「エンタープライズ2.0」導入に期待 --イントラネット利用、約4割が2時間以上 @ CNET Japan
私の仕事自体がこのイントラネットシステムの運用や開発が主だったものなんですが、利用時間までは調べた事が無いものの利用する社員の割合と言うのは結構高いです。
このイントラネットは、業務アプリケーションを中心に集められたポータルサイトの役割を果たしています。
社員が業務上で使用するアプリケーションや、各種申請書類がダウンロードできるなどの機能が主なものです。
例を挙げると
- 社員情報の検索
- 会議室の予約
- 通達など社員へ告知すべき情報の開示
- 業務で提出の必要な書類のダウンロード
- 小口経費清算の申請
- 情報システム利用に関するFAQ
- 営業マン向けなど特定の業務に向けた支援用アプリ
など。
業務上使用するアプリケーションを集中させているせいか、利用率は高くなっています。
社員間の風通しが良くなったと言う事よりは、業務で必要なアプリケーションがそこにあるからみんな利用しているといった感じです。
利用の割合も、大体が上記で上げたアプリケーションが中心になっており、一部でBBSなどのコミュニケーション用のアプリも用意はしていますが、利用の割合は高くありません。
エンタープライズ2.0では、巷にある双方向性のコミュニケーションツールを社内にも、と売り込んではいるものの私のところではそういった特性を持つアプリケーションはほとんどありません。
アプリケーションの種別を整理すると
- 申請系
ユーザーが必要な情報を入力して、業務の処理を開始してもらう。経費清算や会議室予約など。
- 情報プル系
ユーザーが自らが条件を入力して情報を引き出す。社員検索や必要な書類のダウンロードなど
- 情報プッシュ系
ユーザーがその他の社員に向けて情報を公開する。お知らせの公開機能やBBSなど
- ツール系
業務で利用するアプリケーション。Webメールやスケジュール管理など
といった感じでしょうか。
情報プッシュ系のアプリケーションがエンタープライズ2.0で必要なものと認知されていますが、私の運用するイントラネットではその割合はかなり低い位置づけになっています。
理由は単純で、業務アプリケーションの開発に追われてそこまでの対応に手が回せないと言う点と、そういったアプリケーションを作る事の効果がはっきりしない（承認が降りない）と言う事にあります。
また、社内からそういった声を聞く事もほとんどありません。
BBSに書き込む人も、恐らくはBlogの存在自体は知っており、そのBBSよりも数段上手に情報を共有できるであろうと感じてはいるのでしょうけど、声がこちらまで届く事もありません。
業務中だからそういったおおよそ業務と関係がないツールは利用できないと感じている方も多いのかもしれません。
エンタープライズ2.0のユーザー自らが情報をプッシュするアプリケーションを充実させる事で、社内の変革をもたらそうとしていますが、こういったツールの導入はWordPressやMediaWikiの導入で簡単に行えるものの、それより前に社員の意識改革が必要だとも強く感じます。
また、これらのイントラネットについてはほとんどが手作りです。
一部サイボウズや駅すぱあとなど市販されているソフトウェアを利用している部分もありますが、部門の細かいニーズにまで対応することが難しいため、情報システム部門の担当者が問題を抱えている各部門を周り、要件を詰めて、実装するというサイクルで運営しています。
SNSなどのサービスと比べてもイントラネットは元からユーザーが留まりやすい性質を持っていると思います。
なんせ、そこにある情報やアプリは業務の遂行に必要なわけですから。
そういった社員が留まりやすい性質をうまく利用すれば、今まで以上に効果の出る社内サービスというものを展開できる可能性があると私は感じています。
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