メールを高速で処理する方法

こんにちは。イナミネです。

メールに追われて仕事をしてはいけない、と書きました。

メールが来て、その内容に対応するように、何かにさせられる仕事ばかりしていると、自分から仕事を作る習慣がなくなるからです。

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まず、メールを見ている時間を極力少なくしましょう。

たとえば、メールを見る時間帯を決める。

１回目、朝出社したら見る。

２回目、１１時ころに見る

３回目、昼のはじめ、１３時ころに見る。

４回目、１５時ころに見る。

５回目、１７時ころに見る。

・・・・

という具合です。

その間は、重要な仕事を優先順位をつけてこなしていきます。

メールを見たときに優先度の高い案件が入ってくれば、そのときに、優先順位を変更するというわけです。

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それから、メールを処理する時間を極力少なくする。

それには、メールを開く、返信する、転送する、といった、よく使う作業のキーボードショートカットを覚えるといいですね。

メールを作成するには、コピー＆ペーストなどの一般的なショートカットも役に立ちます。

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もうひとつ、メールを開く順序で処理していくのではなく、メールの処理に優先順位をつけます。

よっぽどカンタンに回答できるものを除き、メールを開いてすぐに返信してはいけません。

到着したメールを一通り開いてチェックします。

そして、重要なもの、返信が必要なものは、マークをつけておきます。

たいていのメールソフトには、メールの一件、一件に、色をつける、チェックマークをつけるなどの機能があるはずです。

一通り、チェックした後に、マークが付いているもの、さらにその重要なものから処理していきます。

重要なものは先に処理し、そうでないものは後回しにする。

または、回答に時間がかかりそうなもの、すぐにできるもの、などの優先順位もつけられますね。

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このような習慣づけで、メールに仕事させられる毎日から脱出しましょう。



<関連記事>
・メールは見るな
・キーボードショートカットを覚える
・優先付けの考え方し

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メールは見るな

こんにちは、イナミネです。

朝、会社に行くと、メールをチェックしますね。

たいていの人がそうだと思います。

最近のメールソフトは、開きっぱなしにしておくと、メールを受け取ったことを教えてくれます。

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メールがくる。

それに気付いて、メールを開く。

その用件を読んで、回答する。

その内容に応じて、作業をする。

これを受身仕事といいます。

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誰かに指示されて動く。

言われたから動く。

自分から問題や課題、目標クリアのために動くのではない受身。

メールが来なくなると、とたんに仕事がなくなります。

会社の中で、仕事が無いということは。。。

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常にメールや上長からの指示で仕事をするように体が慣れていることを危険と思わなければなりません。

メールの処理に追われる、メールの処理を優先するというクセをつけると、メールに動かされるようになります。

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営業がでかい顔をしているのは、会社の仕事を作ってくるからです。

自分から仕掛けて、仕事を生み出しましょう。

ムダを減らす、コストを減らす。

効率を高める。

売り上げを増やす。

利益を高める。

新しい顧客を開拓する。

自分から動かなければ、仕事はなく、仕事が無ければ、評価はありません。

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まずは、メールを開きっぱなしにせず、見る時間を決めることからはじめてみましょう。

午前２回、午後３回、などと。

メール処理は時間を決めて片付けるて、価値を生む、自分の仕事を優先しましょう。

<関連記事>
・高速に仕事を進める人がやっていること
・仕事は６０点を目指す

意思決定が上手になるコツ

こんにちは。イナミネです。

私たちは、毎日知らず知らずに意思決定しています。

いまやっている作業も、この時間に、この手順で、この優先順位で、やると意思決定しているのです。

仕事をサボっているときも、サボろうという意思決定の結果です。

一瞬一瞬が意思決定なのです。

そういう風に考えると少し怖いですが（笑い）

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現在の自分の位置、能力、気分、健康は、すべて過去の意思決定の結果です。

ポストを手に入れようとして、意思決定すれば、今のポストになっている可能性が高いでしょうし、能力もそうです。

体調管理に勤める意思決定をしていれば、現在の健康状態は悪くないでしょう。

そう考えると、さらに怖い！

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さて、意思決定はひとつのスキルです。

今、何を、どうするのか、を決めるのが意思決定ですが、当然、下手な意思決定もあります。

周囲から「なにやってんだー」といわれるようなケースは、意思決定の失敗と考えられます。

良かれと思った意思決定が、結果として失敗することにつながるケースもありますね。

意思決定がスキルとすれば、スキルは鍛錬しなければうまくなりません。

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意思決定の場合は、

　・質を高める。

　・速度をある程度高める。

となるような鍛錬が必要です。

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後者については、過去の記事で、即断即決は必ずしも必須ではない、といいましたが、ある程度のスピードは必要です。

なぜなら、冒頭述べたように一瞬、一瞬が判断であるならば、

その判断に時間をかけすぎてはならないからです。

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では、質を高めるためにはどうしたらいいでしょうか？

それは、レビューすることです。

意思決定した目標にたいして、結果はどうであったか振り返ります。

当たり前のようですが、レビューはされていませんね。会社ぐるみでやっていないところも多いくらいですから（笑）

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レビューでは、振り返りのために、事細かく書き出してみることをお勧めします。

まず意思決定で解決したかった、問題、課題、目標を書きます。

何が問題で、何を解決したくて、どこまで達成したくて、意思決定したか。

というようなことです。

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次に、その意思決定にいたった過程を書き出します。

判断の時点でわかっていた判断材料、状況把握していた項目、発生した事柄、コスト、納期、不具合、必要な項目、制約となる事項。

などなど、書き出します。

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そして、判断による結果を書き出します。

意思決定の結果、問題や課題を解決したか。

すべては解決しなかったが、部分的には解決できたか。それはどの部分とどの部分か。

また、出来なかった部分は何か。

出来なかったとして、なにが足りなかったか。

という具合です。

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次にその理由を考えてみます。

判断材料が不足していた。コスト、納期、競合、情報の確からしさ、情報元の信憑性など。

選択肢が未熟であった。新しい手法の発生、着想の不足、など。

選択肢を実行するにあたっての、リソースが足りなかった。実行の徹底の不足、など。

よくあるのは、自分の能力不足による失敗です。

しかし、自分に能力が無ければ、上司に支援を仰ぐ、能力のある人に依頼して協力を取り付ける、などの対策があります。

案件の難易度と、自分の能力とのバランスの見極めが出来なかったというのが、実際の理由になります。

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ここまで深くやるのは、ケースバイケースかもしれません。

しかし、意識して意思決定をして、その結果をレビューしなければ、意思決定は良くなりません。

なんとなく「ああ、失敗したな。。」くらいの振り返りは、始終行っているかもしれません。

重要なテーマは、このように意思決定を深堀りしたレビューをすることで、考え方をより洗練してくれます。

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われわれは、反省しない、その場限りの日々を送りがちですが、反省やレビューが、上達の近道を作ってくれます。

あのイチローもレビューを繰り返して、あの位置にたどり着いたのですから。

<関連記事>
・間違った意思決定をしていないか？