人に読ませる工夫を考えてみます。
伝える文書をつくるのはなかなか難しいものです。
長い文章で伝えようとすると
・読む意欲が湧かないと読んでくれません。
・読んで理解できないと意味がありません。
そこで、書いた文書が、きちんと読まれて、意図した情報が正しく伝わるには、「読ませるための工夫」が必要です。
読ませる工夫は、この２つです。
①パッと見た瞬間にだいたいの内容を把握
「文書の組み立て」前説のようなものが必要になります。
●読む理由をわかりやすく明快に提示
●主張の組み立てが分かりやすい
②読み手にとって価値があると感じる表現
「分かりやすい表現」複雑に表現を組み合さずに簡潔に表すことが必要になります。
●分かりやすい表現の工夫
●主張を端的に表現
この２点を意識することはして文書を作成してみると、内容はガラリと変わる事請け合いですよ。
中小企業の社長はこのように思いがちです．．
「なぜ、自分と同じように仕事ができないのか？」
「なぜ、自分と同じように一生懸命やらないのか？」
「なぜ、自分と同じように自分で考えないのか？」
このようにメンバーに望んでいませんか？
ついメンバーの能力や意欲の問題にしてしまいがちです。
そしてついつい、こう言ってしまいます。
「やる気を出せ！」
「しっかりやれ！」
これで結果を出すメンバーがいるでしょうか？
抽象論・精神論では、期待通りに動けないのです。
モチベーションの上下で結果が違っても困ります。
社員は、結果を出せる具体的な行動が分からないのです。
だから自己流の結果がでない行動を選びます。
結果のでない行動なので、結果がでないのです。
社員の立場で考えると、
・何をすれば良いのか分からない･･･
・正しいやり方が分からないから期待通り動けない･･･
・どこが悪いのか分からないから成長できない･･･
・「やれそう」だと思えないので不安･･･
その結果
褒められる期待通りの結果が出ないので、やれるという自信が持てなくなります。
「やる気を出せ！」とだけ言われると、言葉では「頑張ります」といったところで、心の中では不満や諦めが積み上がっていきます。
会社には仕組みが必要なのか？というご質問をよくいただきます。
一つお聞きします･･･、
会社の運営方法としては、どちらが良いでしょうか？
Ａ「仕事の仕組みが弱い会社」
これは優秀な個人に依存している会社です。
よくある事象が、仕事の仕方はその人が指示し、それなりに業績もあがっている会社
社長は一生懸命働くという考えを成果を上げていることにしか着目できず、成果を上げられない人はムダだと考えがち。
でも、優秀な個人に辞められると･･･、業績が落ちてしまう、カバーできる人材がいない、どうやって取り組んだが形跡が残らない･･･。
そして、いつもいつも人材不足を嘆く。
Ｂ「仕事の仕組みが充実している会社」
会社の仕事の標準が決まっている会社です。
こんな会社です･･･、普通の人でもそれに乗っかればそれなりの成果を上げられるように見える会社
社長もヒトはしっかりとルールと手順を最低限レクチャーすることでそれなりに活躍してくれるはず。
だから時間を割いてでも仕組みをつくりたい。
ちなみに、仕事の仕組みが弱い会社の社長の口癖は･･･
「優秀な社員が欲しい」です。
５年も１０年も、何年も同じことを言っているような気がします。
そして改善しません、悩みづづけます。
普通の人が優秀な働きをする「仕組み」が必要です！
仕組みをつくるもう一つの理由、実は社長が「会社の状況がわかる」からなんですけれどね。
これは常日頃から心がけていることでもありますが、
なぜ働くのか？
お金のため？？？
これだけが目的になってしまうと、働いていることもなんかわびしく思えてきます。
ヒトは仕事や働くことの意味を理解して、価値を見出すことができれば、よりやる気がみなぎ、自立して動いてくれる動物であることがわかっています。
物事に意味を伝えるためには、「理論のハシゴ」という考え方が有効です。
なぜ？なぜ？と問いかけていく考え方です。
個々の働く意味や仕事内容を大きな目的へ抽象化することで、メンバーの目線を上げさせます。
それをメンバーが自覚すれば、ＯＫです。
そのような状態になると目的を"自分自身"に置くことができる状況になっていますので、自立心を持って動いてくれるものです。
そうはいっても現実的 にはなかなかうまくいかないものですが。。。
「一体感をつくりだす」
仕事のできる人は、「一体感をつくりだす」ことが上手です。
以前、人の心を一瞬にして魅了してしまうマネジャーと働いていた時のことです。会社の何人かが、「あの人と一緒に働いてみたい」と言うのです。いったいどうやって人を魅了してしまうのだろう、と興味をもちました。
その結果、相手との「一体感」をつくりだすのが、とても上手な人だということがわかりました。
上下関係がなく、常に対等の仲間という意識で対応される方でした。
そして、相手の懐にフワッと入っていくのが上手でした。
要するに、仕事のできるマネジャーは、自らから仲間へと歩み寄っていくことができるのです。
一体感をつくりだすのが上手なマネジャーは、「この人と一緒に仕事をしたい」と思う気持ちをも つメンバーや周囲の人たちが、仕事を喜んで手伝ってくれますから、本来自分がやらないといけない仕事だけに集中することができます。
だから、結果として成果を上げることができるのではないでしょうか。
