これまたマンションごとにずいぶんやり方が違っている。
週末が総会。一応出席票ほかの収集で、出席議決権は90%をかなり超えたので、
集票作業のほうは一段落で、今週は毎晩夜なべして、総会で使うポワポファイルを
36ポイント以上の文字の大きさで作成しているところで、息抜きというか逃避。
（文字を減らさないと、ビジュアルエイドを使う意味はない：
たまにプレゼンで読めない大きさの文字でぎっしりかかれた表とか見せる
コンサルとかいるけど、私的には大減点です）
最近の総会では、出席議決権はおおざっぱに集めて94%、賛否が分かれそうな
特別決議がある本気モードの集め方で97%｡ うちのマンションでは、基本管理会社
にはあんまり出席票ほかは触らせないで、理事会側で集票・集計を行うほか、全然
反応のない部屋に対しては、理事が管理事務室からインターフォンで呼び出して
出してくれーって督促までやります。
うちのマンションは今日現在で、総提出率93%
うち、委任状による参加23% 出席あるいは、議決権行使による参加が70%
で出席票そのものは19%なので、過半数が欠席での議決権行使だけの参加になります。
(総会は今週末）
多分実出席は１５%に満たないでしょう。
。。。管理会社任せで９０％超えてでてくるメガマンションもあるとか。
うーむ。私が何が下手なんだろう。。。。
意識高めの理事会だったら、まぁ議決権行使書を使っていないところはない
でしょう。”総会に欠席で反対できない” のは大問題だから、委任状だけ
というのは直ちにやめるべきです。
（通常の規約をもっていれば変更は理事会の意思だけで可能です）
私のブログの対象は”理事会として２流以上”なので、議決権行使書は当然
利用しているとして、その使い方にも実にいろいろあるってのが今日の発見。
うちは、委任状では、できればだれか委任する人の名前を書いて頂くとして
誰も書いてなければ議長に委任しますとなってます。
議長に委任したのを例えば議場で過半数が反対の場合でも賛成に使ってよい？
とか、委任状ってとかく扱いでもめやすい。
Twitter では300戸近いメガマンションの理事長さんが”議長≡理事長”あての
委任は禁止とかしていて、委任状が毎回数枚しかないとか。
これなら、まぁ委任状の使い方で議決結果が変わる可能性がほとんどないから
とても美しい。今度やり方を聞いてみるかなぁ。
うちでは、”一応出席するつもりだけど、場合によっては欠席の可能性もある”
人は、”出席票”と”議決権行使書”の両方を出すようにとしていて、それにそった
両方の記入のある票が、出席票全体の半数を超えています。
（私自身も当日急病になるかもしれんしで全議案に賛成で議決権行使も
同時に行っています。万が一にも他に使われたらいやだし）
これもマンションによっていろいろあるみたい。
出席者は、議場での意見表明が優先されるわけですから、挙手だけでなくて
正確に数を数えるために、議案の数だけミシン目の入った色のついた厚紙に
印刷した紙を渡して、反対議案を切り取って議場を離れる際に提出をお願いして
います。なので、まぁ最後の１票まで正確に数えて広報はしています。
１－２期で役員だった人にＥｘｃｅｌのマクロ使いの鬼がいて、５回の総会でつくり
こまれたＥｘｃｅｌファイルがあるので、最後に議場の出席者を”実出席”に
Ｅｘｃｅｌ シート上で反転させると、そのまま
総会での直接意思表明 → 欠席なら議決権行使優先 →それもなければ委任状
で自動的に集計されるので、総会が始まってせっせと打ち込むと、第１号議案の
採決の時点で総出席議決権数や、過半数条件、議案ごとの欠席での議決権行使の
賛成・反対・棄権の数を議場で読み上げながら議事進行が可能です。
可決できたかどうかではなくて、反対・棄権が何票あったかまで公開
すべきでしょうから多いに助かってます。
（最大で２０％を超える反対のある議決を実施したこともあります）
いっそ、議決権行使書だけにして、委任状はなくしてしまいたいんだけど、
出席票だけだして欠席だと、その票が無効になってしまうのを防ぐために、
出席票だけだして欠席だと議長委任に化けてしまうというのが出席票に
明記してあります。
（当然、欠席の可能性が少しでもあるなら、賛成・反対とも意思表明できる
議決権行使書を使ってくれとは口を酸っぱくしていっている）
出席票と議決権行使書の両方をだしてよいとしているので、結構出席票は
でてても本人は来ないパターンは多い。一方、出席票だけだと、出席議決権が
減ってしまって、まぁ特別決議のときとかには困ります。
（今まで”票の割れた特別決議”ってのはないんですが）
出席票が委任状に化けることもあるわけだから、委任状も別途つけないのも
おかしいかなと思って、欠席の場合は議決権行使書か委任状のいずれかを
提出、ただし前者を強く推奨としているけど、やっぱり議長委任は結構きちゃって
今回も１００票以上理事長が一人で行使することになる。
（これはいけてない）
かつて匿名掲示板に、理事長は委任状を何１００票ももってるからなんでも
可決できるでしょとか書かれたことがあって、じゃー一つ一つ○×つけてもらおう
ってんで、できるだけ委任状使わない運動はしているんだけど、
議案数が今回みたいに１１とかなると１１回どっちかに○をつけるのも面倒
ってんで委任状に走りやすい（１１のうち３つは同時開催の自治会の総会の
議案ですけども）。
出席する人は、出席票を皆だし、欠席する人はみな議決権行使だけで参加
してくれればベストなんですけど、なにかいい方法ないもんかなぁ。。。
既に長いのでこのへんで。
みなさんのマンションでは、この３つどう使い分けているでしょ？
よかったら教えてください。
よかったら、ぽちってください。別にやばいことは何もおこらなくって
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