18冊目となる『伝わる!バズる!稼ぐ!文章術』（秀和システム）を出版しました。
しばらく、書籍に関連する文章術の記事を投稿します。
本日のサマリー
現在、リモートワークが大幅に増加しています。打ち合わせや、お客様とのミーティングなどもリモートワークに置きかえられつつありますが、チャットなどのツールが導入されたことでメッセージで連絡をとる回数は増えています。今まで以上に求められるのが伝える力、つまり文章力だと考えています。
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現在、私たちは、新型コロナウイルスの感染拡大によりかなりの制限がかかる生活を余儀なくされています。その影響もあり、リモートワークが大幅に増加しています。打ち合わせや、お客様とのミーティングなどもリモートワークに置きかえられつつあります。リモートワークが拡大することは自明の理だったとも言えるでしょう。
しかし、コミュニケーションの機会が減ったことにより、仕事がやりにくくなったという声も聞かれています。チャットなどのツールが導入されたことでメッセージで連絡をとる回数は増えています。今まで以上に求められるのが伝える力です。
■文章力がテレワークの効率を決める
社員がそれぞれ自宅などの離れた場所で働くリモートワーク。オフィスとは異なり、上司に口頭で相談をしたり、メンバー同士が対面で打ち合わせをしたりする機会は減っています。リモートワークでは、電話やWEB 会議などのコミュニケーションだけでなくチャットなどを利用したやりとりが仕事を進める上で欠かせません。
チャットは、メールと比べてスピーディなやりとりが求められるため、使いこなすには短い文章で端的に言いたいことを伝える力が必要です。また、相手を待たせないためにも、スピーディーに文章を作成することが求められます。わかりやすい文章を手早く作成する力が、テレワークには必要なのです。
■リモートワークで使える文章力アップのポイント
では、リモートワークで求められる文章力を身に付けるためには、何に注意すればいいのでしょうか。チャットなどの短い文章で的確に伝えるためのポイントを整理します。
①相手を明確化すること
まず、伝える相手を思い浮かべることが大切です。仕事であれば、上司、同僚、部下、取引先など、相手に相応しい文章が必要になります。
上司であれば、ひと目でわかるような簡潔な文章が求められるでしょう。同僚ならライトなトーンが必要とされ、部下ならフレンドリーな雰囲気を出しながらポジティブに接するなどの工夫が求められます。当然、相手が欲していることに対して「的確」に伝えなければなりません。
②結論を最初に書く
一番伝えたいことを、最初に書くのもポイントです。特に忙しい相手にとっては、短時間で用件を理解できるメッセージが良い文章といえます。
お願い事やトラブルの報告など、まずは結論を書き、その後に詳細を続けましょう。理由や経緯から書き始めるとまわりくどく、伝わりにくくなります。最初に結論を書くことが難しい内容のときは、「〇〇についてのご相談です」というように書くととわかりやすくなります。
③文章はとにかく短くシンプルに
一文を短くすることも伝わる文章にするコツです。言いたいことが多いと理由や状況を一文に盛り込んでしまいがちですが、長い文章は読みづらくなります。一文あたりの接続助詞を1 回にするというルールを決めるのもおすすめです。
■推敲によって文章はレベルアップする
また、余分な言葉がないかチェックしましょう。「基本的に」「とりあえず」などの不要な言葉を削ると、シンプルでわかりやすい文章になります。チャットには特に、パッと見ただけで意味が理解できる文章が適しています。ムダな要素は削ぎ取るようにしてください。
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尾藤克之（BITO Katsuyuki）
コラムニスト、著述家、明治大学客員研究員
※18冊目となる『伝わる!バズる!稼ぐ!文章術』（秀和システム）を出版。
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