仕事効率化のためには“書き出す”＋“忘れる”こと


（一社）ハートマッスルトレーニングジム代表　桑原朱美です。

 

今日のテーマは

「仕事効率化のためには“書き出す”＋“忘れる”こと」です。
 

ん？どういうこと？
 

仕事のために覚えておかなきゃならないことって

たくさんあるのに、忘れていたらアカンやろ！

毎日、次々といろんなことが起きるなか、
私たちの頭の中はいっぱいいっぱいになりますよね

桑原が養護教諭時代にも
1つの仕事をしていると、次々と子どもたちがやってきて
ケースによっては、担任に連絡必要だなとか
帰宅後の様子も一度保護者の方に確認の電話入れたほうがよいなとか

地区の養護教諭の先生から
〇〇についての資料が欲しいけどある？とかの問い合わせ

3時間目が終わったら、◇◇先生と保健指導のうちあわせしなきゃとか
・・・まぁ、いつもいろんなことが頭の中にあるわけです。

起業して、法人経営をしていても、これは全く同じ。
常に複数のことが同時進行しているわけですから、時間をどう使うか
どんなスケジュールにするのかは、とても大切！

ここ数年で気づいたことがありまして・・・
時間をどう使うかだけではうまくいかないぞということです。

何を使うかというと、脳をどう使うかということ・・・
いや、脳を何に使うかということ。

頭の中だけにおいておくと脳のメモリを消費するので
当然、「TODOメモ」として書きだす・・・これは基本中の基本。

でもね、書き出しても、そのことが頭の中にあって
常に気にしていたら、やはり脳のメモリを使ってしまうのです。

例えば、『11時に電話』『13時からzoomでミーティング』
と、付箋を貼っていても

時間が近づくと、ちらちら時間を確認していると
その度に脳は、今やっている仕事を中断します。
これにより、連続した思考が途切れ、仕事の質が下がります。

はっと気が付くと、13時のZoomを開くのがぎりぎりになった！
なんてことも。

結局、仕事の集中を途切れさせて、余計なことに脳を使っている割に
うまく時間管理ができないことになってしまう！

そこでいろいろ考えましたが、その方法は実に簡単なことでした(笑)
次にやることを忘れても大丈夫仕組みにすればよいのです☆
それがこれ　↓↓↓
 

①TODOを書き出したら手放して、今のことに集中できる状態にする
②書き出したことをやる時間の数分前に気づけるような仕組みを作る

そのために使っているのが、Googlecalendarのアラーム機能です。
今やっている仕事をちょこっと横において、
次の仕事のとりかかりの準備の時間も考慮して
予定の10分前にアラームが鳴る設定にしています。

桑原は会員さんの無料コンサルやその他のコンサル、
あるいは自分が受講している講座や経営者コミュニティの勉強会が
1日のうちのスケジュールの中に入ってきます。

1週間の予定でどの時間に何をするかを決め、アラーム設定をしているので
今やるべき仕事に集中できます。

忘れていても、アラームがトリガーとなって
次の仕事への区切りとなります。

脳のメモリは限られています。
何に使うかをちゃんと考えることが必要です。
今この瞬間に思考したりアイディアを出すことに、使うことが必要なのです。
そのためには、書き出したら、手放す！
そして、書き出したことを忘れても大丈夫なように、
教えてもらうための仕組みを作ればよいのです。

「やることを覚えておくこと」と、「そろそろ時間だよ」と気づくための作業は
自分の脳ではなく、デジタルや仕組みに任せましょう！
ちょっとしたコツを知ることで、自分の能力を必要なことに使えるようになります

それでは、今日も素敵な1日を！

 

■今日の記事は、5月22日のメルマガ記事を加筆修正して再掲しています。

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