こんばんは〜
元看護師、現職OLのアラサーダイエッターぷにこです
昨日の記事では、会社で電話をとる（かける）ことにおいて、電話機の操作や準備などをお話しさせていただきました
今日は、実際電話に出るにあたっての心構えをまとめてみました✨
電話の印象が会社の印象を決める
・2コール以内に取る
基本的には、2コール以内に電話を取り、相手をお待たせしないようにします
3コール以上になった場合は、「大変お待たせしました」とお詫びを伝えてから、名乗ります。
・受話器はそっと取り扱う
会話中の話し方は、物腰柔らかで親切そうな印象だったのに、保留の前にドン！、切れるときにガッチャン！と音がしたら、相手はどんな印象を持つでしょう
耳元で物音がするのも不快ですよね。
受話器を取るとき、置くときは、両手でそっと取り扱いましょう 会話中はメモを取りながらで難しいかもしれませんが、出来るだけ手を添えてブレないように待ちましょう✨
（出典:イラストAC）
・周りは静かにする
周囲が騒がしいと、お互いに聞き取りにくいですし、相手に失礼です。誰かが電話しているときは、当たり前ですが、周囲は静かにしましょう
ただし、どうしても音が鳴ったり声が飛び交うような環境もあるかと思います。「騒がしくて申し訳ございません。」とお伝えして、注意深く相手の話を聞きましょう。
（出典:イラストAC）
・先に切らない
電話は掛けてきた方が先に切るのがマナーです。相手からのお電話のときは、相手が電話を切るのを待ちましょう。
電話は表情の見えない
・明るく、ハキハキ
人の第一印象はだいたい7秒くらいで決まると言われています
つまり、電話における第一印象とは、一声の社名や名前を名乗るところで決まります第一声は、特に明るく声のトーンを上げて、爽やかに話しましょう
暗い話し方や、モゴモゴと話すと、聞こえづらく伝わりにくいばかりか、相手に不快感を与えてしまいます。
相手に気持ちの良い電話応対と思ってもらえるように、意識しましょう
・強弱やトーンを上げ下げして感情を表現する
単調すぎてロボットみたいだと、硬い印象になり、なんだか大事なことが伝わっているか心配になりますよね映画やドラマのように演技する必要はありませんが、強弱を上手につけたり、トーンを上げ下げして、重要な言葉を強調したり、気持ちが伝わるように意識してみましょう
・スピードは合わせる
かなり早口で話すと、事務的で誠意がなく忙しない印象を与えます
信用されにくいですし、忙しいのかと気を遣わせます
反対にゆっくり話し過ぎると、テキパキというよりのんびりと仕事している印象になりますし、急いでいる相手にはイライラさせてしまう元になりますよね
程よいスピードは、1分間で350文字と言われていますが、相手の話すスピードに合わせるとそれだけで印象が良いですよ
・姿勢を正す
（出典:イラストAC）
声しか電話では情報がないはずなのに、あなたが、どーんと椅子にもたれ掛かって電話に出ると、なんとなく相手はぶっきらぼうに感じたり、誠意の無さを感じ取るもの。きちんと姿勢を正して電話をとりましょう
感謝しているとき、謝罪するときに、お辞儀をすると、同様に相手は見えていないのですが、気持ちが伝わります
（スキルやテクニックというより、本当に気持ちを込めてくださいね 笑）
電話中の会話のポイント
迅速に・簡潔に
電話は、メールや実際に会うより、急いでお伝えしたいことがあるときに使いますよね
相手の時間も使っており、特にこちらから電話をする際は、なおさら相手の都合がわからず電話していることも多いですから、簡潔にお話しすることも重要通話料もかかります。
正確に
文字に比べて目で見えない分、聞き間違えなど情報のズレが起こりやすいツールです
電話番号などは復唱をして必ず間違えないように正確に聞き取りましょう。数字の「1（イチ）」、「4（シ）」、「7（シチ）」は聞き取りにくいですので、「1（イチ）、「4（ヨン）」、「7（ナナ）」と表現します。メモなどを取り、正確に情報を聞き取ります。こちらから情報をお伝えするときも、資料はデスクに整理しておき、正確にお伝えします。
場合によっては、「その件につきましては別途メールで資料をお送りしますのでご確認ください。」などお伝えし、別のツールを併用してみてください
こんなときは？
・無言電話
無言電話はイタズラのこともありますが、単純に電話機の故障や、相手が誤ってミュートにしてしまったことに気づいていないだけかもしれません。こちらの声は相手に聞こえていることも多いので、繰り返し名乗って、しばらく待って応答がないようであれば、「お声が届かないようですので、こちらからお電話を切らせていただきます。」と伝えてから丁寧に切りましょう
・間違い電話
間違い電話でも、相手は当社のことを知っているかもしれませんし、未来の取引先やお客様になる方かもしれません「わたくしどもは、〇〇社と申します。03-1234-〇〇〇〇に繋がっていますが、何番におかけでしょうか。」と丁寧に確認しましょう。
・セールスの電話かも
聞き慣れない会社から担当者名や連絡先などを聞かれた場合は、営業、セールス、引き抜きなどのお電話の可能性があります安易にお答えせず、不審に思った場合は保留して上司に相談したり、連絡先をお伝えせず、こちらからの折り返しのご連絡を提案してみましょう。セールスは上司から断るように言われていないものに関しては、勝手に判断しないようにしましょう。不要と判断される場合は、曖昧にせず、「わたくしどもでは結構です」とはっきり断りましょう
ぜひ、明るくて感じの良い爽やかな電話応対を心がけてくださいね
あなたが気持ちを込めて、お話をお伺いしたり、お伝えすればきっと誠意が伝わりますよ
