メールの達人～ビジネスメールの書き方集～ -3ページ目

ショートカットキー

マウスを使うことなく、キーボードだけで効率よくパソコンの

操作が可能なショートカットキー。

メール操作にも、覚えておくと便利なショートカットキーが

いくつかあるのでご紹介します。

（いずれもOutlookの場合なので、メーラーによっては

使えないものもあるかも知れません）

「Ctrl＋N」：メールの新規作成

「Ctrl＋R」：メールの返信（宛先のみ）

「Ctrl＋Shift＋R」：メールの返信（全員）

「Ctrl＋F」：メールの転送

「Ctrl＋Enter」：メールの送信

「Ctrl＋Enter」は非常に便利で爽快感も抜群ですが、

勢いで書きかけのまま送ってしまったり、誤った宛先に

送ってしまいがちなので、きちんと確認をしてから、

発信するように注意をしましょう！

テンプレート（雛形）の活用

スピードアップのための２つ目の工夫は、「雛形の活用」です。

似たような内容のメールを、毎回イチから作っていると、

どうしても時間がかかってしまいます。

このため、アポイント・会議召集依頼、顧客の紹介依頼など、

使用頻度の高いメールは、テンプレート（雛形）を作っておいて

それをコピーしていくと便利です。

私の場合は、Outlookの「下書き」フォルダーの下に、

次のようなメールを雛形として保存しています。

●アポイント依頼メール（初回）

●アポイント依頼メール（再訪）

●サービス導入に対する御礼メール

●担当者紹介の依頼メール

送信後、下書きフォルダから雛形メールがなくならないように、

あらかじめ雛形を複数コピーしておくと便利です。

この場合、対象メールを選択して、「Ctrl」ボタンを押しながら

ドラッグすると簡単にコピーができます。

【注意点】

この方法で起こしがちなミスは、相手の名前を間違えたり、

未入力のまま送ってしまうことです。このため、雛形メールの

宛先や本文中に名前を記入する箇所があったら、確実に修正

できるように、「●●様」などと目立たせておくと良いでしょう。

単語（表現）登録

限られた時間の中で大量のメールを送信していくには、

効率をあげるための様々な工夫が欠かせません。

スピードアップのための工夫の１つは、「表現の登録」です。

よく使う表現は、Windowsの「単語/用例の登録」機能を

使って、簡単に変換できるようにしておくと便利です。

（下図を参照）

一度登録してしまえば、頭の数文字を打って変換するだけで、

普通に入力するよりも数倍早くメールを書けるようにします。

よく使用する表現は決まっていると思うので、そういったものを

見極めて単語・表現を登録していくと良いでしょう。

【登録すると便利な表現の例】

いつも → いつも大変にお世話になっております。

かぶ → （株）ＸＸＸの※※です。（自分の社名と名前）

なにとぞ → 何卒、よろしくお願いいたします。

営業訪問後の御礼

＜営業訪問直後の御礼メールの例＞

―――――――――――――――――――――――――
×××株式会社
大井川　渡様

お世話になっております。
電報堂エージェンシーの山田太郎です。

→ ポイント①

本日はご多忙のところ、貴重なお時間をいただきまして、
大変にありがとうございました。

短い時間ではありましたが、弊社の理念、サービスの
特長をご理解いただけたようであれば幸いです。

→ ポイント②

ご質問いただきました、「お任せプラン」のカスタマイズ
可能範囲につきましては、弊社サービス部に確認の上
明日中にあらためてご連絡いたします。

→ ポイント③

今後も、御社のお役に立てるよう、様々なサービス、
情報をご紹介できればと思っております。
本日ご案内差し上げました、下記のフォーラムも
是非、ご検討ください。

→ ポイント④

◆創業１０周年記念フォーラム
テーマ：　『インターネット時代の広告のあり方』
日時：　４月１４日（火）　１３：００－１６：００
場所：　五反田ゆうぽうと

簡単ではございますが、取り急ぎ御礼まで。
今後ともよろしくお願いいたします。

→ ポイント⑤

□■□□■□━━━━━━━━━━━━━━━━━━
電報堂エージェンシー株式会社
営業部・第１課
山田太郎
〒123-4567　東京都港区赤坂1‐2‐3
(TEL)：03-3333-7777 FAX：03-3333-7788
(mail)：yamada.taro@xxx.co.jp
(URL)：http://www.xxx.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━□■□□■□

――――――――――――――――――――――――

【ポイント】
①２回目以降のやり取りについては、型通りにサラッとした

あいさつで問題ない。

②訪問に対する感謝の気持ちを簡潔に伝える。

③先方からの依頼事項、TODOに対してはアクションと

期日を明確にすることで信頼感がＵＰ。最重要ポイント。

④今後の営業活動につなげるため、紹介したいサービス、

自社のプロモーションをさりげなく追記する。

⑤「取り急ぎ御礼まで」は、それ程、重要ではないが、

とりあえず返信をしておきたい時などに便利な表現。

営業の訪問（アポイント）依頼

＜知人の紹介によって初めて営業訪問をお願いするメールの例＞

―――――――――――――――――――――――――
×××株式会社
マーケティング事業部　課長　
大井川　渡様

→ ポイント①

はじめまして。
※※※の由比様よりご紹介をいただきました、
電報堂エージェンシーの山田太郎と申します。

→ ポイント②

この度は、貴重な機会をありがとうございます。

早速ですが、一度、弊社のサービスご紹介の
お時間を頂戴できればと思います。

私は以下の時間帯であれば、貴社にお伺いできますが、
大井川様のご都合はいかがでしょうか？

＜候補日時＞
・4月3日（金）13:00-17:00　
・4月6日（月）10:00-12:00
・4月8日（水）終日

→ ポイント③

ご多忙な時期に申し訳ありませんが、
何卒、よろしくお願いいたします。

→ ポイント④

――――――――――――――――――――――――

【ポイント】

①特に初訪問の場合は、肩書きなども含めて、宛先は

フルネームで記載しておいた方が無難。

②相手が認識しやすいように、メールを送った経緯、

紹介者などを明記する。

③メールのやり取りを最小限にするために、広めに複数の

候補日時を提示する。単に「ご都合は如何でしょうか？」

などとすると、かえって調整に時間を要するので要注意！

④「お忙しいところ恐縮ですが」など、クッション言葉を

使うと相手への印象が良くなる。

⑤署名は、相手がこちらへコンタクトをしやすいように、

外線の電話番号、会社のＵＲＬなども明記する。

社内会議の参加依頼②

＜自部署への会議参加依頼メールの例＞

―――――――――――――――――――――――
総務課の皆さま

お疲れさまです。

○○です。

→ ポイント①

いよいよ、“改善活動キャンペーン”のキックオフ
ミーティングが来月に迫ってきました。

参加者のモチベーションを高めるために、改善活動
優秀者の表彰の仕方について、是非、皆さんにも
お知恵をお借りしたいと思います！

→ ポイント②

忙しい時期と思いますが、以下の通り会議室を
予約しましたので、是非、お集まりください。

日時：　3月25日（水）13:00-14:00
場所：　A会議室

→ ポイント③

以上、よろしくお願いします。

鈴木太郎

→ ポイント④
―――――――――――――――――――――――

【ポイント】

①日頃顔を合わせている仲なので、挨拶は軽めに。

②親しい仲であっても、ビジネスはビジネス。目的を明確に！

③いつ（When）、どこに（Where）くらいは、誤解のないように

明確にしておく。

④同じ部署内なので、連絡先などは不要。

ただしメールの締め括りとして名前だけは明記する。

社内会議の参加依頼①

＜社内の他部署への会議参加依頼メールの例＞

―――――――――――――――――――――――

各部職制者各位

いつもお世話になっております。
総務課の○○です。

→ ポイント①

この度、総務課では、社内業務の効率化のために、
“改善活動キャンペーン”を推進することになりました。

つきましては、本活動のキックオフミーティングを
以下の通り開催いたしますので、貴部署からも代表者
１名の派遣をお願いいたします。

→ ポイント②

内容：　“改善活動キャンペーン”キックオフMTG
日時：　4月6日（月）16:00-17:30
場所：　本棟 2階中会議室
参加者：　各職場の代表メンバー（主幹は総務課）

→ ポイント③

【お願い】
3月27日（金）までに貴職場の代表者のお名前を
本メール宛にご返信ください。

→ ポイント④

お忙しいところ恐縮ですが、ご協力のほど、
よろしくお願いいたします。

**********************************
勤労課鈴木太郎（ID:310010）
電話： 8-1-7777 (03-3333-7777)
FAX： 8-1-7788 (03-3333-7788)
**********************************

→ ポイント⑤

―――――――――――――――――――――――

【ポイント】
①たとえ社内であっても、他部署あるいは複数の関係者に
発信する場合は、宛名、挨拶文、言い回しなどに一定の
礼儀正しさを意識する。

②序文で何のために書かれたメールか分かるように、

背景・目的を簡潔に書く。

③内容は、５W１Hの観点で見出しをつけて箇条書きにする。

④依頼事項、お願い事項などがあれば、【】をつけるなどして
強調する。

⑤社内の場合でも、相手が問い合わせをしてきやすいように、
内線番号などを記載した署名を添付する。

機種依存文字の使用

特定の文字や記号は、相手が使用するパソコンのOSによっては、読めなかったり、文字化けを起こすことがあります。

次のような機種依存文字や記号は原則、使わないのが望ましいです。

【機種依存の文字例】　
○半角かな　･･･ｱｲｳｴｵｶ　など
○丸付き数字･･･ ①，②，③　など
○ローマ数字･･･ Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ　など
○単位記号･･･㎝、㎞、㎎　など
○特殊記号･･･ №.、℡、〒　など
○括弧付き漢字･･･㈱、㈲、㈹　など

失敗例としては、差出人名にせっかく社名を入れていたのに、

㈱を使用しているために、文字化けしてしまっているメールを

見かけたことがあります。

ファイルの添付

ビジネスメールでは、Word, Excel, PowerPoint, Acrobat(PDF)といったソフトで作成されたファイルの添付送信がごく日常的に行われます。

添付ファイルの送付では、以下のような点を注意する必要があります。

●ファイル名の確認
メールのタイトル同様、ファイル名も一目見てその内容がパッと分かるようなものにすることが重要です。また、添付ファイルが複数ある場合は、本文中にそれぞれのファイル名の説明も入れると良いでしょう。

●容量の確認
会社によっては、添付ファイルの大きさに容量制限をしているところもあります。また相手のメールを受け取る通信環境によっては、膨大なファイルを添付すると受信が困難になってしまうケースもあります。目安として、添付ファイルの容量は２MB以下に抑えた方が無難でしょう。

●圧縮ファイルの活用
添付ファイルが大きくなりすぎる場合は、圧縮ソフトを活用します。圧縮ソフトにも様々な形式がありますが、Windows XPに標準インストールされている「zip形式」が無難でしょう。また、ファイルが多数ある場合、階層が複雑な場合は、フォルダーごと圧縮することをオススメします。