書類整理するのに
あなたは
何分かかりますか？
モノ・コト・ヒトの流れを
スムーズにして幸運をキャッチ！
動線片付けコンサルタント
石牟礼ともよです
散らかっても１分でリセット可能な
家族にも分かりやすい仕組みで
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「満たされた時間」が生まれるヒントを
毎日発信中♪
片付けの相談内容
トップ3に入るのが
書類整理
書類整理の目的は
探すときに
すぐ出てくる
探せない人は
細かく分けて
キッチリ仕舞い込み
いざ探すと出てこないタイプと
そもそも分類がされておらず
どこへやったか
分からないタイプがいます
書類整理に限らず
探しやすくするには
分けること
が最も重要です
ただし
モノの分別と同じですが
あまり細かく分けすぎると
逆に
探すのに時間がかかります
パッとみて
人が判断できるのは
最大７個まで
7個が一瞬で見分けられるのは
能力の高い人で
一般的には
3〜5個くらいが妥当です
なかでも
3個なら
感覚的に分かる！
だから
大きな分類を３つにして
またその中で分類を考えます
3つって少なすぎ！
と思う人は
大きな分類を3つにするには
もっと視座の高いところから見て
◯◯系と考えれば
分かりやすい
そして
書類の分類は
大→ 中 → 小 の順です
◯◯系別→種類別→個別
これね
私が管理している書類
左側にある
ファイルチームは
公共のものや
家単位で管理しているもの
新聞切り抜きや
申込み書類
公共料金の明細なども
入っています
真ん中あたりの
色つきのクリアファイルは
家族やモノで
個別に管理しているもの
パソコン周りのものや
健康診断
保険・年金のお知らせなどを
人別で管理しています
右寄りは
私の仕事関係
このように
大きく3つに分けているから
仕事の書類を
真ん中あたりで探すことはないし
保険の見直しに
ファイルの中を
漁ることがありません
大きな分類の次は
中分類
案件ごとに
クリアファイルに入れています
そのクリアファイルは
必ず透明なものを使い
取り出さなくても
書類がみえるようにしてあります
左上の同じ箇所に
全部
ラベルを貼っていて
ちょっと引き出せば
文字で確認でき
なんの書類か分かるようにしています
同じ部類の案件は
同じファイルに入れていくので
段々と分厚くなっていきます
昨日は
収納スペースが満杯になって
ファイルの出し入れに
苦労するようになったので
処分するものを
選びました
処分の対象なのは
パソコンで作った書類
わざわざアウトプットして
紙を見ながら仕事をしていたけど
もう終わった案件だから
紙として持っていなくていいなと
判断したものです
原本があるなら
いらないじゃん！
クリアファイルの中でも
案件がバラバラになりないように
綴じているんですよ
クリップだと
嵩張るし
ホチキスだと
破棄するときに
面倒
だから使っているのは
針なしステープラー
穴が開くけど
書類を無傷のまま
保管しておかなければならない
理由もない
クリアファイルに入れる書類は
新しいものを
上に重ねて仕舞っています
なので
下にあるのは
日付の古い書類です
ファイルからガバッと取り出して
下のものから破棄
直近の数件を残せばok
ということで
破棄する書類の選考
終了です
その時間
たった1分！
分厚くなってきた
クリアファイル２つを取り出して
仕分けたのが
これ
これだけなくなれば
クリアファイルの出し入れが
楽になりました
なので書類の整理も楽
書類で残っていくのは
データにないもののみ
それも
１年２年と時間が経つと
不要になるものがでてきます
それらも
同じファイルに
日付順で入っているので
チェックも簡単です
これからやるのは
大変だけど
今取り扱っている書類や
これから出てくる書類は
大中小のツリーを
すぐに作ることができます
紙の書類整理ができれば
パソコンデータのファイルも
できるようになる！
捨てるのが楽ということは
すぐに何の書類か
判別できているということ
よって
探すのも楽なんです
A=B
B=C
ゆえにA=C
なんだか数学の公式の
証明メソッドみたいだね
この方法なら
整理しようと思ったとき
一枚一枚確認しなくても
どさっと捨てられる！
ぜひ
やってみてね
心地よい暮らしはラクに作れます！
今日のワンポイント
「探しやすい」は
「捨てやすい」を兼ねる
あなたに合った
お片付けの方法は
こちらで分かります
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