本日のサマリー
ビジネスで意外に難しいのが日程調整です。
どのようにアプローチするとセットしやすいでしょうか。
また、商談の際に上司の同席をうながす場合、
どのようにアプローチするとセットしやすいでしょうか。
皆さま、おはようございます！！
コラムニストの尾藤克之です。
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これまで仕事上のコミュニケーションは電話が一般的でした。
しかし電話は相手の時間を奪うということもあり、
最近ではSNSやメールが主流です。
日本ビジネスメール協会の調査によれば、
仕事で周囲とコミュニケーションをとるおもな手段は、
「メール」（96.5%）がもっとも多く、
「電話」（90%）、「会う」（68.9%）と続きます。
■契約成立が難しくなるアポイントメール
会社のビジネスマナー研修では教えてくれない、
メール送信の際に気を付けたいマナーが存在します。
気遣いができる人は
「月初めでいかがですか」
「週明けでいかがですか」というように、
範囲を狭めたゆるやかなコンタクトをします。
実例を見てみましょう。
「○○様、いつならよろしいですか？」
相手が「情報収集程度」と思っている場合は、「いつならよろしいですか」なんていわれても迷惑なだけです。たとえば、好意のない相手に何回も断られて「いつならよろしいですか？」と聞いたところで、いい答えは得られないはずです。
「○○様、来月あたりはいかがですか？」
これも、なるべく避けたいメールです。相手が「来月はまだ予定がはいっていないものの、重要な予定がはいるかもしれないので約束を確定させたくない」と思う場合、アポイントが成立しにくくなります。
「○○様、来月初旬ではいかがですか？」
「来月初旬はいくつか予定がはいっているものの、ピンポイントなら空けられなくもないかな」と返信しやすくなります。曜日や時間を確定させないまでも、ゆるやかなコンタクトなら受け入れられやすいものです。
■やってはいけない「上司も来て」メール
訪問の際に「上の方もお連れください」という方がいます。
「あなたでは不充分だから上司を連れてこい」
という解釈になるので送られたほうは非常に不愉快になります。
相手をバカにしているので、
尊厳を傷つけていることに他なりません。
重要な会議やプレゼンなどの場合、
「上司を連れてきてください」という気持ちはわかるのですが、
これでは会社の品位を落とすことにもなりかねません。
「上司を連れてきてほしい」と思うなら、
次のようなアプローチなら軋轢を生むことはありません。
相手の上司に決定権がある場合のアプローチです。
上司に出席を促したい場合のアプローチ
あなた ： ちなみに、この提案の決済はどなたになりますか？
相手 ： 直属の上司である、部長の井上になります。
あなた ： 部長の井上様は同席されますか？スムーズに意思決定をするためにも、上司の方も一緒のほうがよくないですか？
もし、このように話しても、
「上司を参加させる旨」の回答が得られない場合、
打ち合わせをどうするか検討しなければいけません。
理由は時間のムダになる可能性があるからです。
上司の同席を嫌がる場合、
担当者の本気度を探らなければなりません。
決定権のない人物との打ち合わせは、
時間のムダになるので注意が必要です。
尾藤克之（BITO Katsuyuki）
コラムニスト、著述家、明治大学客員研究員
※11月に18冊目となるバズらせて稼ぐ文章術 （秀和システム）を上梓します。
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