システム開発の「要件定義」の重要性
◆「要件定義」を詳しく知る
そもそも要件定義とはどのようなものか？なぜ重要な工程なのか？
ITに精通していないと実際にはわかりにくいかもしれません。
“要件”とは、必要な条件を意味します。“定義”とは、物事の内容や言葉の意味を明確に決めることです。システム開発の要件定義は、開発するシステムに必要な要素・内容を明確に決める工程ということになります。要件定義では、どんなシステムを開発したいのか、実現するためにどの開発手法で構築するか、導入や運用方法、予算、期間など、システム開発に必要な要件を明確にしていくことが大きな目的であることが分かります。そのため、要件定義では、発注者側と受託側が綿密に打合せをすることになります。ユーザーとなる発注者側はシステムに対する要求や機能を明確にし、システムを開発する受託側は要件を正確に理解し技術的にまとめていく重要な工程です。
コミュニケーション不足による認識の齟齬があれば、システム開発に大きく影響し、失敗してしまう可能性は高くなるため徹底的に議論し合う必要があります。
◆「要件定義」でおさえておくべきポイント
開発するシステムの規模に応じて、要件定義に必要な期間は前後しますが、１ヵ月から数ヶ月の時間をかけて打合せ・協議していくことが一般的です。
要件定義を進めていく過程で、想定していなかった問題や課題が見えてくることも珍しくありません。
・開発には想定以上に時間を要する
・目的を全て網羅したシステムだと予算以上の費用がかかる
・話をすすめていくと業務フローの改善が必要と分かった
・実現したい機能は、動作が重くなるといった別のリスクがある
このように見えていなかった問題がでてきます。そうなった場合に、発注者側は何を優先するのかを判断していく必要があります。受託側も、発注者側がどのような選択をすればより良いシステム導入ができるかを念頭において話合いを行うべきでしょう。
何よりも、要件定義では双方が“言わなくても分かる”“なんとなくこうゆうことかな”というような決めつけをせずにしっかりコミュニケーションを取って協議していくことが前提といえるでしょう。
◆基幹システム開発・導入支援、お任せください！
エイ・エヌ・エスは、オーダーメイドの基幹システム開発を主軸に、創業以来30年以上、多くのシステム関連サービスを提供しております。オーダーメイドのシステム開発や既存システムの再構築を主軸に事業を展開し、システム開発と合わせてインフラ管理・提案も行っています。また、ブラックボックス化したシステムの保守引継ぎや生産性向上・業務効率化のためのデザイン刷新、アプリ開発など、新しいビジネス展開のご支援やIT化やDX推進のための一歩を支援しています。
また、内製化を見据えたシステム開発を検討したいという企業様の相談に応じることも可能です。まずは検討段階、情報収集においても、お気軽にご連絡・お問合せください。
・IT-Trust （オーダーメイドのシステム導入で企業のDX推進を支援）
https://www.ans-net.co.jp/
・システム再構築（業務時間を削減し、生産性向上を支援するシステム再提案が可能）
https://www.ans-net.co.jp/lp/rebuilding/
・保守引継ぎサービス（最短１ヶ月でシステム保守の引継ぎが可能）
https://ans-net.co.jp/lp/maintenance/
・IT相談サービス（企業様が抱えるITに関するお悩み・ご相談を無料で受付）
https://www.ans-net.co.jp/it-advice/
・内製化支援サービス（システム開発の内製」を支援し、DX（デジタル変革）推進）
https://www.ans-net.co.jp/lp/insourcing/
システム導入の失敗とは？
◆システム導入で失敗する原因は？
大きな目的として業務効率化のために導入するシステム。しかし、残念ながらシステム導入に失敗してしまう企業もあります。どのシステムにおいても、コストをかけて導入を決めるわけですから、慎重に導入しているにもかかわらず、それでも失敗してしまうのでしょうか。
システム導入で考えられる失敗の原因を考えてみます。
【原因1】準備不足
・導入の目的や業務の対象範囲を明確にできていないままシステムを導入した。
・業務の洗い出しが不十分なままシステムを導入した。
・システム機能の選定ができていなかった。
【原因2】コスト
・フル機能を搭載したが、逆に使いにくく使いこなせない。
・一気にシステム化をはかったため、肝心な課題が解決できていない。
・システム導入後の保守体制や運用方法の検討が十分ではなかった。
上記の失敗の原因をみてみると、目的・課題・実現性が明確になっていないことが失敗の大きな原因になっていることがわかります。なにかを判断する際、「こちらの方が良さそうだから、とりあえずこっちにしておいてください」といったスタンスで決めてしまうと、後からそれが足かせになる可能性があります。なにごとにも共通するかもしれませんが、物事のメリットとデメリットを理解した上で決断するのと、理解せずに決断した場合では、結果に大きな差が生まれるのかもしれません。
◆システム導入で成功するために？
システム導入で失敗しないためには、どのような対策をしておくべきなのでしょうか。
失敗の大きな原因になっている目的・課題・実現性を明確にすることです。
・目的
なんのためにシステムを導入するのか、システムを導入して実現させたいことはなにかを明確にして、会社の全体に周知します。会社全体でシステム導入に対する目的意識をもつことで適切な意見や判断がしやすくなります。
・課題
もっとも非効率となっている業務やシステム導入でまず解決したい課題を洗い出します。その上で、効率化を実現できる業務フローを可視化し、課題を解決するためのシステム導入の選択肢を列挙します。
・実現性
理想とするシステムの導入は可能か、また、一から開発するのであれば理論的にシステムで実現することができるのかを検討しましょう。また、事前にシステムと現状の業務内容との親和性を重視することは大切です。
システム導入には大きなコストが発生し時間も要するため、しっかりと準備し、対策を立てていきましょう。
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基幹システムの刷新、そのタイミングは？
◆基幹システムを刷新するタイミングは
基幹システムの最適化や時代に沿った体制の強化以外にも、システムの老朽化とともに、インフラ機器やOSのアップデートによるサポート切れによって刷新せざるを得ないという状況があります。老朽化したシステムはそもそも技術的に古い環境で構築されており、追加・改修によって既にブラックボックス化しているケースも少なくありません。自社の社員がシステムの全体像や仕様を把握していないといったケースも見受けられます。
基幹システムの刷新すべきタイミングをまとめると下記のような状態を目安にすると良いかもしれません。
・システムのブラックボックス化によって、保守体制がない
・他システムとの連携ができず、手作業や2重入力に負担がかかる
・保守やサポートの期限が終了している
◆基幹システムを刷新する際に考えておくべきこと
基幹システムは５～７年以上使用することを想定して導入を検討するのが一般的かと思います。自社のシステムに関わる担当者が変更・離職しても運用できる体制や、今後導入する可能性のある他システムとの互換性も意識しておくと良いでしょう。
刷新のタイミングでシステムの規模を拡大し、業務の最適化を実現させたとしても、１年後や２年後には業務の変更に伴って機能追加や改修が発生すことも念頭に置いておく必要があります。システムを担う企業の対応スピードや柔軟性はあるか、事前に体制を構築・担保しておくことがポイントです。
サポート切れによって、システム刷新が迫られている場合、最低限のバージョンアップで場当たり的に対応することが可能ではありますが、それでは、根本的な解決にはなりません。
期限ぎりぎりで急いで移行する場合や、期限切れで一刻も早くバージョンアップを済ませる場合、適切なスケジュールの確保が先送りとなり、肝心なシステム刷新難しくなるため、余裕のあるうちに計画を立てて実行してください。
◆基幹システムの刷新はお任せください！
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基幹システムを分かりやすく説明
◆基幹システムを分かりやすく知りたい！
“根幹となる業務”は、生産管理や販売管理、受注管理や在庫管理等、事業運営の中心となる業務を指します。停止してしまうと事業運営ができないという企業もあるため、システムの正確さがとても重要視されます。
基幹システムを導入する目的は、一言で言うと「効率化」することにあります。それぞれの業務の過程をどのくらい効率化させるかがポイントになるため、企業によってどの基幹システムを導入するかは異なるでしょう。また、基幹システムを導入すると、業務を標準化することができます。管理が属人化されているケースや、管理方法が部署や個人によってバラバラになってしまっているケースは多くの企業で散見されます。そのような状況も、基幹システムを導入することで、属人化を防ぎ、業務の標準化が期待できます。
◆基幹システム選定のポイントは？
基幹システムを選定する上で重要なポイントはなんでしょうか。
上述したように、基幹システムで管理したい“根幹となる業務”は、企業ごとに異なります。生産管理、販売管理、受注管理、在庫管理、労務管理等、自社の基幹業務であり、かつ、優先度の高いシステムから導入を検討していくことになるでしょう。
システムを選定するにあたり、同じ基幹業務を管理するシステムであっても、機能や仕様、開発方法によって様々です。自社で確実に必要な機能や仕様はなにかを明確にし、どの製品または開発方法で導入ができるのかを確認していくことが重要です。全体をとおして、選定する際に基準にしてほしいことは次のようなポイントがあります。
1.自社にとって使いやすいものであること
2.安定して稼働し、システム異常で停止しないこと
3.不正アクセスや情報漏洩を防止するセキュリティ対策がなされていること
毎日利用するシステムであり、使うユーザーも様々であるため、なにを軸に使い勝手が良いとするかは判断が難しいかもしれませんが、画面の操作性や速度、見ていて疲れないデザインなどの工夫を条件に見てみることがおすすめです。
また、システムが毎日当たり前に利用できるのは、メンテナンスやデータのバックアップがしっかりなされている証拠。安定稼働していることは当たりまえではありません。保守体制がしっかりしているか、万一システム異常が起きた際の復旧時間など、管理する業務の重要度に応じて見極める必要があります。
セキュリティ対策については、システムで管理する情報の重要度によってはできる限り高いセキュリティを実現するシステムを導入しましょう。
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システム導入のスケジュールについて
◆システム導入までに想定しておくべきスケジュール
大きく分けて、「要件定義→設計→開発→検収→導入」の流れで各工程を完了させていくこととなります。
主に“どんなシステムにするか”を考える工程です。
要望や要件が多い、業務内容が明確になっていない等、まとめるのに時間がかかる状況であれば協議の時間を多く要します。目安としては、約1ヶ月間を基準にみておく必要があるでしょう。
画面の見え方を決める外部設計には、数週間から約1ヶ月間の期間を想定しておくとよいでしょう。ユーザーが一番目にすることが多い画面のため、見やすさや使い勝手を考慮して協議する必要があります。外部設計が完了すると、プログラムの構造を決める内部設計(＝詳細設計)を行います。内部設計は、開発側が作業する工程です。
設計で決まった仕様の通りにプログラミングを行います。開発側のプログラマーが担う工程です。開発に要する期間は設計段階で目途を立てることになりますが、開発側の人員によって期間が左右されるかもしれません。
各プログラムに不具合がないかをテストする単体テスト、プログラム同士の連携ができているかをテストする結合テスト、ユーザーの使用環境でテストする運用テストまで、不備なくできているか、各視点で検収を実施します。すべてのテストを通して１ヵ月半～２ヵ月間の期間を見込んでおくと良いでしょう。
◆開発手法に応じた期間の変動もある！
どの開発手法を取り入れるかによっても、スケジュールは変動します。一般的な開発手法は大きく分けてウォーターフォール型とアジャイル開発型で分かれます。
・ウォーターフォール型
前述した工程ごとに、ひとつの工程が完了次第、次工程へ進む流れで開発していく、もっとも一般的な開発手法です。ひとつの工程が完了してから次に進むことで全体的な流れを把握しやすく、スムーズに作業できるのが特徴で、進捗管理がしやすいといったメリットがあります。ひとつの工程が完了しない限り次工程には進めないため、要件が明確でないと完了までに時間を要することが想定されます。また、随時仕様や要件の変更が想定される案件の場合は不向きな開発手法といえるでしょう。
・アジャイル開発型
主に短期間で開発することを目的とする案件によく用いられる開発手法です。小さい範囲の工程を短期間で完了させ、それを繰り返し行うことで進めていきます。要望や要件が出た時点で修正や変更に対応しながら進めていくことができるメリットがありますが、本来目指すべきゴールまでのスケジュールが読みにくいことが想定されます。スケジュールを決めすぎずに明確にゴールを決めておくか、反対にあまり細かく仕様を決めずにスタートさせて柔軟に対応するか、を前提にできればアジャイル開発が向いている案件かもしれません。
導入したいシステムの規模がもっともスケジュールを左右しますが、開発手法によっても差が生じます。まずは、自社が導入したいシステムは、どのくらいの規模のものなのかを知ることが重要かもしれません。
反対に、●●年●月までに導入というように、予め期日が決まっている場合、期日までにどこまでのシステムが導入できるかを逆算していく必要があります。
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IT需要拡大とIT人材不足の背景
◆なぜIT人材が不足する？
* 引用：IT人材白書2020/独立行政法人情報処理推進機構社会基盤センター
そんなIT需要が拡大している中で、日本の労働力人口自体は減少しています。女性や高齢者の労働力が増加したとしても、就業者数は減少するという予測もされているのです。
さらに、世界のIT人材と比較しても日本人のIT人材はかなり低いと言われています。貴重なIT人材自体も、次々と新しい技術が生まれているため、常に技術や知識を有し続けなければならず、IT人材は更に貴重な存在になるのではないでしょうか。既存システムの再構築やDXの推進といえど、対応する人材がいなければ進めることはできません。
◆具体的に需要の高いIT人材とは？
IT人材が不足している中で、本当に必要とされているIT人材について考えてみます。プログラミングの学習やエンジニアの育成を目的とした事業も増加しており、プログラミング技術自体を保持する人は増えています。しかし、IT市場の拡大に伴い、必要とされるスキルは高度になっており、需要のあるITサービスに対応できる人材が不足していると状況であるいえます。ITスキルのみならず、コミュニケーション能力も備えた人材であればより求められる人材となります。
企業がIT導入を検討する際、第一歩として選択すべきは、内製化をするか、ITベンダーへの委託をするか、という選択肢の判断になると思います。スキルの高いIT人材が少ない中で、自社でのIT人材の確保・維持は難しく、またシステム開発会社もレベルに合ったSEがいるかどうかまでは見極めにくいでしょう。
ITベンダーに委託する場合、ベンダー選定の際、開発体制や実績を確認・比較することが必要かもしれません。
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現場担当者と経営者が求める業務システムの違い
◆現場担当者が求めるシステムとは？
しかし、実際に現場担当者に意見を求めると、現行業務が変化することを避ける傾向が強く、業務はそのままに操作性の向上や応答時間の短縮という要望にとどまることが多いのが実情です。
現場担当者は、“現行の業務”については精通していますが、業務自体の効率を見直して改善した後の業務遂行のイメージがしにくいからだと推測できます。また、現場担当者にとって、慣れない業務に変更する改革は受け入れにくいでしょう。
反対に、「画面遷移が多く入力に時間がかかるので、入力画面を見やすくまとめてほしい。」「帳票の出力が簡単にできるようにしてほしい。」など、現行の業務を軸にした意見は多く挙がります。もちろん、利便性をシステムに反映させることは必要であっても、業務効率化に繋がらないということになり、根本的な効率化に直結することは難しくなります。
◆経営者が求めるシステムとは？
利便性の向上を考える現場担当者と、生産性向上を見据える経営者では、システムに求めるものが違ってくるのも当然なのかもしれません。
現場担当者のためのシステムであれば、便利さを追求したシステム再構築をすれば良いですが、会社全体を見据えた目的のためのシステム再構築プロジェクトであれば、経営者が現場担当者に方向性や目的をしっかりと伝え、理解を深めてもらい、それに合わせて現場担当者が協力していく必要があると考えられます。DX推進やシステム再構築においては、新しい考え方や手法を積極的に取り入れる体制を、経営者自身が浸透させていかなければ成功は難しいでしょう。
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システム開発の要件定義の目的を考える
◆システム開発の要件定義、その重要性とは？
要件定義が適切に進まなければ、システム開発ベンダーはどのようなシステムにしたらよいかわからず、次工程に続く設計・開発ができません。また、ユーザー企業の思い描くシステムにするための重要な工程です。システム開発を成功させるためには、システムを利用するユーザー企業が積極的に要件定義に参画することは必須条件といえるでしょう。
そもそも要件定義とは、そのシステムの役割や効果を明確にすることを目的としています。
要件定義では、どんなシステムを開発したいのか、実現するためにどの開発手法で構築するか、導入や運用方法、予算、期間など、システム開発に必要な要件を決めていきます。要件定義の工程で決めた内容に準じて、以後の工程を進めていくため、ユーザー企業とシステム開発ベンダーの認識を合わせて齟齬なく進めていくことがポイントとなります。各工程の中でもシステムの軸となる部分を決めるため、上流工程と言われ、とても重要な工程です。
◆要件定義でやるべきことと決めるべきこと
・業務要件
ユーザー企業は、現状の業務フローを洗い出し、課題や改善点をまとめます。それを元に新たに開発するシステムで実現させたい業務フローを決定します。
・システム要件
業務要件を元に、どのようなシステムが適しているか、システム導入の目的と得られる効果をまとめ、システム開発ベンダーがとりまとめを行います。
・機能要件/非機能要件
新システムで実現させる業務フローに沿って、必要な機能の洗い出しをします。これは、システム開発ベンダーが考え、システムの機能一覧をまとめていきます。また、ユーザー企業側の優先順位を確認し、性能や効率性も踏まえ、非機能要件も明確にしていきます。
ユーザー企業側は要求を伝え適格な判断を行い、システム開発ベンダー側は先導して要件をまとめることで、適切な要件定義が行われます。
システム開発ベンダーが綿密なヒアリングを実施すること、ユーザー企業側はシステムのイメージや業務フローを明確に共有することで業務要件はまとまりやすくなります。明確にヒアリングができれば、システム開発ベンダーは、課題や要求を細分化して分析し、システムで課題解決・要求を実現する方法を考えることができます。ここまでできれば、システム化する範囲が決定できるでしょう。機能や仕様に加え、システム画面のレイアウトや帳票なども細かく決めていくことになります。すべてをまとめた要件定義書を、システム開発ベンダーが作成し、実際の費用やスケジュールが確定します。
要件定義では、システム開発ベンダー、ユーザー企業ともに“具体的”に“細かく”を基本に打合せを重ねることが重要となるでしょう。
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業務システムは10年以上使えるか？
◆良いシステムを長期間利用することは可能か？
使い慣れたシステムであればある程、「無理に新しいシステムにしなくてよい」「システムの導入にかかる手間や使い方を覚えることを考えると、今のシステムを可能なかぎり使い続けたい」と考える企業や経営者も少なくありません。
問題なく稼働していて、不満のないシステムであれば、使い続けたいと考えることは当たり前であるように思います。しかし、システムにも寿命があります。システムベンダーがサポートを打ち切ってしまうと、そのシステムの利用はできなくなるからです。厳密にいうと、利用はできても、何か問題が発生したり、システムが停止してしまったとしても、保証はされないということです。
例えば、MicrosoftのWindowsサーバーやOSは定期的にバージョンアップしており、旧OSに対するサポートはおよそ10年程度で打ち切りが発表されるケースがほとんどです。そのためか、業務システムのサイクルがほとんど最長10年以下と想定してサービス提供しているシステムベンダーが多いと言われているようです。
◆システム再構築を検討すべきタイミングは？
上述したとおり、サポートの打ち切りやバージョンアップによってシステムの寿命がくること以外に、システムと業務が合わなくなることも寿命のひとつの要因です。システム自体の稼働に問題はないものの、実業務で不要になった作業を処理する機能や、処置能力が低いため使わなくなった機能等によって、システムとしての意味を持たなくなれば、システムの再構築や刷新のタイミングであると考えられます。
老朽化したシステムを利用することによって、企業が抱えることになるリスクを考えてみると、下記が挙げられます。
・業務の効率が下がる
・セキュリティのリスクが高くなる
・メンテナンスや保守の価格高騰
業務効率化については、今やどの企業も求められるもののひとつです。効率化が実現すれば、少ないリソースで多くの成果を得ることができます。
次に、セキュリティについては、寿命を迎えたシステムのサポート終了にと同時にそのリスクは上昇していくでしょう。昨今の社会情勢を鑑みると、セキュリティに起因した情報漏洩によって受けるリスクは企業の継続を危ぶむものとなりえます。
最後に、メンテナンスや保守にかかる費用の高騰とはどういうことでしょうか。10年以上利用しているシステムの場合、開発した言語やフレームワークなどに古い技術が使われていることも散見されてきます。日々新しい技術がでてきている今、古い技術の知見を持ったエンジニアが減っていくこととなり、対応できるエンジニアは限定されてくるでしょう。そうなると、保守・メンテナンスにかかる費用に影響することとなります。
システムの寿命を見据えて、再構築・刷新を検討すべきタイミングを設定しておき、システム開発にかかる予算やスケジュールを見据えておくと良いのではないでしょうか。
◆オーダーメイドのシステム開発なら、お任せください！
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中小企業がはじめてのシステム導入で気をつけるべきこと
◆システム導入前に考えておくべきポイントは？
中小企業のシステム導入が加速している中、業務システムの導入を検討していても「情報システム担当者がいないため、進め方が分からない…」「一度は導入を試みたが失敗している…」という声もあり、簡単ではないことがわかります。
・対象業務の洗い出し
・目的を明確にする
・フェーズに分けて導入を目指す
次に、目的を明確にすることです。例えば “目的：Excelで管理している業務をシステム化することで二重入力・作業時間を削減する”というように、システムを導入することで得たい明確な目的をはっきりさせて、共有することを意識しましょう。
最後に、フェーズに分けて導入する理由ですが、一度にすべての要望を実現しようとすると、話が大きくなって、成功が見えにくくなります。第１フェーズで実現するゴールを設定し、その目的以外のことは第２フェーズ以降のゴールに設定します。段階を分けて進めていくことで着実に目的を実現させ、また失敗があった際には最小限にとどめて軌道修正できるメリットがあります。
◆どんなシステムが良いのか？
パッケージシステムは、導入コストを抑えて短納期で利用開始ができるメリットがある一方で、業務フローをシステムに合わせる必要があるというデメリットがあります。
スクラッチ開発は、自社の業務フローに合わせたオーダーメイドのシステム開発が実現でき、1名単位でのライセンス料がかからないことが一般的です。反対に、一から開発していくため時間を要することや安価な導入は難しいといったデメリットもあります。
システム化の対象とする業務に合わせて検討し、選択することをおすすめします。
また、中小企業は特に、システムの機能よりも、システムの使いやすさを優先するとよいでしょう。機能が多く性能が高くても、ユーザーとなる社員が使いにくいと感じる難しい仕様だと、逆に非効率になる可能性があります。初めてシステム化を試みる業務であれば、システムを導入することで、業務の対応方法が変わることへの抵抗がある社員も少なからずでてきます。だからこそ、使いやすさを最優先したシステムの導入を検討し、本当に必要な機能に絞って導入を進めていくことが重要といえます。
◆オーダーメイドのシステム開発なら、お任せください！
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