見える化 －コントロールできないものはどうしようもない
見える化経営コンサルタントのかわい たかしです。
見える化小道具で予算の話をしています。
経費の予算はそれをコントロールできる部署が
その費用を予算化するべきです。
ただ、これは本当に事業の形態によって異なり、
ここでこの費用は～部が持つべきとはいえません。
例えば普通の中小企業で電話代と言えば総務部など
の管理ではないかと思いますが、テレアポをやっていたり
コールセンターなどがあればその電話代は営業や
コールセンター統括の部署が管理しないとコントロール
できません。管理可能費を該当部署が予算化する
というのが通常です。ただ、ここにはまだまだ
単純でない問題があります。
見える化 －経費予算細かく見るとわからなくなる
見える化経営コンサルタントのかわい たかしです。
見える化で小道具として予算の話をしています。
経費予算ですが、費目をとにかく細かく管理している
お客さんを特に大企業でよく見ます。
たとえば通信費の中の郵便をDM、普通国内郵便、
普通国際郵便、書留と分けていたりなどです。
すると、まともに印刷すると細かい文字でA３で2枚
になったりします。これは一概に悪いとは言えませんが
、現場レベルはともかくマネージメントレベルでは
このような細かい管理はかえって全体像が
見えなくなります。マネージメントレベルでは
A4の一枚、それも老眼鏡をかけなくてはならない
ような細かい文字でなくてです。
そして、異常な変動があればドリルダウンできるような
仕組みが良いですね。ドリルダウンとは、
たとえば普段は通信費一本なのですが
電話代とと郵便代、そしてその中を国際と国内とかどんどん
細かく見ていけるような仕組みです。
このあたりの分け方はその企業における活動の
重要性に依存しますよね。
見える化ー積み上げ経費予算
見える化経営コンサルタントのかわい たかしです。
見える化の小道具で今回は経費予算の話です。
比較的どこの会社でも行われていますが、
単価 ｘ 回数で積み上げていくのが通例です。
その中には家賃のように月一回の発生のものも
ありますし、出張交通費のように月何回もある
ものもあるでしょう。その中では単価が適切か、
回数は必要以上ではないかを検討していくこと
になります。電気代や通信費といったものは
前年の使用状況を見て判断していくことになる
でしょうが、一時的な費用などは除いて
おかなければなりません。たとえば、大規模な
クレームがあったので一時的にフリーダイアルを設置
した費用などは翌年の予算には盛り込まないです。
また、東京の会社は今年の夏の電気代のまま
来年予算を立てると(節電を続けることが可能で
あればそれは素晴らしいですが）足りなく
なるかもしれません。
本当は予算を積み上げでつくる意味のひとつは
翌年以降の活動をきちんとゼロベースで見直す
ことにあります。なんとなく惰性で予算をつけて
使っていないのかをもう一度見るチャンスなのです。
ただ、往々にして予算もついているし、やめるのも
いろいろ角が立つのでそのままにしておこう
というのが通常ではないでしょうか。