Excelが大好きと言うと驚かれます。
間違いなく私は「文系」
計算とか一番苦手なのですが、
事務員時代に毎日さわっているうちに、
いつの間にかExcelが相棒になっていました。
そんな私がご依頼いただいたのは、
檀家様の台帳整理＆自動化のサポート。
1000件を超える檀家様の登録データから
条件ごとに抽出・印刷できるようにしてほしい
というご相談。
しかも、抽出パターンは複数。
元データは一つですが、そこから
4〜5パターンのシートを追加し、
条件別に自動抽出・印刷ができるように
整備しました。
チェックするのはお客様ご本人だけでなく
別のご担当もいるため、
印刷で確認したいというご希望も大切に。
■ 操作するのは、たったの3セル
今回こだわったのは、
「お客様が操作するのは3か所だけ」にすること。
あとは、順番に
マクロボタンをポチポチ押していくだけ。
年に1回しか使わない仕組みだからこそ、
迷わず・手間なく・失敗しない形に
したかったんです。
毎年数日かけていた作業が、
数分で完了したら——
その分、ゆっくりお茶を飲む時間ができる。
年末のお客様に“ほっとひと息”を届けたい。
その想いが原動力でした。
■AIと一緒に、でもまるっとAI任せにはしない
ここで頼ったのがAIさん。
この仕組み、全部マクロで組んだわけではなく、
ChatGPTと対話しながら
「ここは関数にする」
「ここはマクロ」と
バランスを調整して作りました。
AIさんはホントに便利！
ですが、途中はケンカも多発
なぜなら、AIは
指示されたことはできるけど、微調整は苦手。
いやいや、それわざわざマクロでやるんじゃなくて
この列に関数式を入れた方が後からラクなのよ」と
人間の勘と柔軟さが活きる場面がけっこうある。
AIさんも
「あ、その方が負担も少ないね！」
なんて言ってくれたり。
思った以上にAIに指示を飛ばせる自分に
ちょっとびっくりでした。
■実は、どこかで習ったわけじゃない
今回の関数＆マクロ設計は、
特にどこかで学んだわけではなく、
事務員時代に“あれやこれや”やってきた積み重ね。
「こういうとき、こうすればラクになる」
そんな引き出しをたくさん持っていることに、
改めて気づかされました。
30年も前にやっていた仕事が今活かされるとは、
自分でもすごい驚きでした！
■「これ、すごい知識ですね！！」に感激
お客様からは、
「表計算ソフトでこんなことまでできるんですね！」
「すごい知識ですね！！」
と喜びのお声。
操作しやすく
間違えにくく
伝わりやすい
そんなシステムを一緒に作れたことが、
何よりうれしかったです。
■これはどうやら強みらしい
私にとっては、
実はそこまで大変ではなかったこの作業。
・Excelの関数でこんなことができる
・Excelのマクロでこれができる
私の頭の中に事務員時代の
試行錯誤のデータが蓄積されています。
今はそれをAIで数値化できるので
できることを淡々と作業しているだけ。
でもお客様にはすごく喜んでいただける💗
もしかしたらこれは、
“私の強み”として
ちゃんと認めていいのかもしれません。
今回も本当に良い経験をさせていただきました。
作業中、ほんと楽しくてたまらなかったんですよ
こんなすばらしいお仕事をさせていただき、
本当にありがとうございました！
■日々の困ったを解決
日々の業務の中で
「手間がかかる」「繰り返しやってる」
そんな作業があれば、
Excelで自動化できる可能性があります。
もしOffice環境がなくても、
スプレッドシートでの対応も可能です◎
気になったら、お気軽にご相談くださいね。
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