文書名 電子文書はパケット化して保存する
文書番号 00104
作成日 2013/12/21
ジャンル 情報システム
ハードディスクに情報を保存する場合、どうしてもワンファイルに保存してしまいがちだ。ワンファイルに保存するというのは、現実世界の習慣からきている。報告書や議事録、見積や契約書など様々な書類をパラパラに保存してしまうと、デスクの周りが紙だらけになってしまう。そこで、ジャンルごとに一冊のファイルに保存する。これが現実世界における整理整頓の第一歩だ。現実世界では、キチンとファイルしていない人は、だらしのない人と思われる。ファイリングを几帳面にやる人が有能であるかのように考えられているものだ。
しかし、電子文書の世界では話が異なってくる。情報をキチンとワンファイルに保存してしまう人は、几帳面な人ではなく、単にパソコンが不得意な人の証明にしかならない。ワンファイルにすると、たしかにファイルの数が減少して一見整理整頓されているように見える。しかし、それでは検索可能性が減少してしまい、電子文書としてのメリットが減少してしまう。電子文書の世界では、情報はワンファイルにせずに、小包のようにパケット化して保存することが最も便利な保存の方法だ。
例えば、見積書という一つのファイルを作りこれに全ての見積書をファイリングしていくのではなく、13.12.21見積書甲社パソコン というファイル名をつけて、個別の見積書ごとにバラバラに保存しておくことの方が便利となる。こうすると、いろんなキーワードで必要なファイルを見つけることができる。例えば 13 甲社 パソコンと検索すれば、2013年度の甲社に関係するパソコン関連書類をたちどころに発見できる。あるいは、見積書 パソコン と検索すれば、過去のパソコンに関する見積書のファイルが全部表示される。このようにして、現実世界と違い電子文書の世界では、情報は意味のある最小の単位でパケット化（小包）にして保存することが良い方法だ。
企業の監査を例にあげてワンファイル化したまずい例と、パケット化した良い例を示そう。
①悪い例
甲社の会計監査関係の書類は、スキャンして全て甲社監査調書 というファイルに追加保存している。このようにしてしまうと、大量なファイルの中から必要な資料を探す場合検索コマンドによることになるが、非常に手間取る。
②良い例
監査の関連書類は次のようなファイル名を付けて、それぞれの情報種類ごとにパケット単位保存している。例えば12月20日に実施した11月度の監査はこのようになる。
13.12.20甲社11月監査現金預金
13.12.20甲社11月監査売上債権
13.12.20甲社11月監査固定資産増加
・・・・・
13.12.20甲社11月監査報告書
13.12.20甲社11月監査経営者報告
・・・・・
このようにすると、ファイル検索で必要な資料の一覧が一瞬にして探し出せる。
例えば 13 甲社 固定資産 とキーワードを入力すると次のファイルが表示される。
13.01.20甲社12月度監査固定資産
13.05.15甲社4月度監査固定資産
・・・・
13.12.20甲社11月度監査固定資産
そのファイルの一覧の中から確認したいものをディスプレイに表示すれば良いのだ。
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