29．介護記録を取る／開示請求する際の注意点 ― 囲い込みを防ぎ、親の権利と家族の関係を守るため

高齢親の囲い込み解消コンサルタント、公認会計士・税理士の白岩俊正です。


私は、高齢になり介護を受けるようになった親を、きょうだいの一人が囲い込み、他のきょうだいに会わせない――いわゆる「高齢親の囲い込み」でお困りの方をサポートしています。

 

自己紹介など

1. 自己紹介

4．無料オンライン相談(30分)を受付しております(2025/7時点)。詳しくは以下のホームページをご覧ください。

 

 

29．介護記録を取る／開示請求する際の注意点―囲い込みを防ぎ、親の権利と家族の関係を守るために―
 

「最近、きょうだいが介護先との窓口を独占し、こちらには何も共有されない」

「施設に問い合わせても“家族代表者からの依頼のみ”と言われてしまう」

 

こうした相談が増えています。囲い込みの渦中では、感情が揺さぶられる一方で、判断の土台となるのは客観的な記録です。
 

本記事では、実務と心理の両面から、

 

①家族が自分で取る介護記録の作り方

②施設・事業者に対する記録の開示請求の要点

③断られた場合の対応

 

を整理します。

 

なお、以下は一般論であり、個別の法的助言ではありません。具体的な紛争や手続きは弁護士等の専門家へご相談ください（非弁行為を避けるための注記）。

 

 

 

1．なぜ「記録」が要になるのか

 

書面上の表現（事実）

  • 事実の時系列が可視化され、面会制限・身体状態の変化・事故対応・費用の流れ等を第三者に説明できる。
  • 介護サービスの質改善や、担当者会議での建設的な議論に資する。
  • 紛争・後見・苦情申立て・税務申告（医療費控除等）での裏付けになる。

心理的な内面仮説（背景理解）

  • 記録は「相手を責める道具」ではなく、「不安を言語化し、関係を整理する枠組み」。
  • 感情と事実を分けて残すことで、無用な対立を避け、交渉の余地を残す。
 

 

2．家族が自分で取る「介護記録」――今日からできる実務

 

記録する項目（最低限）

  1. 日時・場所・関与者（職員名・部署を含む）
  2. 面会・連絡のやり取り（要点、相手の回答、次の約束）
  3. 親の様子（食事量・睡眠・表情・発言・痛み訴え、転倒痕の有無など）
  4. 重要イベント（転倒・発熱・受診・身体拘束の説明・同意取得の有無）
  5. 介護サービスの提供内容と所要時間（分かる範囲で）
  6. 金銭関連（領収書、預り金の出納、交通費メモ）
  7. 添付（写真・文書の写し。施設ルールに従い、他入居者の映り込みに配慮）

書き方のコツ

  • 事実／評価の分離：「看護師Aが13:20に“解熱傾向”と説明」までが事実。「安心した」は評価。
  • 固有名詞と数字：人名・部署・体温・時間・回数を入れる。
  • 一次情報優先：伝聞は「Bさんからの伝聞」と明示。
  • 一件一葉：1出来事＝1ページ（または1ノート）で検索性を高める。

フォーマット例（簡易テンプレ）

  • 表題／通し番号
  • いつ（日時）／どこで／誰が
  • 何が起きたか（事実）
  • こちらの要望・合意点・次回確認事項
  • 添付（写真・領収書・通知文など）

NGと注意

  • 無断の録音・撮影、SNSでの拡散（プライバシー・施設ルール違反の恐れ）。
  • 感情的表現や断定的非難のみの記載（交渉の障害）。
  • データ散逸（クラウド＋紙バインダーの二重保管を推奨）。
 
 

 

3．施設・事業者が保有する主な記録（概観）

  • 介護過程：アセスメント、ケアプラン、モニタリング、サービス提供記録（介護・看護）、担当者会議録
  • 安全管理：事故・ヒヤリハット報告、再発防止策、身体拘束の実施記録と根拠
  • 医療・服薬：服薬管理表、医師指示書、受診記録、検査結果の受領状況
  • 連絡・面会：面会簿、苦情・要望・回答記録、連絡票
  • 請求関連：介護給付の算定根拠、利用明細、預り金出納
    ※保存年限や開示範囲は、サービス類型・規程で異なります（概ね数年単位）。古いものは残っていない可能性があるため、期間を特定して請求するのが合理的です。
 

 

4．開示請求の基本設計

 

誰が請求できるか（原則）

  • 本人
  • 代理人（本人の委任状＋本人確認書類）。
  • 法定代理人（成年後見人等。審判書謄本・登記事項証明の提示）。
  • 家族でも、本人の明示同意があれば可能な場合が多い。判断能力が不十分な場合は代理権の確認が要。

事前に揃える書類

  • 本人確認（写し）／請求者の本人確認
  • 続柄の分かる公的書類（必要に応じて）
  • 代理権の根拠（委任状、後見登記事項証明等）
  • 請求の目的と利用範囲（苦情解決、本人理解、医療連携等。対立色の強い表現は避ける）
  • 対象期間・対象文書の特定（例：2025年4–6月のケア記録と事故報告）

方式・費用

  • **閲覧のみ／写し交付（紙・PDF）**を選択。
  • 手数料や準備期間は規程依存。早期に相談し、相手の作業負担に配慮して分割交付も可。

文面テンプレ（要約）

介護記録等の開示・写し交付のお願い
貴施設に入所中の○○（生年月日：…）の家族△△です。本人同意（別紙）に基づき、下記の期間・文書の開示（写し交付）をお願いします。

  1. 対象期間：2025年4月1日〜6月30日
  2. 対象文書：ケアプラン、サービス提供記録、事故報告、面会簿の該当部分
  3. 利用目的：本人状態の把握と家族間の情報共有、今後の支援方針検討
  4. 交付方法：PDFデータ（パスワード付）可。費用は貴規程に従い負担します。
  5. 連絡先：…
    以上、業務ご多忙のところ恐れ入りますが、可能な日程をご教示ください。
 
 

 

5．断られた場合の丁寧な打開策

 

よくある説明と返し方（攻撃せず、根拠と配慮で）

  • 「家族代表者のみ対応」→「代表者一本化の方針は理解します。本人同意書と委任状を添付しますので、期間と文書を限定して交付いただけますか」
  • 「個人情報なので…」→「本人の自己情報の開示であり、同意書を同封しています。第三者情報はマスキングで構いません」
  • 「作業が大変」→「負担軽減のため、最近3か月分のみ先に、残りは次回で結構です」

外部の関与

  • まずは地域包括支援センターや自治体の高齢福祉・介護保険担当に相談。
  • 明白な不当拒否や権利侵害が疑われるときは、弁護士への相談も選択肢。
 

 

6．記録を「活かす」整理術（実務）

  • タイムライン化：自作記録と開示資料を同じ時系列に並べる。
  • エビデンス束ね：一件一束（出来事→証拠→相手説明→当方要望→結果）。
  • 争点マップ：面会、転倒、金銭、医療連携などテーマ別に論点を見える化。
  • 合意の文書化：口頭合意→メール要約→議事録→サイン、の順で確度を上げる。
 
 

 

7．囲い込みを予防する「先手」

  • 同意書の事前取得：判断力が十分なうちに「家族間共有に同意」文面を作成。
  • 家族代表者の合意メモ：複数連絡先を施設に登録し、情報共有ルールを文書化。
  • 委任契約・見守り契約：親と子の間で、連絡受領・情報取得の権限を明確化。
  • 後見・任意後見の検討：判断能力低下に備え、誰が代理権を持つかを早めに設計。
  • 証憑の保存：領収書・明細は確定申告や費用精算の根拠。医療費控除の可能性もあるため、年単位で保管。
 

 

8．よくあるQ&A（要点だけ）

 

Q：費用はどれくらい？
A：規程によります。写しの枚数・方法で変動。事前に見積り依頼を。

 

Q：第三者情報は見られない？
A：他入居者や職員の個人情報はマスキングが一般的。本人に関する部分は原則対象。

 

Q：本人が同意してくれない
A：本人の意思が最優先。説得ではなく、理解のための説明と小刻みな共有から。どうしても必要な場合は法的代理の検討を。

 

Q：相続人は亡くなった親の記録を取れる？
A：取扱いが分かれる領域。目的・範囲を明確にし、施設規程や専門家の助言に沿って進める。

 

Q：録音・録画は？
A：施設ルールと法令に配慮。事前許可と限定利用、第三者の写り込み回避が基本。

 

 

9．まとめ――安心・理解・行動へ

  • 囲い込み下では、感情と事実を切り分ける記録が力になります。
  • 開示請求は「攻撃」ではなく、本人の生活の質を高めるための情報連携です。
  • 期間・文書を限定し、相手の負担に配慮した丁寧な依頼が、結果的に最短距離。
  • 断られても、粘り強く・礼節を尽くしてステップを踏めば道は開けます。

 

（注）本稿は一般的解説であり、特定の事案に対する法的助言ではありません。手続・紛争対応は弁護士等の専門家にご相談ください。

 

 

 

 

 

ブログのご紹介

ブログ主宰 しらいわ は以下のブログも作成しています。併せてご覧ください。

1. 自己愛性ハラスメント対策室  ～ 感情的な人に振り回されている方向け～

2. 高齢親の囲い込み 解放アドバイザー  ～ 介護が必要になった高齢親が自分以外のきょうだいに囲い込まれて会えなくなった方へ～

3. 家族心理学・家族療法スクール オンライン ～ 家族関係に悩む方や支援職のための学びの場。家族との距離の取り方や関係性の見直しに役立つ知恵を、心理学の視点から発信

 

4. あなたのメンタルを守りたい (休止中)～心が少し軽くなるメンタルケアの情報を発信中～

5. インナーチャイルド解放コーチ しらいわとしまさ (休止中)幼少期の心の傷が未処理のため大人になっても生きづらさを感じる方へ

6. 感情の地図 〜EQナビゲーターが届ける“心の航海術”(休止中)～感情と向き合う「心の航海術」を発信中

7. 女性起業家×アドラー心理学(準備中)