【中小企業様向け】はじめてのシステム導入 ポイント

◆システム導入前に考えておくべこととは？

DXの推進、2025年の崖、インボイス制度や電子帳簿保存法の対応など、ビジネスにITは必要不可欠となっています。
中小企業のシステム導入が加速している中、業務システムの導入を検討していても「情報システム担当者がいないため、進め方が分からない…」「一度は導入を試みたが失敗している…」という声も多く、簡単ではないことがわかります。

中小企業がシステムを導入する際のポイントを見ていきましょう。
・対象業務の洗い出し
・目的を明確にする
・フェーズに分けて導入を目指す

業務の洗い出しとは、システム化したい業務を整理することです。どのような作業をしているか、どの部門が担っているか、不要な作業はあるか等々。無駄な業務や重複して行っている作業は多くあり、”なぜ必要なのかわからないが、ずっとこうしているから…”といった業務があるのではないでしょうか。
次に、目的を明確にすることです。例えば “目的：Excelで管理している業務をシステム化することで二重入力・作業時間を削減する”というように、システムを導入することで得たい明確な目的をはっきりさせて、組織内で共有することを意識しましょう。
最後に、フェーズを分けて導入を目指すことについてですが、そもそもフェーズ分けする理由はなんでしょうか。一度にすべての要望を実現しようとすると話が大きくなりやすく、成功が見えにくくなります。第１フェーズで実現させるゴールを設定し、その目的以外のことは第２フェーズ以降のゴールに設定します。段階を分けて進めていくことで、着実に目的実現を目指すことができ、失敗の影響は最小限にとどめ軌道修正がしやすくなります。

◆どんなシステムが良いのか？

システムの主な選択肢は大分類で分けてみると、パッケージシステムかスクラッチ開発の２択となります。
パッケージシステムは、導入コストを抑え短納期で導入できるというメリットがある一方、自社の業務フローをシステムの仕様に合わせる必要があるというデメリットがあります。
スクラッチ開発は、自社の業務フローに合わせたオーダーメイドのシステム導入が実現できることが最大のメリットです。また、1名単位でのライセンス料がかからないことが一般的です。反対に、一から開発していくため時間を要することや安価な導入は難しいといったデメリットもあります。
システム化したい業務に合わせてどちらの方法が適しているか検討し、選択することをおすすめします。

特に中小企業は、システムの機能よりもシステムの使いやすさを優先するとよいでしょう。機能が多く性能が高くても、ユーザーとなる社員が使いにくいと感じる仕様だと、逆に非効率になる可能性があります。初めてシステム化を試みる業務であれば、システムの導入で業務フローが変わることに抵抗を感じる社員も少なからずでてきます。だからこそ、使いやすさを最優先したシステムの導入を検討し、本当に必要な機能に絞って導入を進めていくことが重要といえます。

◆オーダーメイドのシステム開発なら、お任せください！

エイ・エヌ・エスは、オーダーメイドの基幹システム開発を主軸に、創業以来30年以上、多くのシステム関連サービスを提供しております。オーダーメイドのシステム開発や既存システムの再構築を主軸に事業を展開し、システム開発と合わせてインフラ管理・提案も行っています。また、ブラックボックス化したシステムの保守引継ぎや生産性向上・業務効率化のためのデザイン刷新、アプリ開発など、新しいビジネス展開のご支援やIT化やDX推進のための一歩を支援しています。
また、内製化を見据えたシステム開発を検討したいという企業様の相談に応じることも可能です。まずは検討段階、情報収集においても、お気軽にご連絡・お問合せください。

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【2025年の崖】初心者にもわかりやすく5分で解説！

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迫りくる『2025年の崖』問題。2025年の崖と言われるようになった背景や対応策についてシステム会社の目線から解説します！

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システム導入の失敗とは？

◆システム導入で失敗する原因は？

大きな目的として業務効率化のために導入するシステム。しかし、残念ながらシステム導入に失敗してしまう企業もあります。どのシステムにおいても、コストをかけて導入を決めるわけですから、慎重に導入しているにもかかわらず、それでも失敗してしまうのでしょうか。

システム導入で考えられる失敗の原因を考えてみます。

【原因1】準備不足
・導入の目的や業務の対象範囲を明確にできていないままシステムを導入した。
・業務の洗い出しが不十分なままシステムを導入した。
・システム機能の選定ができていなかった。

【原因2】コスト
・フル機能を搭載したが、逆に使いにくく使いこなせない。
・一気にシステム化をはかったため、肝心な課題が解決できていない。
・システム導入後の保守体制や運用方法の検討が十分ではなかった。

上記の失敗の原因をみてみると、目的・課題・実現性が明確になっていないことが失敗の大きな原因になっていることがわかります。なにかを判断する際、「こちらの方が良さそうだから、とりあえずこっちにしておいてください」といったスタンスで決めてしまうと、後からそれが足かせになる可能性があります。なにごとにも共通するかもしれませんが、物事のメリットとデメリットを理解した上で決断するのと、理解せずに決断した場合では、結果に大きな差が生まれるのかもしれません。

◆システム導入で成功するために？

システム導入で失敗しないためには、どのような対策をしておくべきなのでしょうか。
失敗の大きな原因になっている目的・課題・実現性を明確にすることです。

・目的
なんのためにシステムを導入するのか、システムを導入して実現させたいことはなにかを明確にして、会社の全体に周知します。会社全体でシステム導入に対する目的意識をもつことで適切な意見や判断がしやすくなります。

・課題
もっとも非効率となっている業務やシステム導入でまず解決したい課題を洗い出します。その上で、効率化を実現できる業務フローを可視化し、課題を解決するためのシステム導入の選択肢を列挙します。

・実現性
理想とするシステムの導入は可能か、また、一から開発するのであれば理論的にシステムで実現することができるのかを検討しましょう。また、事前にシステムと現状の業務内容との親和性を重視することは大切です。

システム導入には大きなコストが発生し時間も要するため、しっかりと準備し、対策を立てていきましょう。

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【初心者必見】知識ゼロでもOK！インボイス制度の全体像をわかりやすく解説

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2023年10月から導入されるインボイス制度。インボイス制度とはそもそも何なのか、導入後の影響は？いつまでに対応すれば良いの？といった疑問を初心者目線で解説します。

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企業のIT課題解決の考え方

◆企業が抱える課題は自社で解決できるのか?

IT導入の必要性は認識していても、実際にどこから検討をはじめればよいか分からないといった悩みを多く耳にします。

“現場から課題の声は上がるが、どのように解決すべきか分からない”
“経営層からIT導入を指示されたが、必要であろう予算や体制等の理解が得られない”
“システム導入に失敗した経験から、自社に合った方法が分からないため進まない”

このような課題を抱える企業は多いのではないでしょうか。
実際にIT導入を進める上で、例えば、勤怠管理をシステム化するなどというように、システムで管理したい業務が明確であれば、自社内で情報収集や業者選定が可能と想定できます。しかし、全社で利用する基幹システムを新たに導入することに加え、必要なIT導入も進める、というような大きなプロジェクトになりえる場合は、情報システム部門等の体制がしっかりしている場合を除き、自社の社員のみで対応するのは難しいことも多いでしょう。このようなプロジェクトの場合、●●業務をIT化すれば年間▲▲円の人員コスト減に繋がるといった分析や、あえてシステム導入の必要はないといった判断も必要です。優先して解決する必要のある課題を精査して進める必要もあることから、経営に関する知識や業務知識、IT技術においても幅広く知見が必要です。

◆IT課題解決の方法とは？

このような課題を外部に相談・委託しようと考えた場合、どこに相談すれば良いか悩まれる企業担当者も多いと思います。
一般的に思い浮かぶのは、システム開発会社ですが、展開している事業や支援方法、サービスは各社様々です。

システム開発においては、IT＝エンジニアが担うもの！といったイメージある方も少なくないかもしれません。エンジニアは、プログラミングスキル、システム設計スキル、システム開発に伴う要件定義スキル等が主な保有スキルであり守備範囲です。
どのようなシステムが自社にとって適切かといった内容においては、経営戦略や業界に関する助言、システムや業務の分析、IT投資への企画書・RFPへの落とし込みなどの経験や知識が必要不可欠です。エンジニアはシステムを作ることはできても、どのようなシステムが良いかといった点については、PMレベルの相当な経験者ではない限り判断しかねるでしょう。そのような場合は、ITコンサルタント等の専門家や顧問等を、経営層が主導して導入することで大きく舵が切れると考えられます。経営戦略を立てた上で、課題の明確化、業務効率化を実現する計画をしっかり立てておくことをおすすめします。

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システム導入のスケジュールについて

◆システム導入までに想定しておくべきスケジュール

スクラッチ型のシステム導入を検討する時、導入までのスケジュールを立てておく必要があると思います。しかし、一般的に導入までにどのくらいの期間が必要なのか分からず、予定が立てにくい部分でもあるのではないでしょうか。もちろん、仕様確定まで協議する期間や開発するシステムの規模によって期間の目安は異なります。一般的にスクラッチ型のシステム開発の場合、最短で6ヵ月程といわれることもありますが、自社で導入するシステムはどのくらいのスケジュールを見込んでおくべきかを把握した上で、検討する必要があるでしょう。

スケジュールを立てる上で、導入までの工程を理解しておく必要があります。
大きく分けて、「要件定義→設計→開発→検収→導入」の流れで各工程を完了させていくこととなります。

・要件定義
主に“どんなシステムにするか”を考える工程です。
要望や要件が多い、業務内容が明確になっていない等、まとめるのに時間がかかる状況であれば協議の時間を多く要します。目安としては、約1ヶ月間を基準にみておく必要があるでしょう。

・設計
画面の見え方を決める外部設計には、数週間から約1ヶ月間の期間を想定しておくとよいでしょう。ユーザーが一番目にすることが多い画面のため、見やすさや使い勝手を考慮して協議する必要があります。外部設計が完了すると、プログラムの構造を決める内部設計(＝詳細設計)を行います。内部設計は、開発側が作業する工程です。

・開発
設計で決まった仕様の通りにプログラミングを行います。開発側のプログラマーが担う工程です。開発に要する期間は設計段階で目途を立てることになりますが、開発側の人員によって期間が左右されるかもしれません。

・テスト(検収)
各プログラムに不具合がないかをテストする単体テスト、プログラム同士の連携ができているかをテストする結合テスト、ユーザーの使用環境でテストする運用テストまで、不備なくできているか、各視点で検収を実施します。すべてのテストを通して１ヵ月半～２ヵ月間の期間を見込んでおくと良いでしょう。

◆開発手法に応じた期間の変動もある！

どの開発手法を取り入れるかによっても、スケジュールは変動します。一般的な開発手法は大きく分けてウォーターフォール型とアジャイル開発型で分かれます。

・ウォーターフォール型
前述した工程ごとに、ひとつの工程が完了次第、次工程へ進む流れで開発していく、もっとも一般的な開発手法です。ひとつの工程が完了してから次に進むことで全体的な流れを把握しやすく、スムーズに作業できるのが特徴で、進捗管理がしやすいといったメリットがあります。ひとつの工程が完了しない限り次工程には進めないため、要件が明確でないと完了までに時間を要することが想定されます。また、随時仕様や要件の変更が想定される案件の場合は不向きな開発手法といえるでしょう。

・アジャイル開発型
主に短期間で開発することを目的とする案件によく用いられる開発手法です。小さい範囲の工程を短期間で完了させ、それを繰り返し行うことで進めていきます。要望や要件が出た時点で修正や変更に対応しながら進めていくことができるメリットがありますが、本来目指すべきゴールまでのスケジュールが読みにくいことが想定されます。スケジュールを決めすぎずに明確にゴールを決めておくか、反対にあまり細かく仕様を決めずにスタートさせて柔軟に対応するか、を前提にできればアジャイル開発が向いている案件かもしれません。

導入したいシステムの規模がもっともスケジュールを左右しますが、開発手法によっても差が生じます。まずは、自社が導入したいシステムは、どのくらいの規模のものなのかを知ることが重要かもしれません。
反対に、●●年●月までに導入というように、予め期日が決まっている場合、期日までにどこまでのシステムが導入できるかを逆算していく必要があります。

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【システム開発】UIUXデザイン編～IT投資のポイントとは？～

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生産性・効率性を高めるシステムの秘訣はデザインに？ ユーザーフレンドリーを実現するUIUXデザインについて漫画でご紹介します。

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システム開発の失敗、その原因は？

◆システム開発でよくある失敗とは？

IT活用が一般的になり、各企業はシステムによって生産性向上や業務効率化を実現させようとしています。しかし、多額のシステム開発費用を投資しても、システム開発の失敗は往々にして起こり得ます。たとえスケジュール通りの期限と、予算内の費用で導入ができたとしても、導入効果のないシステムであれば意味がありません。システム開発でよく挙げられる失敗を見ていきましょう。

【失敗１.　現場の担当者の要望だけを組み込んだシステム】
一見すると、ユーザーとなる現場担当者の要望を組み込んだシステムが理想のように感じます。もちろん、実際にシステムを利用するユーザーの状況を把握しなければ、開発はできません。しかし、ユーザーはシステム全体を把握しているわけではないため、あくまで自身の利用する範囲で使い勝手や要望を挙げるでしょう。人によって使いやすさの基準が異なることも多く、他の機能との兼ね合いが考慮されないまま開発すると複雑化してしまうケースも少なくありません。

【失敗２.　社内またはIT部門で要件をまとめられない】
「どんなシステムを作りたいか」、「そのシステムを使ってどのようなことを改善・実現させたいか」といった情報をできるだけ具体的にまとめ、開発会社に伝える必要があります。曖昧な部分やまとまっていない要望は、システムにそのまま反映されます。具体的にまとめた要件は、現場担当者のユーザーに説明し、認識を合わせておくと良いですが、業務の変更がある場合は理解を得るのに時間を要するかもしれません。

【失敗３.　機能の必要・不要を見極めない】
要望が膨らむと、様々な機能を搭載したシステムになりがちですが、本当に必要かを見極める必要があります。上述したとおり、システムは使えなければ意味がありません。機能を盛り込みすぎると複雑化し、齟齬が発生しやすくなります。便利な機能ではなく、必要な機能のみで構成されたシステムにするという意識がないと、どんどん要望が膨れ本来の目的が見えにくくなってしまいます。

上記は依頼企業側に起因する失敗例の一部ですが、システム開発会社の人員不足や技術力不足も原因となります。昨今では、エンジニアの人員不足が課題となっているため人員を揃えること自体が難しいことで開発に着手できないケースやプロジェクトが中断してしまうケースも発生しています。

◆舵を切る人とコミュニケーションの重要性

失敗例で共通しているのは、「きちんと舵を取る人間がいるか」ということではないかと考えられます。情報システム部門や知見のある担当者がいない企業は、要件のとりまとめやどのシステム導入方法が適しているかを専門のコンサルティング会社に相談・委託するというのもひとつの手です。
また、社内や社外とのコミュニケーションが密に取れているかどうが、システムの質に左右します。自身の頭にあるものを説明して、相手にまったく同じものを想像させるのはとても難しいことです。「甘い赤い果物がほしい」と言っても、りんごを持ってくる人もいれば、いちごを持ってくる人もいるでしょう。社内外問わず、様々な知見を持った複数の人が介入するプロジェクトにおいては、しっかりと密にコミュニケーションを取らないと本当に実現させたいことや課題がしっかりと共有できないかもしれません。
どんなシステムがほしいかということよりも、システムで実現させたいことと、どんな課題があるのかを明確にして、しっかりと共有することが重要といえそうです。

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システム開発の上流工程について

◆上流工程について知る

システムは、要件定義や設計、開発、テスト等、各工程を経て作り上げられます。その中で主に要件定義と設計に関する“上流工程”と言われる工程についてみていきます。
日本ではよく、「ウォーターフォール型」の開発手法が採用されていますが、上流～下流に進むように工程ごとに完了させていく方法です。
上流工程に位置する業務は、「要件定義」「設計」と言われる工程です。顧客の要望を分析し、どのようにシステムで具現化していくかという土台作りの工程といえます。上流工程では、以後のプロジェクトの成功・失敗を左右する重要な工程であることから、全体に与える影響も大きい工程です。
要件定義では、要望や解決したい課題に対し、どのようなシステムにするのか必要な機能や搭載する機能を明確に定義します。
設計工程では、要件定義で集約した情報を元に、システムにどのような機能を実装するかを明確にする基本設計を行い、その後、実際に開発する際にエンジニアに向けて必要となる詳細設計を行います。

◆上流工程に必要なスキルとは？

上流工程の出来によって、下流工程の業務は大きく左右されます。上流工程で不備が生じた場合、高い割合で下流工程に影響がでます。プログラムの修正が必要になることや、納期が大幅に遅延することもあります。上流工程で求められるスキルは大きく分けて、ヒアリングスキル、調整スキル、設計スキルです。

1. ヒアリングスキル
要件定義を実施するにあたって、必要不可欠なスキルといえるでしょう。
顧客の要件や抱えている課題を上手に洗い出し、どんな作業効率化を望んでいるのか、システムでどこまで実現させたいのか、ヒアリングした情報をいかに整理しながら提案ができるかで差がつくスキルといえるでしょう。

2. 予算・納期等の調整スキル
顧客との予算・納期の調整は、上流工程で行う業務のひとつです。
予算管理等は、ITスキルとは無関係のように見えますが、予算内で実現させるシステムの品質の良し悪しに関わってきます。、また、チームが円滑に回るよう、スケジュール調整やタスク管も大切な役割のひとつです。

3. 設計スキル
設計には、システムを稼働できる状態までの全ての設計が必要です。
例えば、仕様書に細かいサーバー要件やプログラミング言語の指定がなかったために、下流工程でトラブルが生じるケースもあります。コーディングやテストの実施方法などについても、分かりやすく具体的な指示ができるスキルを問われます。

上流工程は、システム開発において重要な計画立案を担っています。上流工程は開発の初期段階に該当し、顧客からの要望や課題をシステム設計へとつなげていく工程です。下流行程へ続く根幹となるため、上流工程はシステム開発において、非常に大切な工程であるといえます。

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