ただジイの独り言（旧：人事コンサルタントのブログ）

ダメな話の聞き方

　悪気はないけれど、ついやってしまう「ダメな話の聞き方」チェック

１．話の腰をおる。
　相手の話している途中で、自分が話してしまう。

２．相手の話をとってしまう。
　相手が話し始めた話題を奪って、自分で話してしまう。
　
３．相手の話を聞きながら、いたずら書きをしたり、手遊びを始める。
　
４．相手の話を聞きながら、そわそわした態度をとる。
　
５．相手の話を聞きながら、窓の外など関係ないところを見ている。
　
６．あからさまに嫌そうな態度を取る。

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人事考課シートのコメントは誰に向けて

　目標シートや人事考課シートに1次考課者のコメント欄があります。このコメントは誰に向けて書くのですか。
　
　会社によって色々あると思いますが、育成型人事考課制度を導入している会社では、被考課者本人に向けて「評価の根拠とアドバイス」を記入しているところが多いようです。
　
面接終了後に評価点とコメントを記入して、コピーをとって原本を本人に返却したり、パソコンで本人が閲覧できるようにしたりしています。
小学校の時の通知表と同じようなものですね。
　
　また、面接が徹底されておらず、「評価の理由」という記入欄がある場合は、２次考課者や人事担当部門に向けて「評価の根拠」を記入するようになっているようです。

考課者が安易に点数や評語をつけさせないようにするための意味もあるのでしょう。

　いずれにしましても、コメントを記入した後、誰が見るのかによると思います。

コメント記入後に被考課者本人に開示するのであれば、被考課者本人に向けてのコメントになるでしょうし、被考課者本人に開示しないのであれば、２次考課者や人事担当部署に向けてのコメントになるでしょう。

その点を確認されると良いと思います。

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共同作業の業績評価

　評価は個人を評価するものだと思いますが、その個人が属するチームあるいは部署の業績を個人の業績として評価に反映することは問題ありませんか？
　

　協力して一つの成果を上げるような仕事の場合、チームや部署全体の期待成果を共同目標のような形で設定して、その達成度合いを業績評価に反映することは、まったく問題ありません。
　
個人最適にならず全体最適になりますので、良いことだと思います。
　
以上、よろしくお願いいたします。

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行動観察メモ

　人事考課制度の公平性、納得性を高める為に、考課者には行動観察メモを携帯させて日常の職務における行動の事実を記録してもらうことを義務付けています。

しかし、人材育成や評価のための行動記録というよりも、揚げ足取りめいたものになってしまっているのが現状です。

また、些細な行動も職務行動のひとつであることには間違いありませんが、評価の対象としていては非常に手間もかかるし、考課者自身の負担も増し業務に影響が出るのではと心配です。

どのように指導していけば良いのでしょうか？

回答
　人事考課の大原則は「事実に基づく」ということであり、そのために日ごろから部下（被考課者）の仕事ぶりを観察しメモすることはとてもよいことで大事なことです。
　

すなわち「事実の基づくためには事実を記録する。そのために日ごろから部下の仕事ぶりをよく観察する。」ということになります。
ここまでは十分ご承知のことと思います。

　大事なのは人事考課をすることではなく、人事考課という仕組みを使って業績が上がるようにする、またそのように人材のレベルアップを図ることです。
　
　仮に人事考課の仕組みがなくても、管理監督者は日ごろから部下の仕事ぶりをよく見て、叱る、ほめる、注意するなどのアクションを起こして、部下の指導や育成を図っているはずです。

まず、そのような管理活動をしっかり行うことが先決です。このように行った結果をメモして、評価にも活用するということであり、人事考課のために「部下を観察しメモする」わけではありません。

まして、叱る、ほめる、注意するなどのアクションを起こさず、こっそりメモして評価に連動するようなことがあれば、逆に不信感を高め逆効果になってしまいます。

人事考課の前に管理監督者としての意識の向上と、管理監督者としての能力の向上を行う必要があります。

　「業績を上げるために、管理監督者がしっかりと管理監督業務を行う。この管理監督業務をしっかり行うためのひとつの手法として人事考課という仕組みを利用する。」という風に考えるとよいと思います。
　
「管理者の役割と人事考課」については、下記ホームページで解説しています。
http://www.sabcd.com/02jinnji/35teiann.htm#23

以上、よろしくお願いいたします。

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人事考課の調整方法

　人事考課の結果、各部門でバラツキがあります。技術系、事務系等部門間で平均点に差があり、全社一括で評価した場合に妥当かどうか疑問が残ります。このような場合、どうやって部門間格差を是正するのでしょうか。

　ご相談にお答えします。

　人事考課の調整は、「評価基準の明確化」や「考課者訓練」など事前に行う「事前調整」をしっかり実施すべきであり、考課後の「事後調整」は理屈上は意味がないものです。

　しかし、実際は評価基準の不明確や考課力不足のため甘辛やバラツキが生じ、処遇に活用するとき事後調整せざるを得ない場合が見受けられます。

この場合、次善の策として次のような方法で調整を行います。

１．数学的手法で行う

・　各集団の平均値を求め、全体の平均点との差を個人の点数にプラスマイナスする。

・　各集団の平均値と標準偏差を求め、標準偏差を使って区分する。

・　各個人の偏差値を求め、その点数で使う。

２．人物比較法

・　事前に等級ごとに標準人物を選定し、その標準者と各集団から３～４人選定し人を比較して、甘辛度をチェックする。

　特に問題なければ、その集団からの考課結果を認める。問題ある場合は、その集団全員のチェックを行い再評価する。

　
・　あるいは、総合評価の区切り点の前後の人に関して、標準者と比較して調整する。

３．事後調整における留意点・・・調整結果のフィードバック

・　事後調整を行った場合は必ずその結果を考課者にフィードバックすることが必要である。

・　これは、部下の質問に対して説明するためであり、上司として当然知っておく事柄である。

・　また、今後の考課の改善のためにも調整結果をフィードバックすべきである。

・　特に「あまい」管理者には厳重に注意する必要がある。あまくなる原因は「期待水準の低さ」と「部下へのゴマすり」が考えられるが、管理能力の低い上司ほど期待水準が低くなり、リーダーシップのない管理者ほど部下にゴマをするようになってくる。

　
したがって、人事考課の「甘い」管理者は管理者失格であることをしっかり認識させるべきである。

以上、よろしくお願いします。　

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評価調整会議の仕方

　人事考課が一通り終了し、全体で評価の調整をする予定です。その際、会議進行として、部署毎に具体的な行動などが異なるため、結局のところ、一次の直属上司の評価で落ち着くのではないか、という懸念があります。評価調整会議はどのようにすればよいでしょうか。　
　
　評価調整（すり合わせ）会議を行うことはよいことだと思います。その際、注意していただきたいことは、人間の評価ではなく具体的な行動事実や仕事の結果の評価を行うということです。
　
　「誰々はＡ（４点）だ、Ｂ（３点）だ。」という議論ではなく、「誰々のこのような行動、あるいはこのような業績は、Ａ（４点）に相当する、Ｂ（３点）に相当する。」という内容です。
　
ただ、おっしゃる通り具体的な事実（行動や業績）は直属上司がよく知っているわけですから、その内容を認めた上でどう評価するかということです。

言い方を変えれば、直属上司が提示した具体的事実を題材に、事例研究を行うことです。

そして、その話し合いの中で、どのような事実がどのような評価点になるか、共通認識を持つようにしていきます。
　
　一度、考課者訓練等で事例研究を行っていれば要領がつかめると思いますが、それぞれの事実について会社としてどう判断するか、意見交換することで基準が合ってきます。
　　
　評価調整（すり合わせ）会議を実例による考課者訓練（事例研究）と言う意味にとらえて、ぜひ実施してください。

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300回練習すれば大丈夫

　もう30年以上前、話し方教室に通っていた時、コンクールで１０００人近くの人の前で３分間スピートをすることになった。
　　

　人前で話をすることが苦手で話し方教室に通っているのに、そんな大勢の前でスピーチできるわけがないと、先生に辞退を申し出たが「３００回練習すれば大丈夫」と言われ、しぶしぶ出場することにした。
　
それから１週間、先生の言葉を信じて時間を見つけて練習した。

同じ話を声を出して３００回以上繰り返し練習した。
　
　コンクール当日、すり鉢のような大ホールの演壇に上がって自分の番を待っている間、ずーっとドキドキしていた。

とりあえず挨拶だけは大きな声でしようと決意してスピーチに臨んだ。
そこからは覚えていない。舞い上がってしまい覚えていないのだ。
気がついたのは３分間スピーチの半分を過ぎた所。

無意識のうちにスピーチをしていたのである。

勝手に声が出て、勝手に話をしていたのである。
　　
あと少しだと思うと少し余裕が出てきて、会場を見渡しながら話し終えることができた。

結果は２０人くらいの中で準優勝であったが、順位より無事に３分間話し終えることができたことが嬉しかった。

そして、準備をしっかりすれば、苦手なことでも何とか出来るのだということを学んだ。

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日本海に沈む夕日

　ワクチンを2回打って2週間経ったので、久しぶりに車で遠出した。

なるべく人に合わないように、新潟へ行って夕日を見てきた。

半分だけ、沈んだところ。

そして、全部沈んだ。

これで少しは自粛疲れが解消された。(^^♪

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イキイキと仕事をするためのしかけ

　社員の不満をなくし、イキイキと仕事をするための対応・仕組み・しかけ
　
①　結果だけの評価ではなくて、やることをやっているかどうかの評価も重要視している。
　　
②　人に仕事を教える人は高く評価されるようになっている。
　　
③　指導する人が評価する人であり、処遇を決める人になっている。
　　
④　「一人だけできるよりみんなができる方が、業績も上がりみんながよくなる」ということが職場に浸透している。
　　
⑤　昇格や昇進の理由が本人はもちろん、周りの人にもわかるようになっている。
　
⑥　賃金や賞与の決め方を見えるようになっている。

（自分で自分の昇給が計算できるようになっている。）
　　
⑦　会社の評価項目に入っていなくても、目に見えない貢献をした場合は、職場内で賞賛されるようになっている。
　例えば、朝礼などみんなの前で拍手して表彰するようになっている。
　　
⑧　自社の商品やサービスに自信が持てるような働きかけをいつもしている。
　例えば、当社の商品やサービスに対するお客様からの喜びの声を掲示板に貼ったり、会議で発表するようになっている。
　　
⑨　会議では、できない理由やできない人に叱責するのではなく、できた人にうまくいったやり方や方法を発表してもらうようになっている。
　　
⑩　自分のやりたい仕事ができるようになっている。あるいは、やりたい仕事ができるように会社や上司が努力しているのを知っている。

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