メールの達人 ~ビジネスメールの書き方集~

現代ビジネスにおいて必要不可欠なビジネスメール。しかし、その書き方については、確固たるルールがなく、見様見真似で何となく書いている人が多いかと思います。デキる人!と思われるようなメールの書き方のコツ・ヒントを例文を交えてお伝えしていきます。


テーマ:

<確約済みのアポイントの日時変更をお願いするメールの例>


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件名(例): 【ご相談】訪問日時の変更について


×××株式会社
マーケティング事業部 課長 
大井川 渡様


お世話になっております。電報堂エージェンシーの山田です。


大井川様に、折り入ってお願いがあり、メールをいたしました。

先日お願いしておりました、○月○日ご訪問のお約束なのですが、

その後、どうしても都合が悪くなってしまいました。

できましたら、ご訪問の時間帯を変更いただけないでしょうか?

→ ポイント①


私は以下の時間帯であれば、確実にご訪問が可能です。


<候補日時>
・2月23日(火)13:00-17:00 
・2月26日(金)10:00-12:00
・3月3日(水)終日

→ ポイント②


勝手なお願いと承知しておりますので、もしご調整つかなければ、

当初お願いしていた時間帯で結構です。

→ ポイント③


大変に恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。


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電報堂エージェンシー株式会社
営業部・第1課
山田 太郎
〒123-4567 東京都港区赤坂1‐2‐3
(TEL):03-3333-7777 FAX:03-3333-7788
(mail):
yamada.taro@xxx.co.jp
(URL):
http://www.xxx.co.jp
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【ポイント】

①用件をストレートに伝える。相手にとっては知る必要のない

情報であり、また「他の約束を優先するのか?」と勘繰られないよう、

特に変更の理由を明記する必要はない。


②二度の変更は絶対にあり得ないので、確実に訪問が可能できる

時間帯を明記する。単に「ご都合は如何でしょうか?」などとすると、

自分の都合の悪い日時の指定が来る可能性があるので要注意!


③やはり先の約束を最優先するのが原則。相手の都合も考慮する

ための一文。余程のことでない限り、訪問日時の変更は受け入れて

もらえるケースが多い。(自分が逆の立場なら応じてあげると考える)

どうしても変更してもらわざるを得ない状況(身内の不幸など)

であれば、それはストレートに伝えた方が良い。


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