ほめられるレポートはこう書く

会社で報告書の書き方を教わった人はラッキーです。

意外に教えてくれないことが多いようです。

でも、報告書は仕事の成果として、上司に提出するもの

同じ結果でも、書き方次第で評価は変わります。

あらかじめ、出す報告書を意識して仕事を進めると、

スムーズに進むという面もあります。

報告書をまとめることで自分の頭も整理されます。

この報告書、基本のフォーマットはこんな感じです。

１．目的

２．結果／結論

３．内容

４．詳細のデータや付帯事項

まず目的。何のためにその業務をしたか。

結果、はもちろん、その目的に対してどうだったか？

内容は、その結果についての詳細を述べます。

一番重要なのは

目的ー結果

の関係。

端的に述べます。仕事では、目的を見失って作業に

埋没する人はたくさんいます。

目的が達成できない、最大の理由は「目的を忘れる

こと」という調査もあるようです。

目的を頭に刻んで、その結果をキチンと報告する。

さきに述べた、スムーズに進むとはこのことです。

報告書の最大の目的は、仕事の目的の明確化と

その結果を知らせることです。

あなたを評価してくれる読み手もそれを待っています。

調べごとをスピードアップする

調べごとは、仕事のなかで発生しやすいことのひとつ。

ネットで検索が多いけれど、ここで注意点をひとつ。

何かを調べてくれという要望は、WikiPediaやGoogleで単語を

しらべてすむようなものには価値はありません。

お客さんの状況、最近の世の中の流れ、世間のニーズなど

検索しただけではわからないことばかりです。

そんなときの検索は、調べるための仮説作りと割り切ること。

「製品のニーズがあるかないか。」

「他社が考えていることは何か」

こういうことは、検索でかんたんにわかりません。

検索で製品の紹介記事を探す。

製品のプレスリリースを読む。

他社がどういう意図で発売したか。どういう風に世間でうけとめられているか？

その仮説を作ったら、

それを検証するために、周囲の人に、聞いて回るのです。

仮説を生で聞いてみる。

検証された仮説を元に次の行動を決めていきます。

仕事に保険をかける

失敗できない仕事ってあります。

経営へのここ一番のプレゼンや、お客さん向けの商談が

そうです。

一番にやるべきことは、うまく仕上げるための準備である

ことは間違いありません。

下調べや資料の作成など。

しかし、経営が気に入ってくれるか、お客さんが喜ぶかは

相手があるので必ずしも絶対成功するとは限りません。

そういう相手によることは、多少やむなし。でも、自分の

コントロール下にあることは、ミスできません。

たとえば、プレゼンでパソコンがハングアップする。

商談で資料を忘れる。

そういうことは、用意に気をつければいいことです。

逆にそういうことは、念入りに整えておく。

たとえば、パソコンが動くかどうか、事前に確認する。

または、USBメモリなどで資料を別に持っておき、最悪

のケースでも人のパソコンを借りてこなせるようにする。

資料は余分に持っていく。または同行する人にも託して

おき、両方で持っていけようにしておく。

そういうことを、バックアップ策といいます。

相手のコントロールは100%できないが（でもやりようですが）、

自分の行動は自分でコントロールします。

そういうところに気を働かせられるか。

これもちょっとしたことですが、小さな積み重ねです。