こんにちは、滋賀県大津市のちいさなパソコン教室「ぱそこんる～む１２３」の竹内よしひろです。
小1の息子さんが、パソコンやプログラミングに興味があるとおっしゃる方が、ご一家で県の東部から教室の見学にお越し下さいました。
で、その男の子に、
「何がしたい？」
と聞くと、
「料理を作ってくれるロボットが作りたい。」
とのことでしたので、ご要望にお応え出来るように頑張りたいと思いますので、一緒に頑張りましょう。
読者の方から、Word（ワード）の文書へ個々のデータを差し込んで印刷する方法に付いて、取り上げて欲しいとのご要望を頂きました。
「差し込み印刷」と言う名前は聞いた事あるけれど、実際に使った事は無いとおっしゃる方も多いと思います。
使えば本当に便利な機能ですので、今日少し長くなりますが、ご紹介させて頂きます。
しかし、今回はWord（ワード）やExcel（エクセル）の基本操作については省略させて頂きますので、ご了承下さい。
一般的な案内文章は「お客様各位」とか「会員各位」で始まる物が多いです。
しかし、これを、「○○様」の様に一枚一枚に個別に相手の方のお名前を入れようとすると、人数分の枚数の案内文章を作る必要があり、かなりの手間がかかります。
そこで、案内文章は一つで、印刷するときに、それぞれの方のお名前を差し込んで印刷する機能が「差し込み印刷」で、Word（ワード）とExcel（エクセル）を連携させて使うと簡単に実現できます。
勿論差し込む内容は、名前でなくても何でもOKですし、文章の途中でもOKです。
前置きは長くなりましたが、早速その方法をご紹介致します。
方法
Word（ワード）への差し込み印刷用のデーターをExcel（エクセル）で次の様に作り、名前を付けて保存しておきます。
この時、必ず、1行目を見出し行（フィールド名）にします。
1行目に表のタイトルや、他の物を入れるとうまく差し込むことができないので注意が必要です。
Word（ワード）で差し込み印刷用の文章を作成します。（または、予め作っておいた文章を開く）
リボンメニューの「差し込み文書」タブをクリックします。
「文章入力とフィールドの挿入」グループの「宛先の選択」をクリックします。
「既存のリストを使用」をクリックします。
「データファイル選択」のダイヤログボックが表示されます。
Excel（エクセル）の差し込み印刷用のデーターを選択します。
「開く」をクリックします。
「テーブルの選択」のダイヤログボックが表示されます。
差し込み印刷用のデーターのあるシートを選択します。
「選択行をタイトルとして使用する」をクリックしてチェックを入れます。
「OK」ボタンをクリックします。
データーを挿入したい場所をクリックします。
「差し込み文書」タブをクリックします。
「文章入力とフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
差し込みたいフィールド名（項目）をクリックします。
「<<会社名>>」の様に挿入されます。
これを繰り返します。
もし、上記の様に挿入されずに、次の様にフィールドコードが挿入されてしまった場合は、
（Altキー） ＋ 
（F9キー）を押と、戻ります。
氏名に 続けて「様」などを表示させたい場合は、直接入力します。
これで、差し込み印刷の準備は完了ですので、プレビューで確認します。
リボンメニューの「差し込み文書」タブをクリックします。
「文章入力とフィールドの挿入」グループの「結果のプレビュー」をクリックします。
Excel（エクセル）で作ったデーターが挿入されています。
右にあるデータの「戻し」「送り」ボタンで個々のデータを確認することができます。
確認ができたら印刷してみます。
「差し込み文書」タブをクリックします。
「完了」グループの「完了と差し込み」をクリックします。
「文章の印刷」をクリックします。
「プリンターに差し込み」のダイヤログボックが表示されます。
ここで、印刷するレコードを指定する事ができますが、今回は「すべて」を選択します。
「OK」ボタンをクリックします。
印刷ダイアログが表示されます。
以降は通常の印刷の手順と同様します。
次は、差し込んだ結果をすべて文書として出力する方法です。
それぞれのデーターが差し込まれた状態ですべて個々の文章として作成されますので、個々に一部を修正したいときなどに便利です。
「差し込み文書」タブをクリックします。
「完了」グループの「完了と差し込み」をクリックします。
「個々のドキュメントの編集をクリックします。
「プリンターに差し込み」のダイヤログボックが表示されます。
ここで、印刷するレコードを指定する事ができますが、今回は「すべて」を選択します。
「OK」ボタンをクリックします。
データ分の文書が作成されます。
データ量が多いときはファイルサイズが大きくなりますので注意が必要です。
（例えば、エクセルのデーターが1000件あれば、1000ページになります。）
印刷は通常どうりに「ファイル」タブをクリックして、backstageビューの「印刷」メニューより行います。