計画ありき、計画で引っ張る
計画ありき、計画で引っ張る
仕事を確実に完成まで持っていく力は、どんなものが考えられるでしょうか。
ここでは４つほど考えてみます。
１．ビジョンやスローガンを掲げ、方向性を見極められるようにする
２．計画を作って行くべき道を示し、見えるようにする
３．とにかくやってみる、という実行によってもっていく
４．実行途中でチェックを重ね、解決の方向を探る
これら４つの力はどれも重要です。
あなたがリーダー的な立場になった場合は、特にこれらの力でチームを引っ張っていくことが
必要となるでしょう。
しかし、未来を確実に実現に結び付けるという意味においては、
重要な力は、ひとつに絞れます。
それは２の計画を作ることです。
３と４は実行と実行における状況チェックですので、実行過程では必要なことです。
しかし、２の計画はそれらを包含した計画とすることができます。
どの時点でやり始めるか、そしてどの時点でその成果を評価するかといったことを
計画に盛り込むことで、進行を引っ張っていくことができます。
残った１の点についてですが、これもまた確かに重要です。
そもそもどういった方向に向かうというのは、経営で言うと経営戦略や理念もしくは
コンセプトのようなもので、ビジネスにおいて重要視されています。
もちろん、これが重要でないというのではなく、実現ということに着目すると、
最重要ではないということです。
計画は、実現するにあたっては、最重要でありながら、
場当たり的にコトが進められることも多いので、わたしたちは、
逆に計画によりこだわってみましょう。
プロジェクトマネジメント・プロフェッショナルの世界においては、
計画ありきのリーダーシップが推奨されています。
世界標準の知識体系（PMBOK・）においても、その重要性は明らかであり、
各段階でのやるべきことの数はおよそこのような割合になっています。
立上げ5%、計画51%、実行15%、コントロール15%、終結3%。
半数が計画であり、計画がうまくいけば、あとはおまけのようなものです。
何か途中でうまくいかなかったと思ったら、計画との差異がどうなっているのか、
計画はそもそもあったのかということを考えてみましょう。
そして、計画がまずかったら、見直して、また計画ありきで進めてみましょう。
受けて出す流れを明らかにする
受けて出す流れを明らかにする
一つひとつの仕事を箱と捉え、着実にこなしていくよう仕事を計画するにあたって、
一連の仕事がより大きな仕事を達成するという姿を思い浮かべてください。
最終的に、一連の仕事はなんらかの成果をもたらします。
一連の仕事の成果は、一つひとつの箱である仕事の成果でもあります。
ここで、成果を出すという表現とします。
成果を出すためには、何かを受けて、それを自分が仕事として実行し、
結果、成果として出る、と捉えます。
インプットとアウトプットと捉えてもいいでしょう。
仕事はこの流れを明らかにすると、大きな効果が生まれます。
まず、圧倒的にわかりやすくなります。
もし自分にとって困難な仕事であっても、中間で何をして、
最終的に何を出すのかを明確にすることで、
次々にステップを踏み進めることができます。
次に、他の人と共有することができます。
共有することで、自分が中断した仕事を人に受け渡すこともできるようになります。
無駄な時間が減少し全体として効率化することができます。
そしてさらに、一つひとつの仕事の出来を明確にすることができ、
今度同じようなことがあった場合、
改善を加えることができるようになります。
一連の仕事は業務フローのようにフローと呼ばれることもあります。
組織で仕事をしている場合は、仕事がかなり複雑に連鎖していることがあります。
一度自分の仕事を中心としたフローを描いてみましょう。
そうすると、意外に難しいことに気づきます。
そして、その先にある大きな目的に気づかされることもあるでしょう。
ここで料理人の仕事の例を考えてみましょう。
一流の料理人は、プロフェッショナルの中でも次元の高いレベルにいると言われます。
無数にある食材と調理法を組み合わせ、創作していきます。
しかも、最終成果は味覚や嗅覚、視覚といった感覚に訴えるものでもありますし、
それが出来上がるまでの膨大なステップを、
いかに効率的かつ完璧に仕上げていくかを一瞬にして計画し、実行できます。
実行中は完成に向かって時間も忘れて集中します。
一流の人は、膨大なステップでありながら、一つひとつに分解しても理解できており、
人にやらせても再現できます。
わたしたちも、一流料理人のように仕事ができるようになりたいものです。
一流プロフェッショナルの時間を忘れてのめりこめる状態をフロー状態と言います。
先のフローとは別な意味ですが、フローはフロー状態を作ると言えます。
一つひとつの仕事を箱と捉え、着実にこなしていくよう仕事を計画するにあたって、
一連の仕事がより大きな仕事を達成するという姿を思い浮かべてください。
最終的に、一連の仕事はなんらかの成果をもたらします。
一連の仕事の成果は、一つひとつの箱である仕事の成果でもあります。
ここで、成果を出すという表現とします。
成果を出すためには、何かを受けて、それを自分が仕事として実行し、
結果、成果として出る、と捉えます。
インプットとアウトプットと捉えてもいいでしょう。
仕事はこの流れを明らかにすると、大きな効果が生まれます。
まず、圧倒的にわかりやすくなります。
もし自分にとって困難な仕事であっても、中間で何をして、
最終的に何を出すのかを明確にすることで、
次々にステップを踏み進めることができます。
次に、他の人と共有することができます。
共有することで、自分が中断した仕事を人に受け渡すこともできるようになります。
無駄な時間が減少し全体として効率化することができます。
そしてさらに、一つひとつの仕事の出来を明確にすることができ、
今度同じようなことがあった場合、
改善を加えることができるようになります。
一連の仕事は業務フローのようにフローと呼ばれることもあります。
組織で仕事をしている場合は、仕事がかなり複雑に連鎖していることがあります。
一度自分の仕事を中心としたフローを描いてみましょう。
そうすると、意外に難しいことに気づきます。
そして、その先にある大きな目的に気づかされることもあるでしょう。
ここで料理人の仕事の例を考えてみましょう。
一流の料理人は、プロフェッショナルの中でも次元の高いレベルにいると言われます。
無数にある食材と調理法を組み合わせ、創作していきます。
しかも、最終成果は味覚や嗅覚、視覚といった感覚に訴えるものでもありますし、
それが出来上がるまでの膨大なステップを、
いかに効率的かつ完璧に仕上げていくかを一瞬にして計画し、実行できます。
実行中は完成に向かって時間も忘れて集中します。
一流の人は、膨大なステップでありながら、一つひとつに分解しても理解できており、
人にやらせても再現できます。
わたしたちも、一流料理人のように仕事ができるようになりたいものです。
一流プロフェッショナルの時間を忘れてのめりこめる状態をフロー状態と言います。
先のフローとは別な意味ですが、フローはフロー状態を作ると言えます。
仕事の出来は自分が決めるものではない
仕事の出来は自分が決めるものではない
今やっている仕事はどのくらいの人と関わっているか考えてみてください。
毎日お客さんを相手にしているような人でなくても、数えてみると多くの人が関わっています。
会社の中だけでも、上司、部下、経理や人事担当者や他の部門の人たち等、
取引先も考えると、かなりの人が関わっていることでしょう。
それらの人たちとの関わりを忘れずに自分の仕事を仕上げないと、
本来やるべき仕事を達成できません。
仕事をいいものとして完結させるためには、
まず仕事が誰のものかということを意識する必要があります。
なぜなら、その人の期待が仕事の出来を意味するからです。
わかりやすい例を言うと、発注者は仕事のオーナーであるため、
自分のやっている仕事は発注者のものと言うことができます。
ただ、もっとよく考えてみると発注の担当者そのものがオーナーとは限りません。
発注者は何かの目的のために発注しているのかということを考えると、
その先のエンドユーザーの期待に応えなければ、仕事として意味をなさないかもしれません。
オーナーがわかりにくい仕事もあります。
会社内の庶務的なことなどはそうでしょう。
ただし、そのような仕事であっても、仕事である以上は、
どんな出来であるかが決まることで、始めて終わりを決められると言えます。
仕事をうまく進め、うまく終わらせるには、そもそも何が期待であるかを見極め、
その上で、そこに辿り着くまでの道筋を計画することから始めましょう。
そしてその期待を把握するには、誰がその期待を発信しているかも決めておきましょう。
期待通りに仕事を終わらせるには、途中経過においても、
期待のオーナーに了解を得つつ進めるのが確実です。
そして最終段階でもオーナーの了解の下、完了となります。
多くの人が関わっている場合は、皆に了解をもらうには、
その段取りそのものをうまくやらないと完了に辿り着けません。
関わる人たちは、仕事の計画に盛り込まないといけない重要な要素です。
今やっている仕事はどのくらいの人と関わっているか考えてみてください。
毎日お客さんを相手にしているような人でなくても、数えてみると多くの人が関わっています。
会社の中だけでも、上司、部下、経理や人事担当者や他の部門の人たち等、
取引先も考えると、かなりの人が関わっていることでしょう。
それらの人たちとの関わりを忘れずに自分の仕事を仕上げないと、
本来やるべき仕事を達成できません。
仕事をいいものとして完結させるためには、
まず仕事が誰のものかということを意識する必要があります。
なぜなら、その人の期待が仕事の出来を意味するからです。
わかりやすい例を言うと、発注者は仕事のオーナーであるため、
自分のやっている仕事は発注者のものと言うことができます。
ただ、もっとよく考えてみると発注の担当者そのものがオーナーとは限りません。
発注者は何かの目的のために発注しているのかということを考えると、
その先のエンドユーザーの期待に応えなければ、仕事として意味をなさないかもしれません。
オーナーがわかりにくい仕事もあります。
会社内の庶務的なことなどはそうでしょう。
ただし、そのような仕事であっても、仕事である以上は、
どんな出来であるかが決まることで、始めて終わりを決められると言えます。
仕事をうまく進め、うまく終わらせるには、そもそも何が期待であるかを見極め、
その上で、そこに辿り着くまでの道筋を計画することから始めましょう。
そしてその期待を把握するには、誰がその期待を発信しているかも決めておきましょう。
期待通りに仕事を終わらせるには、途中経過においても、
期待のオーナーに了解を得つつ進めるのが確実です。
そして最終段階でもオーナーの了解の下、完了となります。
多くの人が関わっている場合は、皆に了解をもらうには、
その段取りそのものをうまくやらないと完了に辿り着けません。
関わる人たちは、仕事の計画に盛り込まないといけない重要な要素です。
達成するためには計画し、途中経過を見ることが大事
達成するためには計画し、途中経過を見ることが大事
計画は達成のため、予め想定した道筋です。
その道筋どおりを辿っていけば、ゴールにたどり着けるわけですから、
計画の重要性は言うまでもありません。
しかし、実行段階にその計画を忘れてしまっていては、計画の効果がなくなってしまいます。
仕事におけるマネジメントのＰＤＣＡは有名です。
Ｐはプランで計画、Ｄはドゥで実行、Ｃはチェックで評価、Ａはアクションで改善の実行となります。
Ｐは最初になりますので、最も重要です。
ただ、常にＰが行われているかというとそうでもありません。
自分がやったことに対して、上司がダメ出しをすることはよくあると思います。
では、そのチェックは何を基準に行われたのでしょうか。
単に出てきたものをチェックしているということはよくあるのではないでしょうか。
つまりそれは、Ｐがない中でＤが始まって、Ｃした、ということになります。
Ｐがあれば、ダメな部分も計画に対して違っているからダメなのだということが納得できます。
今度ダメだしされたら、そもそも計画がないのに、なぜ思いつきでダメと言うのですか？
と上司に言ってみましょう。
いや、そんな感じ悪いことは言わないほうがいいです。
人のことより、自分の計画はどうだったのかを見直したほうが、成長に繋がります。
このように計画のない仕事は実際あるのですが、計画があれば
実行時に計画との差異を確認することで、達成への方向性を正すことができます。
ダメだった部分もわかりますし、直すことが達成へと確実に向かっていることが確認できます。
計画は、道筋を示すのと同時に、途中経過がずれてきていないかを確認し、
最小限の労力でゴールにたどり着けるように改善を図っていくためのものです。
今まで未経験だったことに対して、達成までの道筋を計画することを想像してみてください。
計画が確実にゴールまで到達することが確信できた時点で、達成の喜びを実際感じられることでしょう。
そして、実際に達成したときに再び喜びを感じますので、計画しないときの二倍嬉しいということになります。
計画は達成のため、予め想定した道筋です。
その道筋どおりを辿っていけば、ゴールにたどり着けるわけですから、
計画の重要性は言うまでもありません。
しかし、実行段階にその計画を忘れてしまっていては、計画の効果がなくなってしまいます。
仕事におけるマネジメントのＰＤＣＡは有名です。
Ｐはプランで計画、Ｄはドゥで実行、Ｃはチェックで評価、Ａはアクションで改善の実行となります。
Ｐは最初になりますので、最も重要です。
ただ、常にＰが行われているかというとそうでもありません。
自分がやったことに対して、上司がダメ出しをすることはよくあると思います。
では、そのチェックは何を基準に行われたのでしょうか。
単に出てきたものをチェックしているということはよくあるのではないでしょうか。
つまりそれは、Ｐがない中でＤが始まって、Ｃした、ということになります。
Ｐがあれば、ダメな部分も計画に対して違っているからダメなのだということが納得できます。
今度ダメだしされたら、そもそも計画がないのに、なぜ思いつきでダメと言うのですか？
と上司に言ってみましょう。
いや、そんな感じ悪いことは言わないほうがいいです。
人のことより、自分の計画はどうだったのかを見直したほうが、成長に繋がります。
このように計画のない仕事は実際あるのですが、計画があれば
実行時に計画との差異を確認することで、達成への方向性を正すことができます。
ダメだった部分もわかりますし、直すことが達成へと確実に向かっていることが確認できます。
計画は、道筋を示すのと同時に、途中経過がずれてきていないかを確認し、
最小限の労力でゴールにたどり着けるように改善を図っていくためのものです。
今まで未経験だったことに対して、達成までの道筋を計画することを想像してみてください。
計画が確実にゴールまで到達することが確信できた時点で、達成の喜びを実際感じられることでしょう。
そして、実際に達成したときに再び喜びを感じますので、計画しないときの二倍嬉しいということになります。
仕事を計画して達成する
仕事を計画して達成する
計画の技術を身に着けるために、プロジェクトというものを知っておきましょう。
プロジェクトというとかなり大げさなものを思い浮かべるかもしれません。
プロジェクトマネジメントは元々米国のNASAが宇宙開発の際に、
いかにスピードを上げて開発できるかというマネジメントを行うために生まれたと言われています。
では、そのプロジェクトとはどのようなものなのでしょうか。
プロジェクトは、３つの特徴があると言われています。
ひとつめは、一回しか発生せず期日が決まっていることです。
ふたつめは、独特であることです。
そして三つめは、徐々にわかりやすく詳細にしていくということです。
つまり、初めて経験するから、自分にとってはやり方がわからない。
だけど期日は決まっている。
そして、先が見えないのでだんだん見えるようにする、というものです。
仕事の中には、繰り返し実行するので先は見えているというものもあるように思えますが、
全く同じ仕事というものは既に機械が実施しているでしょうから、ほとんどないと思います。
よって、一つひとつの仕事はプロジェクトと捉えて問題ないでしょう。
自分にとってハードルの高い仕事をひとつ思い浮かべてみてください。
例えばこんなことでも構いません。
隣の部の部長と自分の部長との会議をセッティングする、といった仕事です。
すぐに終わりそうな仕事ですね。
しかし、あなたが新人のヒラで、顔も見たことのない隣の部の部長に声を掛けるとしたら、
とてもハードルが高いでしょう。
まず、誰が部長なのかを知らなければなりません。
そんな時こそプロジェクトとして取り組んでみるべきです。
自分にとって未経験で、ゴールまでの道筋が見えない。
だから、やるべきことをひとつ一つ具体化してやっていくしかありません。
そして、ゴールまで辿りつくのに、有効な手段があります。
それが計画することです。
計画することによって、できなかったことでも達成に近づかせることが
できるようになるばかりでなく、思った以上の感動が訪れるかもしれません。
それがプロジェクトであり、計画の良さです。
計画の技術を身に着けるために、プロジェクトというものを知っておきましょう。
プロジェクトというとかなり大げさなものを思い浮かべるかもしれません。
プロジェクトマネジメントは元々米国のNASAが宇宙開発の際に、
いかにスピードを上げて開発できるかというマネジメントを行うために生まれたと言われています。
では、そのプロジェクトとはどのようなものなのでしょうか。
プロジェクトは、３つの特徴があると言われています。
ひとつめは、一回しか発生せず期日が決まっていることです。
ふたつめは、独特であることです。
そして三つめは、徐々にわかりやすく詳細にしていくということです。
つまり、初めて経験するから、自分にとってはやり方がわからない。
だけど期日は決まっている。
そして、先が見えないのでだんだん見えるようにする、というものです。
仕事の中には、繰り返し実行するので先は見えているというものもあるように思えますが、
全く同じ仕事というものは既に機械が実施しているでしょうから、ほとんどないと思います。
よって、一つひとつの仕事はプロジェクトと捉えて問題ないでしょう。
自分にとってハードルの高い仕事をひとつ思い浮かべてみてください。
例えばこんなことでも構いません。
隣の部の部長と自分の部長との会議をセッティングする、といった仕事です。
すぐに終わりそうな仕事ですね。
しかし、あなたが新人のヒラで、顔も見たことのない隣の部の部長に声を掛けるとしたら、
とてもハードルが高いでしょう。
まず、誰が部長なのかを知らなければなりません。
そんな時こそプロジェクトとして取り組んでみるべきです。
自分にとって未経験で、ゴールまでの道筋が見えない。
だから、やるべきことをひとつ一つ具体化してやっていくしかありません。
そして、ゴールまで辿りつくのに、有効な手段があります。
それが計画することです。
計画することによって、できなかったことでも達成に近づかせることが
できるようになるばかりでなく、思った以上の感動が訪れるかもしれません。
それがプロジェクトであり、計画の良さです。