いつも実務上最も怖いのは
ミスコミュニケーションだと思っています。
お客様にちゃんと伝えたつもりだけど
全く違う理解をされていてクレームになった
取引先に提案に行ったけど
担当者が全く違う理解をして社内で周知された
社内業務を他の社員に伝えたつもりだったけど、
全く違う処理・対応をされた
こんな例は枚挙に暇がなく、
皆さんも経験されたことがあるでしょう。
一度相手方とのベクトルがズレると
これを修正するにはかなりのパワーが必要。
だから当初からミスコミュニケーションを
最大限避けることを考えなければなりません。
ミスコミュニケーションを避けるには、
①メールを送る前に相手の立場に立って読む
自分側から書いた文章は絶対に伝わりませんね。
②相手方の反応が悪ければ再度確認する
相手方はこっちが言ったことに対して本当は
理解できていなくても聞きづらいもの。
こっちが相手方の理解度に気付かないと。
③複数のコミュニケーション方法でリーチする
メールだけじゃなくて、メール送信後
あえて電話でフォローするなど。
④相手方の窓口を1人とせず、
意図的に2人以上にしてもらう
相手方が2人いれば、勘違いや
思い込みは相当な確率で下がります。
私は相当以前から思っていますが、議事録は
言った言わないの争いを避けることはできても、
ミスコミュニケーションを避けることはできません。
なので基本私は議事録を作らない(作らせない)し、
議事録なんか作るくらいなら音声を録音します。
まあこんなに簡単に書いていますが、
ミスコミュニケーションを避けるのは難しい・・・
良い方法があったらぜひ教えてください。