文書名 ファイルの検索について
文書番号 00101
作成日 2013/12/19
ジャンル 情報システム
メインで使っているハードディスクをスキャンしたら、ファイル数が27,000個あった。これだけの膨大なファイルの中から自分の必要な情報を検索するためには、ファイルの名前の付け方のルールを守ることが必要だ。
私の場合は、日付＋名前の大きい順 をルールとしていることは前の記事でも書いた。
例えば 12月10日に開催した甲社の会議の議事録はこのようにファイル名をつける。
「13.12.10甲社会議議事録」 もしその会議の内容で営業報告がメインのテーマの場合は、「13.12.10甲社会議議事録営業報告」というふうにつける。
このようにつけておくとファイル検索が簡単にできるようになる。
①スケジュール帳から検索する方法
スケジュールの日付をキーワードにすれば必要なファイルが一瞬にして検索できる。例えば、スケジュール帳に書いた12月10日の議事録の資料だと 検索ワードは 「12.10 」とだけ入力すればその日付を付けたファイル名の一覧が即座に検索できる。
スケジュール帳は、単に未来の予定を管理するだけではなく、ファイルを検索するときのインデックスにもなるのだ。
②名称から検索する方法
甲社 議事録 というキーワードを入力すれば簡単にそのファイル名を付けた資料が簡単に検索できる。
ちなみに、ワンファイルに全て保存してしまうと情報の検索ができなくなる。例えば、議事録というファイルを作り全ての議事録をそのファイルに保存してしまうと、データが隠れてしまい情報検索に手間取ることになってしまう。
パソコンで情報を管理するときのこつは、情報はひとまとまりごとにパケット（小包）にして、キーワードでパッと瞬時に検索できる状態にしてしまうことだ。大きなファイルはゴミ屋敷と同じで、どこに何があるか分からなくなる。
ファイルの検索方法を知らない人もいると思うが、インターネットで調べてほしい。ＯＳのバージョンによって、その方法がことなるからだ。ちなみに ＶＩＳＴＡだと ファイルエクスプローラーの検索欄にキーワードを入力すれば瞬時に表示される。もし適切な検索方法がない場合は、ファイル検索できるフリーソフトやアプリもあるので、それをダウンロードすれば良い。
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