スピードアップのための２つ目の工夫は、「雛形の活用」です。
似たような内容のメールを、毎回イチから作っていると、
どうしても時間がかかってしまいます。
このため、アポイント・会議召集依頼、顧客の紹介依頼など、
使用頻度の高いメールは、テンプレート（雛形）を作っておいて
それをコピーしていくと便利です。
私の場合は、Outlookの「下書き」フォルダーの下に、
次のようなメールを雛形として保存しています。
●アポイント依頼メール（初回）
●アポイント依頼メール（再訪）
●サービス導入に対する御礼メール
●担当者紹介の依頼メール
送信後、下書きフォルダから雛形メールがなくならないように、
あらかじめ雛形を複数コピーしておくと便利です。
この場合、対象メールを選択して、「Ctrl」ボタンを押しながら
ドラッグすると簡単にコピーができます。
【注意点】
この方法で起こしがちなミスは、相手の名前を間違えたり、
未入力のまま送ってしまうことです。このため、雛形メールの
宛先や本文中に名前を記入する箇所があったら、確実に修正
できるように、「●●様」などと目立たせておくと良いでしょう。