ある会話のワンシーン。
A 「先日の屋外イベントの来客数はどうだった?」
B 「イヤあ、現地は雨だったんですよ。予報が外れたなあ。と皆で言い合ってました。そういえば昨年も雨だったらしくて・・・・・・。」
この会話の最も大きな問題点は一体なんでしょう?
答えは、「問に答えていない」です。
「来客数はどうだった?」の問に対する素直な答えは、当然、「来客数は、○○人でした。」となります。これに続いて、「思ったより、少ないようだねー。その原因は何だろう?」と聞かれたら、その時はじめて「イヤあ、現地は予報が外れて雨だったんですよ。」となります。
しかし、今回の例のように、問に素直に答えず、いきなり「理由」を述べる人はとても多いです。まあ確かに、「言い訳」をできるだけ早くに述べておきたいという気持ちはわかりますけどね。但し、言い訳も長すぎると、「お前の報告は、まわりくどいんだよ。」との一撃が・・・・。
では、この「まわりくどさ」をどうやって克服するか?ですが、
私が実践しているのは「オウム返し」です。
オウム返しとは、例えば
「先日の来客数は」どうだった?と質問されたら
「先日の来客数は」○○人でした。と回答する。
オウム返しとは、このように質問者の「問の核の部分」を「回答の頭部分に付けて」短く回答するというやり方です。
このやり方は、私が新人研修をお手伝いしている組織でも実践してもらっていますが、効果はかなり抜群です。
最初に理由を述べたい衝動をぐっと我慢して、オウム返し!
これでもう「まわりくどい」とは言わせません。