会計事務所応援 ブログ -564ページ目

「有益な情報」を引き出す習慣とは

みなさん、こんにちは。
会計事務所応援隊、隊長の木村です。


先週9月17日金曜日、私ども株式会社エヌエムシイ
本社にて、CASH RADAR新システム に関連した
研修会を開催いたしました。


4事務所が受講されましたが、
今回はすべて顧問先数が200件以上と、比較的規模の
大きな会計事務所の先生にお集まりいただきました。
みなさん成功体験を積み重ねていらっしゃる方
ばかりです。


成功している先生方に共通して感じるのは、
「情報を吸収する意欲」「感謝を伝える気持ち」です。

今日は、そのなかのL先生をご紹介します。


大変勉強家で、なおかつご自身の事務所の業務ノウハウを
全国の会計事務所様に提供している方でもあり、
会計業界では知名度の高い先生です。


そんなL先生は開業以来、研修会は必ず「最前列」
で受けると決めているそうです。今回受けていただいた
研修も一列目で真剣にメモを取られていました。
講師をしている私としても、本当に気が抜けません。


研修後に先生方と会合を行いました。
そこでもL先生はとにかく情報の収集力が凄いのです。
例えば、顧客拡大につながるセミナー情報や、
所内で問題になりそうな人事トラブルの解決方法など、
短時間のうちに、周りの先生などから
あっという間にヒアリングしてしまう
のです。


「すごいなぁ。」の一言に尽きますが、
その秘訣が二つほど、わかった気がします。


一つ目は、情報を引き出す前に自分自身が、
聞き手にとって興味深い情報を先んじて

提供しているのです。

「良い情報を聞いた」と感じれば、

相手に「良い情報を教えてあげたい」と反射的に思うものです。


二つ目は、情報提供者に深い感謝の気持ちを伝えている
ことです。
「今日は本当に良い話を聞きました。ありがとうございます。
早速使わせてもらっていいですか?」の一言で、
「もっと何か教えてあげたい」となるのが人情ですよね。


実は、今回お集まりいただいた税理士先生、
みなさんが同様の習慣を持ち合わせていました。


私も、所長先生とお会いするたび、
多種多様な情報提供をいただく機会に恵まれます。
その際、より有益な時間を共有させていただくためにも、

「先方の欲している情報を先読みして提供する」
「いただいた情報に深い感謝の意を表す」


基本ではありますが、この二つをより磨いていくことで、
コミニュケーションが深まり、
核心に触れるような情報を得ることができるのだと
思いました。




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「会計事務所つれづれ日記」



日々の朝礼で何を行うか

みなさん、こんにちは。
会計事務所応援隊、隊長の木村です。


朝一番で事務所にお邪魔すると、
よく朝礼を行っている場面を目にします。


日々の業務報告、社是の唱和や、所長先生の

お話が主ですが、
なかには職場や事務所周りの掃除、ラジオ体操など
体を動かす時間を設けたり、
業者から支給される教材を使って簡単な
ディスカッションを行うところもあります。

色々趣向が凝らされていて、とても興味深いです。


職員人数が少ない事務所でも、
きちんと形式を作って日々実施しているところは、
数年後お邪魔すると、業績がのび、職員数が増えて
いることも多いように感じます。


気がつけば最近、「職場でのユニークな朝礼」で
業績がのびた企業
を取り上げたテレビ番組や出版が
増えてきました。流行なのでしょうか?


私が会計事務所の朝礼に参加させていただいた際に、
いつも気にしているのが、
「職員さんの3分間スピーチ」です。


これを実施しているところが多いのですが、
おおよそ3分という短い時間に自分が思ったり、
感じたことをコンパクトにまとめて相手に伝えると
いうのは想像以上に難しい
行為だと思います。


私自身の職場も「3分間スピーチ」を行っていますが、
たった3分にも関わらず、聞いている社員の笑いを
とったり、関心をひきつけたりする人もいれば、
2倍以上の時間をかけてしまったわりには、
結局何をいいたいのか全然伝わらない人もいます。


話すジャンルは人によって様々ですが、
「自分の伝えたいことをコンパクトにまとめる」
これは日々の仕事を行ううえでとても重要です。


日常業務の繰り返しのなかで、これを鍛えるには
「朝礼」が一番
ではないかと私は思います。


私の部署でも、まだまだ新人だと思っていた社員が、
「なるほど」と感心させられるようなスピーチを
しているのを聞くと、


「自分ももっと頑張らないといけないな」と、
改めて気が引き締まる思いがします。


みなさんの事務所では、どんな朝礼を行っていますか?



 


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顧問先企業の財務データ保管に不安はありませんか?

みなさん、こんにちは。
会計事務所応援隊、隊長の木村です。


私達は、1年でのべ100件以上の会計事務所を
訪問しますが、
会計システムを扱っている職業柄、どうしても目が
行くのは、事務所にあるサーバ機器類です。


どんなに敷地の狭いところでも、たたみ1~2畳ほどの
スペースを占有しており、
なかには「サーバルーム」として部屋一つをまるまる
充てている事務所も意外と多いものです。


場所がもったいないと思いませんか?


くわえて事務所に存在するサーバのほとんどが、
■会計システムによる顧客の財務・税務、その他情報
■所内で利用するグループウェアの情報
を処理し、その結果を記憶媒体に保存しています。


私どものお客様もサーバで処理したデータをDATテープ、
MOディスク、外付けHD等に保管するのが一般的です。


お客様の大切なデータということで、
さらに慎重な会計事務所になりますと、
万が一のことを考慮して、
その記憶媒体を鉄製の金庫にしまったり、
所長先生のご自宅に日々持ち帰ったり
する
ところもあります。


果たして、この方法は最善と言えるのでしょうか。


例えば、事務所が火事や盗難に遭ったり、
記憶媒体が壊れてしまったら一貫の終わりです。
実は、個々の事務所で情報を管理するのは
大きな危険をはらんでいる
のです。


ところが技術の進歩によって、クラウドの
サービスがスタートし、サーバも記憶媒体も
要らず、自動でやってくれる時代がきました。


例えば「 CASH RADAR新システム 」なら、
最大で9年間の会計・給与データを処理・保管する
データセンターを備えています。
つまり、会計事務所にサーバを置くスペースも、
記憶媒体を消失するリスクも負わずに
安心して日々の会計業務をこなせるのです。


少々、宣伝のようになってしまいましたが、

訪問したすべての事務所サーバ機器が無くなって、
広々としたスペースを有効に使える日が
一日も早く来て欲しいと切に願っています。


 


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