00105 増え続けるケーブルをどう整理するか

文書名 増え続けるケーブルをどう整理するか
文書番号 00105
作成日 2013/12/21
ジャンル 情報システム
増え続けるケーブルをどう整理するか
　　ＵＳＢを増やしていくと、ケーブルが増加していく。これらを全て机の上に並べると、ケーブルだらけで収集がつかなくなる。増え続けるケーブルの整理方法をお教えする。
それは、デスクの裏側に　ワイヤートレーをフックで吊り下げる方法だ。ワイヤートレーは100均などで販売されている。高さが10センチ程度のものだと、机の裏に吊り下げてもひざがあたることもない。
つぎのものは　セリアのシンプルワイヤートレーだ
http://blog-imgs-15.fc2.com/g/o/t/gottanikki83137172/P1020851_1_1_1.jpg
その中にケーブルを全部格納する。ＵＳＢハブも、ソケットの開いていないものも全てそのワイヤートレーに入れておく。コンパクトハードディスクも机の上に出さずに、このトレーの中に入れておく。机の上には、ＭＯディスクやデジカメ、usbキーボード、ＵＳＢスピーカー、マウス、デジカメ、ＩＣレコーダーなど普段使うものだけを置くようにする。ＵＳＢハブもソケットの空いているものだけを机に置いておく。これら周辺機器のＵＳＢのコードは机の裏のトレーの中のＵＳＢハブに接続する。そうすると、机の上のコードはほとんどなくなりすっきりする。
　　金属製のデスクの場合でも、瞬間接着剤でフックを固定すれば、この方法が可能だ。

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00104 電子文書はパケット化して保存する

文書名 電子文書はパケット化して保存する
文書番号 00104
作成日 2013/12/21
ジャンル 情報システム
ハードディスクに情報を保存する場合、どうしてもワンファイルに保存してしまいがちだ。ワンファイルに保存するというのは、現実世界の習慣からきている。報告書や議事録、見積や契約書など様々な書類をパラパラに保存してしまうと、デスクの周りが紙だらけになってしまう。そこで、ジャンルごとに一冊のファイルに保存する。これが現実世界における整理整頓の第一歩だ。現実世界では、キチンとファイルしていない人は、だらしのない人と思われる。ファイリングを几帳面にやる人が有能であるかのように考えられているものだ。
しかし、電子文書の世界では話が異なってくる。情報をキチンとワンファイルに保存してしまう人は、几帳面な人ではなく、単にパソコンが不得意な人の証明にしかならない。ワンファイルにすると、たしかにファイルの数が減少して一見整理整頓されているように見える。しかし、それでは検索可能性が減少してしまい、電子文書としてのメリットが減少してしまう。電子文書の世界では、情報はワンファイルにせずに、小包のようにパケット化して保存することが最も便利な保存の方法だ。
例えば、見積書という一つのファイルを作りこれに全ての見積書をファイリングしていくのではなく、13.12.21見積書甲社パソコン　というファイル名をつけて、個別の見積書ごとにバラバラに保存しておくことの方が便利となる。こうすると、いろんなキーワードで必要なファイルを見つけることができる。例えば　13　甲社　パソコンと検索すれば、2013年度の甲社に関係するパソコン関連書類をたちどころに発見できる。あるいは、見積書　パソコン　と検索すれば、過去のパソコンに関する見積書のファイルが全部表示される。このようにして、現実世界と違い電子文書の世界では、情報は意味のある最小の単位でパケット化（小包）にして保存することが良い方法だ。

企業の監査を例にあげてワンファイル化したまずい例と、パケット化した良い例を示そう。
①悪い例
　　甲社の会計監査関係の書類は、スキャンして全て甲社監査調書　というファイルに追加保存している。このようにしてしまうと、大量なファイルの中から必要な資料を探す場合検索コマンドによることになるが、非常に手間取る。

②良い例
　　監査の関連書類は次のようなファイル名を付けて、それぞれの情報種類ごとにパケット単位保存している。例えば12月20日に実施した11月度の監査はこのようになる。
13.12.20甲社11月監査現金預金　
13.12.20甲社11月監査売上債権　
13.12.20甲社11月監査固定資産増加
・・・・・
13.12.20甲社11月監査報告書
13.12.20甲社11月監査経営者報告
・・・・・
　このようにすると、ファイル検索で必要な資料の一覧が一瞬にして探し出せる。
例えば　13　甲社　固定資産　とキーワードを入力すると次のファイルが表示される。
13.01.20甲社12月度監査固定資産
13.05.15甲社4月度監査固定資産
・・・・
13.12.20甲社11月度監査固定資産
　　そのファイルの一覧の中から確認したいものをディスプレイに表示すれば良いのだ。


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000103 デジカメの増え続ける写真をどう保存するか

文書名 デジカメの増え続ける写真をどう保存するか
文書番号 000103
作成日 2013/12/20
ジャンル 情報システム

　　仕事でもデジカメを使っている人も多いだろう。クライアントに訪問したときに会計資料や通帳、契約書などは、以前はコピーしてもらっていたが、今は全部デジカメで撮影してくる。事務所でそれらの写真をパソコンの画面で確認する。印刷することはほとんどない。業務上で撮影した写真は全てハードディスクに保存する。
　　もちろん、旅行などの娯楽などで撮影した写真もハードディスクに保存する。皆さんも経験があると思うが、このような写真はどんどん増え続ける。しまいには、どこにどんな写真があるのか分からなくなってくる。

　　増え続ける写真を検索可能にするための解決方法が2つある。

解決方法の一つは、グーグルのPicasaをダウンロードすることだ。このソフトは写真の管理ソフトだが、ハードディスクの中の写真のファイルを全てスキャンして撮影日ごとに分類してくれる。

もうひとつの解決方法は、フォルダーに名前をつけるときに工夫する方法だ。
デジカメの写真のファイル名は、デジカメが自動的に連番をつけてくれる。IMG_0360.jpg　とかだ。
画像データのファイル名を付け直すとなると、膨大な手間がかかってしまう。
私の場合は、デジカメのＤＩＣＭのフォルダーごとハードディスクにコピーして、このフォルダー名の名前を付け直している。　フォルダー名をつけるルールは、ファイル名をつけるルールと同じだ。
⇒日付大きい順　　この方法でつけるとファイルと同じようにスケジュール帳からも検索できるし、名前からも検索できる。例えば、秋に別府温泉に行ったときの写真は　13.10　別府温泉というキーワードで検索すれば、すぐにその写真の入っているフォルダーを発見できる。

　　デジカメで写真を撮影してパソコンで管理しているひとは、ぜひこの2つの方法をためしてほしい。

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00102 情報機器の可用性をアップ ＵＳＢハブ

文書名 情報機器の可用性をＵＰ　ＵＳＢハブ
文書番号 00102
作成日 2013/12/20
ジャンル 情報システム

情報機器の可用性を高めることが便利につかうこつになる。そのためには、使える情報機器はＵＳＢ又はＷＩＦＩで常時接続しておくこと。ＵＳＢは、ＵＳＢハブを使うと127個まで増設することが可能だ。ＩＣレコーダーやデジタルカメラ、ＵＳＢメモリーなどは常時接続するようにしている。わざわざ取り出して接続する方法だと、ついおっくうで貴重な情報がそのままになってしまっている場合が多いことに気がついたからだ。

ＵＳＢハブには、パソコン本体から電源を供給するバス方式と、ＵＳＢハブそのものにコンセントから電源を供給するセルフ方式の二種類がある。キーボードやマウス、ＩＣレコーダーなどを接続するのはバス方式のもので良いが、ハードディスクなど消費電力の大きい物を接続するためには電源をコンセントから供給するセルフ方式のものでないと使用できない。周辺機器の種類にあわせてバス方式のものとセルフ方式のものを組合せて活用したい。

ちなみに私のデスク周りのＵＳＢハブのソケット数は現在12口だ。今まではパソコンのＵＳＢ2口に代わる代わる抜き差ししていたのだが、ＵＳＢハブを増やして常時接続しているとすごく便利だ。接続している機器は、1テラバイトのコンパクトハードディスク、スキャナー、キーボード、ブルートゥース対応のマウス、ＭＯドライブ、ＤＶＤドライブ、ＩＣレコーダー、デジカメ、ＵＳＢメモリ、ＷＥＢカメラ、スピーカーを常時接続しているので、すぐに使用できる環境にある。ちなみに、セルフタイプのＵＳＢハブは2台、バスタイプのＵＳＢハブはセルフタイプとカスケード接続し、マウスやキーポードなどの電源が少なくても動作できる機器を接続している。

情報機器は、使っていないからといってしまい込むと、利用頻度が少なくなり結局使わなくなることが多い。メインのパソコンに常時接続することで、デジカメやＩＣレコーダーのデータが常に最新状態となり、ハードディスクなどのストレージへの保存やデータの移転がマウスですぐにできる。可用性をアップすることが、情報機器使いこなしのポイントだ。


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00101 ファイルの検索について

文書名 ファイルの検索について
文書番号 00101
作成日 2013/12/19
ジャンル 情報システム

　　メインで使っているハードディスクをスキャンしたら、ファイル数が27,000個あった。これだけの膨大なファイルの中から自分の必要な情報を検索するためには、ファイルの名前の付け方のルールを守ることが必要だ。
　　私の場合は、日付＋名前の大きい順　をルールとしていることは前の記事でも書いた。
例えば　12月10日に開催した甲社の会議の議事録はこのようにファイル名をつける。
「13.12.10甲社会議議事録」　　もしその会議の内容で営業報告がメインのテーマの場合は、「13.12.10甲社会議議事録営業報告」というふうにつける。

このようにつけておくとファイル検索が簡単にできるようになる。

①スケジュール帳から検索する方法
　　スケジュールの日付をキーワードにすれば必要なファイルが一瞬にして検索できる。例えば、スケジュール帳に書いた12月10日の議事録の資料だと　検索ワードは　「12.10　」とだけ入力すればその日付を付けたファイル名の一覧が即座に検索できる。
　　スケジュール帳は、単に未来の予定を管理するだけではなく、ファイルを検索するときのインデックスにもなるのだ。

②名称から検索する方法
　　甲社　議事録　というキーワードを入力すれば簡単にそのファイル名を付けた資料が簡単に検索できる。

ちなみに、ワンファイルに全て保存してしまうと情報の検索ができなくなる。例えば、議事録というファイルを作り全ての議事録をそのファイルに保存してしまうと、データが隠れてしまい情報検索に手間取ることになってしまう。
パソコンで情報を管理するときのこつは、情報はひとまとまりごとにパケット（小包）にして、キーワードでパッと瞬時に検索できる状態にしてしまうことだ。大きなファイルはゴミ屋敷と同じで、どこに何があるか分からなくなる。

　　ファイルの検索方法を知らない人もいると思うが、インターネットで調べてほしい。ＯＳのバージョンによって、その方法がことなるからだ。ちなみに　ＶＩＳＴＡだと　ファイルエクスプローラーの検索欄にキーワードを入力すれば瞬時に表示される。もし適切な検索方法がない場合は、ファイル検索できるフリーソフトやアプリもあるので、それをダウンロードすれば良い。

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00100 個人でもシンクライアント

文書名 シンクライアント
文書番号 00100
作成日 2013/12/19
ジャンル 情報システム
個人でもシンクライアントを実践

シンは薄いという意味だが、企業などでデータを保存するときは、個人のパソコンには保存せずに全てサーバーに保存するというセキュアリティの仕組みのことだ。この方法だと、個人のパソコンの盗難、紛失などによるデータの流出などが防止できる。なによりも、クライアントのパソコンにデータがないので、重くならず、また、万が一クラッシュしてもデータは安全であるという点にメリットがある。

個人でパソコンを使う場合もこの考え方を取り入れればよい。データは全て外付けのハードディスクに保存して、パソコン本体には保存しない。そうすると、パソコンの容量が減少して動作が重くなることも防げる。なによりも、パソコンがクラッシュした場合でも、データそのものは安全なのがメリットだ。

この方法の発展形態として、そのハードディスクをＬＡＮ上に置くことが良い。そうするとＷＩＦＩ経由でデータを共有できるようになる。また、タブレットなどを購入したときも、このデータにアクセスすることができるのでデータの資源を有効に活用することができる。

　　データ本体は、外部のストレージあるいはインターネット上のクラウドに保存して管理する。個人のパソコンやタブレットは、データを閲覧し作業するときだけ仮に保持して、それが終われば外部のストレージなどにデータを戻しておけばよい。

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0099 全文検索ソフトは ちょうべんり

文書名 全文検索は　超便利
文書番号 0099
作成日 2013/12/18
ジャンル 情報システム
　　あのときの　あのファイル　なんだっけ。必要なんだけど見つからない。
確か　ハードディスクのどこかに保存したんだけど　見つけられない。

このような　経験のある人も多いと思う。

このような時に役立つのは　全文検索ソフトだ。
この全文検索ソフトは、ハードディスクにある全ての文書の中に書かれている文章を検索して、その文章がどのファイルにあるかをクリックしたら表示できるようにしてくれるソフトだ。
　　例えば何かの文章に、「山田さんとの打合せ」の記録を入力した記憶がある。そのファイルをもう一度見たい。ファイル名を検索しても山田さんとの打合せというファイル名は見当たらない。このようなときに　全文検索ソフトは役に立ちます。ファイル名だけではなく、文章の中身まで検索してくれる。
　　全文検索ソフトでキーワード　山田　と入力すれば、それを含んでいる文書を　エクセル、ワード、ＰＤＦを問わず全ての文章を検索して、どのファイルにそのキーワードがあるかを　表示してくれるのだ。
　　インターネットの検索エンジンでキーワードを入れればそのキーワードのあるホームページを表示してくれるのと同じイメージでする。インターネットの代わりに自分のハードディスクを検索してくれる。
　　昔はGoogle desktopというソフトがありましたが、今は廃止されてダウンロードできません。このソフトはぐーぐるクロームの検索窓にキーワードを入れれば、インターネットと自分のハードディスク内の文章を全て検索してくれるソフトだ。
　　わたしのおすすめは　探三郎というソフトです。このソフトはハードディスクの中の全ての文章の中身を検索してくれます。キーワードを入れれば、そのキーワードを含んだファイルを全て表示してくれまる。
　　フリーソフトなので　ぜひおすすめする。　
ダウンロードサイトのアドレスは

http://www.geocities.jp/koutarou_y1926/sin3rou.html

　　このソフトは、パソコンの空いている時間などにハードディスクの全ての文章の中身を検索して、キーワードのインデックスを作る。
あらかじめ　インデックス　索引を　作りますので、キーワードを入れれば　瞬時に結果がでてくるのだ。

　　ちなみに　わたしのハードディスクのファイル数が27,000件を超えた。

おめでとう　27,000件こえ。

しかし、これだけファイル数が増えると、果たして必要な情報をすぐに引き出せるのか　不安になる。

このようなときに、全文検索ソフトがあると、その27,000件のファイルの中から、キーワードを含んだファイルをすぐに探しだしてくれる。


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0098 ファイル名を付けるルール

文書名 ファイル名をつけるルール
文書番号 0098
作成日 2013/12/18
ジャンル 情報システム
　　みなさんはファイル名をどのように付けていますか。
適当なファイル名をつけてしまって、後で発見できなく困った人も多いと思います。
そこでおすすめのファイル名の付け方のルールをお教えします。
そのルールは簡単です。

日付＋大きい方から小さい方

例えば、12月20日に甲社の山田部長と決算の打合せをしたときの記録のファイル名はこうなります。

「　13.12.20甲社山田決算打合せ　」

　　日付はわたしの場合は西暦です。2013年12月20日だと13.12.20となります。ファイルのタイムスタンプもありますが、後日更新したりすると日付が変わってしまいます。手帳に12月20日に打合せをしたという記録があれば、13.12.20で検索すれば　すぐに必要な資料を発見できます。

　　甲社という社名は必ずいれるようにします。間違ったフォルダーなどに保存してしまうと、発見できなくなるからです。
甲社⇒山田⇒決算⇒打合せ　は、事柄の大きい順に並べています。

　　ここで川柳　一句

　　 情報も　見つからなければ　ただのゴミ

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試験結果が送られてきました

文書名 所得税法合格しました
文書番号 0095
作成日 2013/12/15
ジャンル 税理士試験
　　税理士試験の試験結果通知が送られてきました。
不合格を信じて来年の準備をしていた所得税法が合格してしまいました。
不合格を信じていた理由はこうです。理論で損失の繰越控除の規定を書かなかったこと。これに関しては国税局の試験解説にも言及されていなかったのでホットしていました。しかし計算で事業所得と不動産所得の解答記入欄を間違って書いてしまっていて、後で気がついてあわてて書き直しました。かなり急いで書いたので、この部分がそっくりバツかなと思い込んでいました。余白を空けて回答していたので、その余白部分に書くことができたのがラッキーです。もし余白の無いような書き方をしていればと思うとぞっとします。
　　所得税は面白かったので、今年の受講も楽しみにしていたのですが、合格してしまい残念な気持ちです。
合格科目は4科目です。簿記論、財務諸表論、法人税法、所得税法の4科目です。税理士試験は5科目の合格でゴールになります。だから、将棋で言えば王手です。麻雀だとリーチです。現在、相続税を学習していますが、次年度から消費税も学習するつもりです。相続税は合格が難しいそうです。知り合いの税理士も相続税の合格に7年かかったそうなので恐ろしい税法です。怖いもの見たさという気持ちもあります。また、ミニ税法を選択してもっと楽に税理士になったらというアドバイスもありますが、富士山の五合目まで登ったのだから、頂上からご来光を拝みたい気分です。
　　相続税の学習をスタートした動機は、所得税の学習です。生きている人に課税される所得税、人は必ず死ぬので、死亡したあとに遺族に課税される相続税。つまり、所得税と相続税は人間そのものに深くかかわる税目なのです。これらを勉強しないで税理士になったとしても、何か大きなものが欠けている気分になると思います。
　　だから、招来のお客様の人生に貢献するためにも頑張って通っておかなければならない道です。
　　それに対して消費税は、人や法人にかかわりなく、資産の譲渡等という取引に課税される税目です。これはこれで、整地な理論の組み立てなので面白いです。自分的には、消費税を毎年落としています。だから、一番長期間勉強している科目でもあります。予備校の模擬試験なんかでも　上位5％に入ったりするのですが、毎年落としています。その原因が分かり、それを改善できれば、自分の能力をバージョンアップできるのではないかと思います。だから　来年も勉強して受験します。
　　5科目の試験に合格すれば官報に氏名が掲載されます。このことを官報合格と呼び、そのような税理士のことを「官報税理士」と俗称で呼びます。名誉なことだと思います。それに対して、本試験に合格しないで税理士になることもできます。例えば大学院を卒業すれば一定の試験が免除されます。また、税務署で一定の期間勤務していれば、一部試験免除の特典を受けることができます。このように科目を免除されて税理士になった人のことを「免除税理士」とかの俗称で呼んだりします。
　　税理士試験の勉強をはじめたころ、大学院に行こうかと悩んだ時期がありました。しかし、「免除」されてまで税理士になっても意味がないと考えるようになりました。また、科目選択も法人、所得、相続とイバラの道を行くことを決意しました。結局、資格をとること自体には意味はありません。その過程でどれだけの勉強をするかが重要だと考えたからです。
　　ちなみに、万が一、相続税と消費税をダブルで合格してしまうと、合格科目は6科目になります。その場合は、官報には掲載されないらしいのです。官報に掲載されないのは嫌だなぁと　まだ合格もしていないのに余計な心配をしております。笑

0096 輸出免税にご注意

文書名 輸出免税にご注意
文書番号 0096
作成日 2013/10/27
ジャンル 消費税法

Ⅰ　事例
　　産業用機械の部品を製造するＡ社は、内国法人であるＢ社から国外工場の生産ラインの部品の受注を受けた。
依頼を受けた内容は、Ａ社はＢ社に部品を納入し、Ａ社の技術者がＢ社の国外工場に出向いて機械への設置と調整を行うこととなっている。
　この場合の消費税の取扱いはどうなるか？
なおＡ社の経理担当者は、部品をＢ社の国外工場に輸出しているので、輸出免税の適用があるものとして経理処理していた。

Ⅱ　取扱い
　　Ａ社が直接輸出の手続きを行いＢ社の国外工場に輸出した場合は輸出免税の適用がある。しかし、部品をＢ社の国内支店に納品し、Ｂ社がこれを輸出している場合には輸出免税の適用はなく、単なる課税売上となる。

　　輸出免税は、輸出を自ら行う事業者に限られる。輸出を自ら行ったことを証明する輸出許可書などの書類を保存していることが適用要件となる。

　　なお、国外における部品の設置調整などの役務提供は、不課税取引に該当するので、消費税の課税関係はない。

Ⅲ　根拠
［１］　輸出免税
　　事業者（免税事業者を除く）が国内で行った課税資産の譲渡等のうち、継の取引については消費税を免除する。
①　本邦から輸出として行われる資産の譲渡、貸付け
［２］　輸出証明
（１）　内容
　　輸出免税はその証明されることを要件とする。
（２）　証明方法
　　輸出許可書その他の書類をその課税資産の譲渡等を行った日の課税期間の末日の翌日から2月を経過する日から7年間納税地又は事務所等の所在地に保存しなければならない。

Ⅳ　所感
　　海外に納品したからといって、輸出免税の適用を受けることができるかどうかは契約の内容や関連書類を調べることが必要だ。国内の商社に納品し、その商社が輸出した場合は輸出免税の適用はない。

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