中小企業がはじめてのシステム導入で気をつけるべきこと

◆システム導入前に考えておくべきポイントは？

DXの推進、2025年の崖、定着されつつあるリモートワーク。ビジネスにITは必要不可欠な時代です。
中小企業のシステム導入が加速している中、業務システムの導入を検討していても「情報システム担当者がいないため、進め方が分からない…」「一度は導入を試みたが失敗している…」という声もあり、簡単ではないことがわかります。

中小企業がシステムを導入する際のポイントを見ていきましょう。
・対象業務の洗い出し
・目的を明確にする
・フェーズに分けて導入を目指す

業務の洗い出しとは、システム化したい業務を整理することです。どのような作業をしているか、どの部門が業務を担っているか、不要な作業はあるか等々。意外と整理して伝えるべき事柄は多くあります。
次に、目的を明確にすることです。例えば “目的：Excelで管理している業務をシステム化することで二重入力・作業時間を削減する”というように、システムを導入することで得たい明確な目的をはっきりさせて、共有することを意識しましょう。

最後に、フェーズに分けて導入する理由ですが、一度にすべての要望を実現しようとすると、話が大きくなって、成功が見えにくくなります。第１フェーズで実現するゴールを設定し、その目的以外のことは第２フェーズ以降のゴールに設定します。段階を分けて進めていくことで着実に目的を実現させ、また失敗があった際には最小限にとどめて軌道修正できるメリットがあります。

◆どんなシステムが良いのか？

システムの主な選択肢は大分類で分けてみると、パッケージシステムかスクラッチ開発かの２択となります。
パッケージシステムは、導入コストを抑えて短納期で利用開始ができるメリットがある一方で、業務フローをシステムに合わせる必要があるというデメリットがあります。
スクラッチ開発は、自社の業務フローに合わせたオーダーメイドのシステム開発が実現でき、1名単位でのライセンス料がかからないことが一般的です。反対に、一から開発していくため時間を要することや安価な導入は難しいといったデメリットもあります。

システム化の対象とする業務に合わせて検討し、選択することをおすすめします。
また、中小企業は特に、システムの機能よりも、システムの使いやすさを優先するとよいでしょう。機能が多く性能が高くても、ユーザーとなる社員が使いにくいと感じる難しい仕様だと、逆に非効率になる可能性があります。初めてシステム化を試みる業務であれば、システムを導入することで、業務の対応方法が変わることへの抵抗がある社員も少なからずでてきます。だからこそ、使いやすさを最優先したシステムの導入を検討し、本当に必要な機能に絞って導入を進めていくことが重要といえます。

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