事務仕事って、派手じゃない。
でも、だからこそ燃える瞬間があります。

それが――

誰にも気づかれずに、
全員の仕事をラクにする瞬間✨

 

前回までのストーリーはこちら

私がオンライン事務サポートをするまで〜新シリーズ、はじまります〜
コピー機を究めた事務員降臨!~私がオンライン事務サポートをするまで第1回

バブルの戦略的飲み会はドリカム状態?~私がオンライン事務サポートをするまで第2回

レイアウト変更の奇跡は裏番長のおかげ? ~私がオンライン事務サポートをするまで第3回

今日は――

営業所で
「販売統計資料」を作っていた頃の話。






部署ごとの数字を集めて、
会議資料に落とし込み、
毎週の営業会議に間に合わせる。

それが、当時の私の任務。
総務でもあり、秘書でもある私は、
まさに裏方のど真ん中にいました。

でも、問題がひとつ。




私が数字入力を依頼していた
営業のみなさん・・・

Excelが…

誰も使えない問題!!








いや、わかるんですよ。
営業って、
外に出てナンボの世界。
当時、
パソコン操作は「事務の人の仕事」
って感覚が強かった。


とはいえ
数字は提出しなきゃいけない。


じゃあ、どうしたら
「誰でも入力できる?」

どうすれば、
「何もわからなくても資料作れる?」


…そう。
また私の出番です💡✨



image



私は考えました。

「彼らが使えるのは
“Enterキー”と“マウス”だな…」


それなら、
それだけで済む仕組みを作ればいい


私が作ったのは、こんな流れ👇

・フォーマットは私が用意

・入力欄は数字だけでOK

その後は、ボタン一発で――
 ✔ 自動計算
 ✔ 保存
 ✔ 印刷範囲の設定
 ✔ 印刷まで完了!


“資料が勝手にできる”Excel。


これが、私の答えでした。






マクロ(VBA)って聞くと
「難しそう…」って思う人も
多いかもしれませんが、

マクロは「優しさ」でもある。



Excelのマクロは
“操作を記録して、自動化する”
という便利な機能。


難しいプログラミング言語は
覚える必要はないのです。
(もちろん

 知っていると修正とか便利です。)



目的はただひとつ。
「誰でも使える仕組み」を作ること。

結果どうなったか?


大好評💗


「俺でもできたよ!」
「印刷まで勝手にいくの?すげぇ!」

感動の声が続々。






保存と印刷範囲なんか知らなくても
資料が印刷されて完成する。


操作が統一されたことで、
部署全体の業務がスムーズに。

手を動かす人に合わせて仕組みを作る
この経験は、
まさに今の

「オンライン事務サポート」

に直結しています。



誰が作ったかって?

| ( ˘ω˘ ) フッ ……私ですけど。 |



誰かの“苦手”を仕組みでカバーする


・相手のスキルに合わせる
・できる操作で成果が出るように整える
・見えない部分にやさしさを仕込む

これが、私の仕事。

 


Excelのマクロも、
事務の工夫も、
全部“人へのサポート”なんですよね😊



さて次回、第5話は――

「一度正社員をやめた私。
でも結局、また“あの場所”に戻っていった話」

「正社員を辞めて、次はどうする?」
派遣で大学の研究室へ?静かな環境でのんびり

…のはずが、
やっぱり私は総務&秘書の現場に戻ることに。
磁石のように裏方に吸い寄せられた私の運命。
次回はそんな話です。

人脈と速さで未知の仕事を乗り切った話~私がオンライン事務サポートをするまで第5回

このシリーズが、

「地味なスキルこそ、最強の武器」
「仕組みを整えるって、愛だな」

そう感じてもらえたら嬉しいです💗

 

キラキラ自己紹介記事はこちら

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