とほほさんのブログ
『「総会出欠票」 ってわかりにくいよねえ』
http://blog.livedoor.jp/kazutoyo11/archives/52089136.html
と、理事長の妻さんのブログ
『ウチの総会出欠票』
http://rijichonotsuma.blog.fc2.com/blog-entry-161.html
で話題になっているので、うちの場合。
この２つのブログはどちらも新作は必ず愛読させていただいています。
参考になる記事満載で、管理組合系ブログとして共に激しく推奨です。
うちの特長：
〇 なにか紙をだしたら、必ず総会への議決権出席が確定される。
出席票を出して、欠席した場合には、別途議決権行使書も出しているとそちらで集計、特定の個人あての委任がない場合には、議長委任されることが明記されているので、急にお休みしても、一度書式を出すと必ず総会には議決権出席になる。
なので、出席票・議決権行使書・委任状は複数書いても有効で、その順に採用されます。（普通はどれか１つだけ使え・・・かな）
＃個人的には”出席”票を集めるのは、総会の成立を事前に確かなものであるとして確定するためだと思うので、わざわざ出席する人にも前もって出してくれとするからには、なにか紙をだしたら議決権出席は確定したいというか、そうでなかったら”出席票”ってわざわざ集める意味ないような気もしてくる。
〇 議長あて委任はいかなる場合も”賛成”に利用
委任状は、議長≡理事長宛てに提出されたものは理事長自身が”賛成”することを事前表明して（委任状の書式上で明記）必ず賛成に使います。もし議場で過半が反対でも賛成に使うのは、理事長の義務だと私は思うから、これは理事長の妻さんとことの大きな違い。
総会に実出席した人のほうが、実参加はできなかった人よりも偉いというわけではないので、たまたま大きな声でなにかを言った人に左右されやすい（これには理事会役員を含みます）議場の賛否の割合で、多い方に使うのにも、賛否按分するのにも私は抵抗があります。うちの場合理事か、理事でないかで総会の出席率は約10倍違うから、そもそも議案に反対の人は議場で見ることは少ない（過去に10% 50票反対で議場には一人も反対者なしまでの経験あり）
〇 議長宛て委任状は少ないほうがよいとして極力使ってくれるなとしている
そもそも”委任”って”ある人物”に対してはできても、”議場の多い方”なんてあいまいなものに”委任”可能かなとも思うので。全部理事長と同じに使うのに違和感があるなら、欠席は全部議決権行使にして、委任状をなくしていくしかない。
なので「可能な限り議長≡理事長には委任してくれるな！」とは書いてます。それでも議案の数だけ〇つけるのが面倒なのか、毎回必ず委任しちゃう人がでてきます。議長委任をなくしてしまうというのは本気で考えたのですが、なにか書式を出すと必ず議決権出席になるというのが今度は実現できなくなるので、委任状も使えなくはないという感じにして、まだ一応残ってます。
実際には全戸の8割程度が議決権行使書で総会に参加するので、理事長を含む総会の実参加者がいっせいに反対しても、特別決議の可決すら阻止できないということはままあります。それもどうよ。。。とか思わないでもない。
〇 理事長以外の”理事”は個別の議案に反対する自由は保証する
さすがに理事長は全議案に賛成するしかない。賛成できない議案があってこだわりがあるなら委任状を一切預からないか、理事長を辞任して総会には全議案に賛成の理事長で臨むしかなかろうとは。 一方で、意見が分かれて、Ａ案Ｂ案で連続採決した臓器移植法みたいな議案を組んだことがあって、理事も自分の意思で好きなように採決に参加するとかしたことがあります。 普通に議場で理事が”賛成に挙手しない” は日常茶飯事です。
〇 紙のほか、住民専用掲示板による電磁的な参加も可能
まぁ、これは”併用”であれば異論はないでしょう。白紙委任状をどうするか？に衒学的な論争をするより、いろいろな意見表明の方法は確保するほうが私はこのみ。株主総会みたく、最後にだした電磁的参加の結果が優先されて、何回でも集計途中では意見を賛成＜－－＞反対で変更できます。
上のいろいろなルールの下で正しく集計し、会場に来た人は、そこでの賛成反対を事前の集計結果に対して優先させるためには、複雑な条件・優先順を正しく扱えるＥｘｃｅｌシートでの集計が必須で、最後の１票まで厳密に数えます。
直近の総会で、出席議決権率は98% 程度だったかな。うちは、規約で、「総会には参加する義務がある」としています。結構珍しいかもしれないけど、ミッキーさんとことかの規約のパクり。
＃ なお例えば理事長の妻さんと、うちは戸数も違うし、いろいろと理事会の文化も違っているので、総会の集票の方法も当然違います。どっちが間違いとかケチをつける目的ではありませんので、念のため。
私のブログ大昔に書いた 出席票・委任状・議決権行使書には ”まとめ”編がなかったので、まとめ直しておきましょう。
『総会の出席票・委任状・議決権行使書』
その１ http://ameblo.jp/haruboo0/entry-11250716697.html
その２ http://ameblo.jp/haruboo0/entry-11251435701.html
番外編 http://ameblo.jp/haruboo0/entry-11251945349.html
その３ http://ameblo.jp/haruboo0/entry-11252392483.html
その４ http://ameblo.jp/haruboo0/entry-11257530648.html
ミッキーさんのブログが引っ越して、もとのアメブロがリンク切れなのが惜しいなぁ
次回 訪問系ヲタクとしてＴＶに出ました編（のらえもんさんがTwitter でばらしたから）次々回は 書いたけどいけてねーなでＵＰしてなかったAirBnB組合対応編です。こっちはのらえもんさんが、いや書きなよとか励ましてくれたので(苦笑）
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