【伝えるヒント】会話をしているように書くと伝わりやすい

 

皆さま、おはようございます。

コラムニストの尾藤克之です。

 

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伝わりやすいテクニックの1つに会話調があります。

書こうとしている文章が会話調にすることが可能なら、

次の書き方を試してみてください。

 

たとえば、次のようなやり取りをみてどのように思いますか？　

社内での上司、あなた（部下）のやりとりです。

 

〈例1　あなた（部下）は定刻になり、帰り支度をしています〉
あなたが帰り支度をしていたところ、上司に声をかけられました。30分程度の残業をしてプレゼン資料作成をしてほしいと依頼されました。しかし、あなたは予定があることから固辞します。上司は、あなたがやるべき仕事ではないことを認めたうえで、さらに依頼してきます。あなたは、30分程度では終わらないことを伝えます。上司は、今後の埋め合わせと、評価に反映させることを約束します。あなたは、やむを得ず、残業を決意しました。

 

〈例2　あなた（部下）は定刻になり帰り支度をしています〉
上司 ： 申しわけないが作業をお願いしてもいいかな？　明日のプレゼン資料なんだ。
部下 ： 今日は予定がありますし難しいっすよ。
上司 ： お前のパワポのテクニックがあれば30分もあれば作れるだろう？
部下 ： さすがに、30分では無理ですよ。これはかなり大変ですね。
上司 ： どうにか頼む。この埋め合わせはするし評価にも反映させるから。
部下 ： もう、仕方ないですね。予定を断るので少し待ってください。

 

〈例1〉では、上司と部下のやり取りの描写がイマイチわかりません。
描写が伝わりませんから、読者にとっても響くものがありません。

 

〈例2〉は、〈例1〉を会話調にしたものです。

文字数は224文字で合わせています。

 

このように、会話をそのまま文章にすると非常にテンポよくわかりやすくなります。
また、この会話の流れには多くの要素が含まれています。


①あなたは帰宅しようとしている。
②上司が30分程度の残業を依頼した。
③あなたは予定があることからいったん固辞する。
④ 上司は、あなたがやるべき仕事ではないことを認めたうえで強く依頼している。
⑤あなたは、30分程度では終わらないことを伝える。

⑥上司は、埋め合わせと、評価に反映させることを約束する。
⑦評価に念押ししたうえで、あなたは、残業を決意する。


私たちは通常、会話でコミュニケーションをとっているので、

会話調にすると伝わりやすいのです。

これが、文章を会話にすると伝わりやすい理由です。

 

2021.09.02投稿

 

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尾藤克之（BITO Katsuyuki）
コラムニスト、著述家、明治大学客員研究員