前回はマイナンバー制度実施までに
会社が行わなければいけないこととして、
下記7つが必要というお話をさせていただきました。
～マイナンバーのための会社の準備～
【マイナンバー通知開始（H27年10月）まで】
①マイナンバー受領に際しての従業員への周知
↓
【マイナンバー収集開始（H27年10月～12月目安）まで】
②4つの安全管理措置の検討
③マイナンバー取扱に関する規程の作成・就業規則の改定
④マイナンバーの収集・保管・利用・提供・廃棄といった
実際の運用方法の決定
↓
【マイナンバー収集にあたって】
⑤マイナンバー利用目的の従業員への周知
⑥マイナンバーの収集
⑦本人確認
今回は準備のうち、直近の①～④について
ご説明させていただきます。
①従業員へのマイナンバー受領に際しての周知
マイナンバーの通知カードは住民登録されている住所に届くので、
従業員への住民登録の確認依頼や
今後マイナンバーの提供を求めることがある旨を
お伝えしておく必要があります。
②4つの安全管理措置の検討
マイナンバーを取り扱うにあたり、
下記4つの安全管理措置を行う必要があります。
・組織的安全管理措置：
取扱責任者・担当者の決定、情報漏えい時の報告方法など、
体制・組織の整備による安全管理措置
・人的安全管理措置：
秘密保持に関する教育等、従業員の監督と教育による
安全管理措置
・物理的安全管理措置：
取扱区域の管理や機器等の盗難防止、廃棄方法などについての
安全管理措置
・技術的安全管理措置：
マイナンバーを保管する情報システムのアクセス制御等の
セキュリティ対策といった安全管理措置
③マイナンバー取扱に関する規程の作成
①に記載した4つの安全管理措置などを明確化した取扱規程を
原則としては策定する必要があります。
また、就業規則もマイナンバー制度に適した形で
改定しなければなりません。
④マイナンバーの収集・保管・利用・提供・廃棄といった
実際の運用方法の決定
従業員からどうやってマイナンバーを収集するのか、
我々社会保険労務士などに提供する場合はどうするのか、等、
より具体的な運用方法を定める必要があります。
上記②・④といった決めるべきことの多い部分をきちんと決めるために
最もシンプルで現実的な方法は、まず③の取扱規程の作成に着手し、
詰めていく中で②の4つの安全管理措置や④の実運用方法を
検討することだと考えております。
そこで、弊所ではマイナンバー取扱規程等、必要書類の雛型を
作成し、順次顧問先への提供・説明および提案を行っております。
マイナンバーについては流出や不正使用があると、
一番重いものでは4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金
または併科が、流出させた従業員だけでなく、
法人にも科せられることになります。
つまり、会社にとって非常に大きなリスクの要因ともなるのです。
また、上記の準備を見ていただければわかるように、
マイナンバー制度には全社的な対応が必要なので、
経営層がリーダーシップを取り、トップダウンで対応を進めることが
大切です。
弊所では、顧客の皆様に安心してマイナンバー制度に
ご対応いただけるよう、全力でサポートいたします。