会計事務所応援 ブログ

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“紙の原始資料”は一切預からない方針

みなさん、こんにちは。

先日はじめてお話しさせていただきました、
30代の税理士先生のお話です。

新規設立法人、あるいは、
開業から数年で伸び盛りのIT企業など
若手経営者を中心に顧客拡大を進め

急成長の只中におられる事務所。

父親の税理士先生は、
老舗大手事務所を経営され地元では有名な方ですが、
ご本人は、本拠地から遠く離れた
大都市にゼロから拠点を構え、
新しい会計事務所のスタイルを模索されていました。

開業からまだ数年ということで、
人の採用も顧客拡大も手探りとおっしゃっていましたが、

その言葉があきらかに謙遜であることを示すように
信じられないスピードで顧客拡大されています。

何と昨年は、年間で新規契約が3桁に届いたとのこと。

10名にも満たない規模では、
ありえないペースです。

しかし、先生曰くこれでも
まだご自身の計画には届いていないとのことでした。

信じられないのはもう一つあります。


原則記帳代行で契約しているそうなのですが、

原始資料等は一切現物を預からない。
すべてデータ化したものをクラウド上に
アップしてもらう前提で

サービス運営しているのです。

顧客とのコミュニケーションは、
Web会議かご来社、

新規契約締結時以外は基本訪問はしておらず、
お客様先に資料を回収に行くどころか、
現物の郵送すらNGとのことなのです。

「"それでもいい”というお客様だけでいいんです」

と先生。

私たちのグループ税理士法人でも、
基本サービス体系は、類似点が非常に多いのですが、

さすがに原始資料をお客様先で、
すべてデータ化まで行っていただいているのは、
いまだ少数派。
郵送で送られた現物を所内でスキャンし、
データ化している状況です。

当然ですが、それらに携わる人員を
一定数内部に抱えています。

ところが同事務所は、少し乱暴な表現をするならば
お客様から預かった資料データは、
そのまま代行センターにアウトソーシングするだけ。

センターで入力された仕訳データを、
税務会計的観点からにチェック、補正するところからが
本来業務開始となります。

一般的な事務所との差は、
この過程だけでも歴然だと私は思います。

今後、インボイスや改正電帳法の対応で、
当然ながら一部フローの見直しこそ行われるでしょうが、
それでもオーソドックスなやり方を
長年続けてきた事務所がこれから行う準備の過程を考えると
その差はより大きなものになることでしょう。


「ここ最近で開業した事務所なのだから、
 そんなのは当然のことでしょう...」

という声が聞こえてきそうですが、

たとえ時間は費やしたとしても、

私たちが、このような業務フローの

差分を埋めていく努力を怠ってしまえば、

お客様が代替わりを迎えるタイミングで、
こういったデジタル業務を得意とする事務所に、
次々に奪わるリスクを抱えることになります。

とくに、

「フェイストゥフェイスでなければサービス提供できない」

「お客様先におうかがいしてナンボの業界」

「お客様は分厚い紙の資料をもらってこそ
 ありがたがられる」

「会計事務所はまさに経営者の御用聞き」

と、信じて疑わない方針の事務所にとっては、

※勿論お客様によって価値観が違うため、
 これらすべてを否定しているわけではありませんが

将来のパートナーとなりうる、
若手経営者のニーズとのギャップを
ある時点から痛感することになると私は思うのです。

その最初のハードルとなるのが

「ペーパーレスに耐えうる所内業務フローに

 変貌できるか」なのかもしれません。

決してDXなどと大それたレベルの話ではなく、
”紙を無くす”という課題をクリアしただけで
(それはそれで実際には結構大変なのですが)、

これまで縛られていた様々な業務上のしがらみから
解放されることは間違いありません。

例えば、このコロナ禍でも
テレワークを一切実施できなかった事務所に
共通する要因の一つとして「ペーパーレス」が
挙げられるのは間違いありません。

あらゆる方面から「DX、DX...」と
騒がれるのもうんざりですが、

少しずつでも取り組んでいかなければ、
そう遠くない将来、
取返しのつかないことになることだけは
覚悟しなければならなそうです。

「紙を無くしたところで、

 会計事務所にメリットなんて一つもないよね」

私自身、この1,2年だけでも
何度となくお聞きしたフレーズですが、
様々な意味で、気が付かなければならない時が

目前に迫ってきています。

 

 

 

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「企業努力」による価格据え置きは限界!?

みなさん、こんにちは。

食料品や生活用品の値上げが止まりません。
燃料費や水道光熱費も上がる一方。

 

本当に困ったものです。

創意工夫でこれまで耐えてきた企業も、
もはや一次値上げ、二次値上げと
価格に転嫁していかない限り
業績に大きく影響してしまうような状況。

つい製造業にばかり目が向いてしまいがちですが、

どんな仕事であっても、
昨今の原価高騰と無関係でいられる業界は、
ほぼ皆無といっても
良いのではないでしょうか。

10年前、20年前から、
なぜか『月額顧問料3万円』の基準が
ほとんどかわっていない会計事務所業界であっても、

水道光熱費やガソリン代、
人手不足で何かとかさむ人件費、
ひと昔前であれば、
あまり気に留めていなかった、
顧客や人材紹介フィーについても、

さすがにこのまま上がり続けると

消耗戦を余儀なくされます。

さらに、今後本格化する
インボイスや電子帳簿保存法への対応も、
間違いなく顧客1件あたりの
業務工数増加の要因になります。

このまま
”仕事量は増えるが給料は据え置き”の状況が続けば、
現場スタッフのモチベーションは、
はたして維持していけるのでしょうか。


少なくとも、今後新規契約する際は、

①提供サービスの種類ごとに価格設定
 ※あれもこれもと丸めた金額提示にしない

②訪問回数や年商といった、
 ”顧客目線のわかりやすい基準”に則って
 一定期間ごとに可変する料金体系にする

といったようなきちんとしたルールを定め、
所長先生主導で確実に実施することが

重要だと私は思います。

しかし、それだけで解決とはなりません。

既存顧客についても、
たとえ時間がかかったとしても、
料金の取り方、サービス提供方法の見直しを一つ一つ
コツコツと実践しなければ、

後回ししてきたつけがある日突然、
深刻な問題となって

表面化することになるだけです。


事実、私たちが耳にする、
「繁忙期直前の職員一斉退職」や「顧客の持ち逃げ騒動」
といったトラブルは、

元をたどれば、その大半が、

”喫緊の課題ではない”と先送りにしてきた、
お金や時間に対する矛盾の積み重なりが、
最終的には人間関係のトラブルに発展して
表面化したものです。

ここにメスを入れることができるのは、
所長先生しかいないのです。


もうすぐ10月がやってきます。

繁忙期突入を控えて、
今年中に、料金にまで踏み込んだ

業務改革の準備段階に入るには

いまがラストチャンス。

結局先送りにするのか、
あるいは腹をくくる覚悟でいまから臨むのか。

所長先生の覚悟が問われるシーズン到来です。

 

 

 

 

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頭の中で“ひとり歩き”する顧客像

みなさん、こんにちは。

5年、10年と事務所経営を続けていれば、

お客様の一部、あるいは全体に対して、
従来のサービスにルール変更を
余儀なくされる時が必ずやってきます。

インボイス制度や電子帳簿保存法といった
法令対応に伴う変更などもそうですが、

事務所方針転換に基づく現状変更も、
その一つに数えられます。


最近の例では、
新型コロナウィルス対策として、
顧客訪問頻度を減らしたり、
Web会議形式に切り替えるといった対応も、
わかりやすい事例かもしれません。

ただしルール変更は、
必ずしも会計事務所側、お客様側
双方ともウェルカムなものばかりとは限りません。

とくに会計事務所担当者にとって
抵抗感が強いのは、

「お客様に、新たな費用負担が発生するもの」

「お客様に、プラスの
 手間や時間的な負荷を了承てもらうこと」

ではないでしょうか。

経営層から距離が離れている立場であればあるほど、
〝お客様から発せられるマイナスの反応”を危惧して、
できるだけそのような場面には直接
携わりたくないというのが本音だと思います。

理由はどうであれ、

あらたに『お金、手間、時間』の負担を
お客様に強いる提案は、反射的に”ノーサンキュー”なのです。

ところが、お客様はすべてがすべて
そう考えているとも限りません。

会計事務所に支払う金額が仮に増えたとしても、
手間がかかったとしても、
時間を費やすことになったとしても、

経営者から“サンキュー”の反応があれば、

それが答えなのです。

仮に一度”ノーサンキュー”の反応があったところで、
それは未来永劫断られているのではなく、
タイミングや状況の変化によっては
常に”サンキュー”になる可能性を秘めているのです。

事実、私自身この20年、全国の会計事務所の
顧問先企業を担当者の方と一緒に巡り、
自計化の提案や、セミナーへの集客、新しいサービスや
システム導入の営業を行ってきました。

すると、担当者の方からお聞きしていた
ネガティブなイメージとは真逆の反応で、
あっさりとOKしてもらうことも少なくありませんでした。

「とにかくケチでお金にシビア」

「新しいことを覚えるのがとにかく苦手」

「忙しくて時間を割いてくれない」

こういった反応は、大なり小なり
あって当然なのです。

だからといって、
何も提案しないこと自体、

決してお客様への配慮とは言い切れません。

むしろ、場合によっては、
お客様の知る権利、改善する機会を奪ってしまう
結果になっているのかもしれません。

他人がどう反応するかなど、
誰にも断定などできないのです。

ましてや、サラリーマンの価値基準で、
経営者の価値観を読み解くなど
不可能だと私は思います。

だからこそ、
頭の中で“ひとり歩き”する顧客像ほど
危なっかしいものはないのです。


現在私たちは、
弊社セミナー参加者限定で

ZOOM個別相談を実施しています。

昨年4月よりすでに150を超える事務所様から、
ご相談をお受けしていますが、

お客様先での現状変更を伴う提案に躊躇して、

「断られそうなお客様は、
 初めから案内しないほうがいいの?」

「ウチのお客様は、
 そういうのが苦手な社長が大半で...」

と初めからお客様を”NG評価”
してしまっているケースが実に多いと感じます。


まずは、自らが自信を持って提案に臨むこと。

万が一、その場でポジティブな
反応が得られなかったとしても、

それは未来永劫NGという意味ではないということ。

当たり前といえば、
ごくごく当たり前のことなのですが、

この段階で考え過ぎて、
歩みを止めてしまう事務所は、
実にもったいないことをしていると

私は痛感しています。

まずは、所長先生ご自身が、
自信を持って提案してみてください。

お客様は、金額や条件の良し悪しなども
当然チェックはしてはいるのでしょうが、
何より提案する人の
”意気込み”を敏感に感じ取っているはずです。

 

 

 

 

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