネタ、詳細、オチ
などなどと、トピックごとに順序を追って構成されていること
・相手が理解できる用語をつかっていること
・必要に応じて、絵、写真、図面、表、グラフを使う。
・一文が、主語、述語がはっきりしている、修飾語がその対象の近くにあるなど、シンプルで読み取りやすい文章になっていること
といったところです。
上に挙げた、わかりやすくする要素のなかで、一番大切なのは、
トピックの整理です。
わかりにくい報告者やパワーポイントの典型は、クリップアートや写真を入れて見た目は装っているものの、内容が整理されていないためわかりにくいものです。
トピックが整理されているということは、書き手の頭の中も整理されていると、見られます。
支離滅裂な文章を書いているひとは、どう見られるかというと。。。
トピックを整理するテクニックについては、こちらで。
<関連記事>
・文書力がキャリアの分かれ道
・お客さんが欲しければ金を払って買う
・読みたくなる文書を書く、シンプルな原則