システム保守体制は万全ですか？ ①現行システムベンダーの体制は大丈夫？
◆現行システムの保守体制は万全ですか？
テレワークや在宅勤務といった勤務体制が推奨される現在においては、ますますシステムの重要度は上がっています。そんな中、システムの保守体制にリスクを抱えているという企業様からご相談をいただくことが多くなりました。システムの保守体制が整っていれば、円滑に安心して業務を遂行することができます。
しかし、現状の保守体制にリスクが大きいと感じているという声を耳にするのが実情です。
【保守体制の懸念点の一例】
・「システム保守の対応が遅い」
⇒IT業界特有の多重下請けとなっていれば、対応スピードが遅くなるケースが多いです。
・「保守を請負う会社の廃業や存続が心配である」
⇒コロナ関連の業績悪化から、事業転換や体制変更をするシステム会社も多そうです。
・「自社開発のシステムだが、システムの保守が属人的になっていて担当者の退職や定年等のリスクが大きい」
⇒担当者が退職しシステムを把握する者がいなくなれば、システムはブラックボックス化してしまいます。
・「保守メンテナンスや追加・改修に柔軟に対応してもらえない」
⇒システムと業務内容は、利用年数の経過とともに乖離します。業務内容に合わせたシステムの改修・メンテナンスは必要不可欠です。
システム保守の対応の遅れは、そのまま業務の遅れに繋がります。そのため、システム保守は迅速な対応が必要となります。システム保守を開発会社に依頼している場合でも、1名体制で対応しているといったケースも多く、他社に保守を委託している場合であっても万全な体制で保守対応しているとは限らないのが実情です。
◆保守を引き継げる会社は少ない？
実際、システム保守を引き受ける企業はそう多くないようです。他者が開発したシステムで、どのようなプログラムが組んであるのか分からない状態のシステムを解析して保守ができるように体制を整えることは、かなりの労力と時間がかかります。ましてやブラックボックス化しているシステムであれば、尚更、システムの解読に手間がかかります。システム会社からすると、新たにシステムのリニューアルを提案した方が対応しやすいという企業側の意向もあるようです。
また、システムには、開発言語、データベース、OSなどに様々な種類があります。システムがWeb上で利用できるものか、スマホ用のアプリなのかで、開発・構築の方法が異なります。どのような技術を用いて開発されたか分からないシステムを保守するリスクは大きいことが分かれば、システムのリニューアルを提案した方が対応しやすいというのも理解できます。
◆システム保守のサポート体制
そんな中でも、システムは日々稼働しています。
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請求書業務の完全デジタル化へ
◆デジタル化していく社会に対応する
しかし、欧米企業と比較しても日本はデジタル化への対応は遅れていると言われています。その根底には、デジタル化のメリットが理解できていないところにあるようです。
今までは、人が管理・対応することで継続できていた業務も、最近ではテレワークや在宅勤務の普及や人口の減少などから、オンライン上で業務が完結するシステムの導入の必要性を実感せざるを得ない状況になっています。
現状維持や状況の変化を待つのではなく、時代や環境の変化に適用しデジタル化に順応していかなければ取り残されてしまうことになります。
◆請求書業務のデジタル化のメリットとは
請求業務のデジタル化とは、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
1.印刷、押印、封入・郵送作業が不要になる
2.印刷代、紙代、郵送費用、作業にかかる人件費等のコストを削減する
3.顧客や取引先とのやり取りや履歴をデータで電子保存し、管理・確認できる
4.慣れてしまえば、簡易的な作業のため生産性向上につながる
5.上司はオンライン上で承認できる
請求書業務をデジタル化すれば、システム利用料以外に郵送コストはゼロ、作業工数も数時間で終えられるため、人件費もかなり削減することができます。また、請求書業務に限られたことではないですが、昨今の経済活動において製品などの商流はデジタル化の影響を受け変化しつつあります。政府の方針や法律改正などもあり、請求書業務をデジタル化する流れは今後ますます加速するでしょう。また、各企業は、事業を継続するために全体的な業務や文化の見直しが求められているのではないでしょうか。
◆業務のデジタル化のためにできること
請求業務のデジタル化に対応するため、また、業務全体の在り方をITの観点で見直したいなど、お考えの企業様に、エイ・エヌ・エスでは、業務に合わせたオーダーメイドのシステム開発を主軸とし、システム再構築を請け負っております。また、現在、請求業務のデジタル化を実現させる機能を全て網羅したWeb請求システムを開発しており、将来的に展開も予定しています。
業務のデジタル化における無料相談を受け付けておりますので、ぜひ一度、下記リンクのお問合せフォームよりお問合せ下さいませ。
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アフターコロナIT投資戦略～③助成金の活用・有利な資金調達環境～
◆支援制度を上手に活用する
そんな中、コロナ関連で多くの補助金や助成金、融資などの支援制度が発表・実施されています。融資についてはコロナ関連の特別貸付などで、事業者に有利な借入条件の融資が多く発表されています。
総じてみると、コロナ関連の影響を受けた事業者に対して条件の良い支援制度が多く発表されています。自社の状況に合う制度があるか調査し、事業の継続や拡大のために上手に活用していきたいところです。
◆事業継続のために、今必要な投資とは
新型コロナウィルスが流行するよりも前の2017年末、経済産業省は中小企業を対象にしたITツールの導入に補助金500億円の予算を計上することを発表していました。システムの導入や紙資料のペーパーレス化を促すための対策です。
新型コロナウィルスの流行により、テレワークを推進する動きが加速し、テレワーク環境の整備に必要なシステム導入費用や機器のレンタル料、オンライン上で業務が完結できる仕組みの事業モデルへの転換を支援する補助金制度が多く発表されています。
具体的には、下記のシステム導入は、基本的に補助対象(申請可能)と考えて良いでしょう。
・ペーパーレス化が実現できるシステム
・グループウェア
・勤怠管理システム
・経費精算システム
ただし、制度によって契約形態や規定に細かな違いがありますので、申請条件の確認が必要です。
先行きが見通せない中、投資や消費を控える傾向が続いているかもしれません。しかし、今は将来を見据えた投資判断をする時期でもあるとも考えられます。実際、企業の設備投資は全体を通して減少傾向にあるものの、今からIT投資をすることで、アフターコロナ社会に順応できるような体制を整備するべきだと思います。
テレワーク・在宅勤務の普及やオンライン・ペーパーレス化の促進によって、ITはまさに今、必要不可欠なツールです。極めて重要といえるIT投資において“守りのIT投資”から“攻めのIT投資”に思考を変えて判断すべきではないでしょうか。
◆IT投資でシステム導入をするために
IT投資を進めた企業は生産性の向上が実現して市場からも評価されるようになれば、IT投資の踏み込み方で伸びる企業とそうでない企業の差がつくかもしれません。
これだけの危機を経験すると、投資に対して消極的になるかもしれなません。しかし、アフターコロナの働き方の環境整備のためのＩＴ投資は、事業継続のためには確実に必要な投資といえるのではないでしょうか。
エイ・エヌ・エスでは、オーダーメイドで貴社の要望に合わせたシステム開発・再構築が可能です。生産性向上を実現するための重要な役割となるシステムをオーダーメイドで開発し、企業様の目的を明確にすることで、理想とする業務フローに合わせたシステムでの作業代行を実現します。
システム開発・導入をご検討の企業様は是非一度、お問合せください。
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アフターコロナへIT投資戦略 ～②テレワークにおける生産性の向上～
◆テレワーク・在宅勤務の長期化で生産性を上げるには…
テレワークや在宅勤務が推奨され、オンライン環境下での業務や打ち合わせが、ここ数ヶ月で急速に増えているのではないでしょうか。未だ終わりが見えないコロナ禍の中で、テレワークや在宅勤務が定着すると予測されています。
そんな中、オフィス不要論を各メディアやインターネット媒体で目にするようになりました。テレワークや在宅勤務の導入により、オフィスで社員が集まって仕事をする機会がなくなっている今、大きな固定費となるオフィスを不要ではないかと考える流れがあるのも理解できます。オフィスの解約、郊外への移転、レンタルオフィス、シェアオフィス等々、デメリットも把握した上で、様々な選択肢を持って具体的に検討している企業も少なくないと思います。
今までと異なる状況で生産性を維持・向上させるために必要なことは、仕事環境の構築です。オフィスが不要となれば、テレワークに必要な機器や通信環境の構築は必要不可欠です。しかし以外に、テレワークで利用する上で、現状のシステムで生産性は維持できていますか。効率が悪く生産性が低下してしまうのであれば、状況に合わせたシステムを整備する必要があります。
◆環境の変化に応じた業務内容に見直す
現在の日本企業は、オフィスでの勤務を基準とした業務フローが必要以上に多く存在しています。出社が必要な業務としてニュースでもとりあげられている印鑑の捺印や、印刷、封入、郵送を廃止することで、生産性の向上、業務効率化の効果が大きく期待できます。
紙で対応している業務や電子化できていない承認フローなどの業務を見直し、オンラインで完結できるシステムの導入を検討することは、ペーパーレス化を促進させ、これからの働き方に合わせて生産性を向上させるために重要であると思います。
オフィスや特定の場所に依存せずに業務を行うための技術やツールは多く存在します。自社の業務特性に合わせて、テレワークにおける生産性の向上ができるシステム導入は、検討すべきでしょう。
◆現状に合わせた企業運営のために
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アフターコロナへIT投資戦略 ～① ITへシフトする社会～
◆アフターコロナ・ウィズコロナに強いIT
そもそも、コロナウィルスの影響をあまり受けていない業界もあり、その中でもIT業界は特に需要が増していると考えて良いかもしれません。ここ数ヶ月の間でBtoB向けのITツールやシステムのテレビCMが流れるようになったことからも特需であることが見てとれます。
アフターコロナ・ウィズコロナという平時ではない局面の今だからこそ、事業を継続・展開していく上で、新たな時代に備えたIT戦略や業務の見直しが求められています。
◆導入・整備が必要なIT投資
コロナ対策として在宅勤務を実施し、意外と業務が継続できると感じた企業も多いと聞きます。Web会議の方が資料の共有がスムーズであるとの声も多く、ITを活用すれば、必ずしも対面でなければ対応できない業務は少ないことが分かります。
テレワークが進むことで自然とデータでのやり取りやオンラインで完結し、ペーパーレス化はすすみます。また、営業面においても、Web上のアクセス履歴や購買情報から詳細に分析することでオンラインでの営業を促進させるツールもあり、対面での営業や飛込営業が難しい状況におけるニーズは加速するでしょう。
今後、定着する見込みのテレワークにおいて必要不可欠なツールは、システムです。
IT化へのシフト、オフィスや現場へ行かずに遠隔で業務ができるようなシステムの導入・導整備を行った企業とそうでない企業とでは、半年後、１年後に大きな差が出ている可能性があります。
◆ITへシフトする社会に対応するために
アナログな業務のIT化、テレワークやリモートで対応できる事業転換等、課題を抱え、今まさにシステム導入を検討したいとお考えの企業は多いと思います。
コロナで受けた影響を解決？システム保守引継ぎ
◆コロナの影響でシステム保守が停止に？
IT業界では、直接的な影響は大きくないものの、SESを主軸とした事業の場合、事業継続に支障をきたし、規模の縮小や事業転換を図る企業もあります。システム保守を任せていた外部から常駐しているIT担当者が撤退してしまった等でお困りの企業がでてくることもあるでしょう。
一旦システムを稼働させると、大きなトラブルがない限り、数年はそのシステムを利用することを想定していることが多く、そうでないと稼働までにかかる経営者や社内で管理するシステム部門の労力・莫大な投資が無駄となってしまいます。そのため、システム稼働後の保守・運用は、安定してシステムを利用できるようにするために必要不可欠な工程です。
◆システムを維持するために必要な保守工程
システムとは、利用者にとって当たり前に利用できるものという認識が強い傾向にあると感じます。しかし、これまで問題なく稼働していたシステムにも不具合や障害が生じ、正常に動作できなくなることもあります。このような場合に対処の役割を担うのがシステム保守の担当者です。システムの不具合や障害は、利用者にとってストレスになるだけでなく、それが業務の基幹となるシステムであれば、最悪の場合、業務が停止し、売上に直接影響を及ぼしてしまうこともあるのではないでしょうか。
業務やサービスに深刻な障害が出てしまわないようにメンテナンスを行うのも保守担当者が担う重要な役割の一つです。システムの不具合や障害は、予測できないものもありますが、少しでも事前に不具合や障害を防ぎ、正常にシステムを稼働させるための保守人員を配置することは、安定した業務の遂行には欠かせないと言えるでしょう。
◆エイ・エヌ・エスの保守代行サービス
現行システムの分析・解析を行い、お客様が業務に専念できるようサポート体制を整えて保守・メンテナンスを継続的に支援します。また、急を要する企業様にも対応できるよう、保守を代行するまでに必要なシステム分析・解析をする初期作業と保守対応を平行して実施することで、最短期間での保守開始を実現しています。保守だけでなく、追加開発やシステムの再構築もご提案できますので、システム面での長期的なサポートを実現する体制を整えています。
システム導入に活用できる助成金
◆新型コロナウィルスの影響への支援策
終息の兆しが見えない新型コロナウィルスは、各企業や個人に大きな影響を与えています。現状、このような環境下で、新型コロナウィルスに関連した助成金や補助金、融資などの支援制度が設けられています。企業向けの助成金や各制度の中には、テレワークや在宅勤務を推進するものや生産性向上・業務改善の支援を目的としているものが多くあります。
事業を継続させていくために、該当する支援制度はどんどん活用していくべきといえるでしょう。
◆システム導入で活用できる助成金制度とは
システムは、企業の生産性を向上する上で今や欠かせないツールです。昨今は、働き方改革やテレワーク・リモートワーク、ペーパーレス化の促進により、システムの導入に意欲的な企業も増えているのではないでしょうか。
中小企業の設備・機器の投資に活用できる業務改善助成金は、生産性向上を支援し、自社内で最も低い賃金（事業場内最低賃金）の引上げを図るための制度です。生産性向上のためのシステム導入や機器などの設備投資を行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資にかかった費用の一部を助成します。
例えば、ITシステムの場合、顧客管理・在庫管理・帳票管理のシステム導入による業務の効率化やPOSレジシステム導入などが対象となるそうです。
賃金引上計画や業務改善計画の実施に準備が必要ですが、業務を改善することで生産性向上が実現する上に、安定的な事業継続ができるのではないでしょうか。
◆システム導入を支援します！
システムの導入を検討されている企業様は、導入するシステムの種類や得られる目的によって活用できる助成金を調査し、活用してみてはいかがでしょうか。
エイ・エヌ・エスでは、オーダーメイドで貴社の要望に合わせたシステム開発・再構築が可能です。生産性向上を実現するための重要な役割となるシステムを開発し、企業様の目的を明確にすることで、人的ミス削減やシステムでの作業代行を実現します。
システム開発・導入をご検討の企業様は是非一度、お問合せください。
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コロナ後も加速するIT化
◆事業の在り方の認識が変わった今
新型コロナウイルスは、世界中に大きな影響を与えました。
対面のコミュニケーションを前提としたビジネスモデルは非対面への転換を余儀なくされ、各国に工場を設けて生産を行う製造業は生産停止のリスクが大きくなるなど、このような事態に対して十分な備えができていた企業はほとんどなかったと思います。
今後、第２波の懸念もあり、終息の見通しは未だ不透明ですが、「Withコロナ」「Afterコロナ」といった継続的に付き合っていくことを前提とした事業活動の見直し、転換をはかろうとする動きがすすんでいくでしょう。
その中で、IT化やデジタル化の流れは急速に高まっていくと予想されます。
テレワークやリモート・オンライン化は、新しい社会の在り方を示すものとなっています。すべての働き方や事業をリモートで対応することは難しいにせよ、今までのやり方・考え方を少し変えるだけで、多くの作業がリモートやオンラインで代替えできるという認識に変わった企業も多いのではないでしょうか。
◆システムが事業存続の鍵に
事業存続にあたり、IT化・システム化が求められている今、基幹業務のシステム化は優先事項になると思います。基幹業務システムは「停止すると事業活動そのものが止まってしまう」システムのことです。
例えば、以下のようなシステムが挙げられます。
・販売管理システム
・生産管理システム
・購買管理システム
・在庫管理システム
・会計システム
・人事給与システム
上記をみると、各業務に応じて必要不可欠になる業務のシステムであることが見て取れます。中でも、販売管理や生産管理、在庫管理といった管理業務は、売上に直結するような事業の強みになることから業務に合わせたオーダーメイドのシステム構築を選択したいところです。
店舗販売やOEM製造からECサイト販売への販売方法の転換・見直し、製造現場の情報のデジタル化、スマートフォン・タブレットなどのモバイル端末の利用拡大など、今の状況に合わせたシステム開発・再構築を検討することで、新しい社会の在り方に則した事業を継続していく必要があるのではないでしょうか。
◆基幹業務システム開発・再構築で支援
エイ・エヌ・エスでは、業務に合わせたオーダーメイドのシステム開発を主軸とし、システム開発・再構築を請け負っております。システムを導入することによるペーパーレス化やオンライン化などの無料相談も受け付けておりますので、お悩みの企業様はぜひ一度、下記リンクのお問合せフォームよりお問合せ下さいませ。
テレワークにおけるWebシステムの利点とは
◆テレワークでも効率化を叶えるWebシステム
新型コロナウィルスの影響で、日々、外出自粛の傾向が強まり、私たちの働き方が大きく変わってきています。
在宅勤務やテレワークが長期化し、Web上での会議など、オンラインで完結する仕事が増えている一方で、日本特有の印鑑文化や社内でしか対応できない業務によって出社せざるを得ないといった企業が多いというニュースも耳にします。
IT化が進む現代においては、従来のような社内で限定して利用できるシステムではなく、例えば自宅や外出先で情報共有ができるWebシステムは需要が大きく、企業の利便性が高くなっています。
それ以外にも、例えばパソコン用に開発されたWebシステムをスマホでも対応できるように開発すれば、汎用性も広がります。
利用する端末ごとに最適なWebシステムを作り上げる事で、場所を選ばす、効率良く業務にあたれるのではないでしょうか。
◆Webシステムの具体的なメリットとは
Webシステムといっても、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
例えば小売業の場合、店舗からの受注を受けた場合には、倉庫や別店舗から商品を送付する必要性が生じ、この間に輸送にかかる費用や人件費が発生します。
しかし、ECサイトから受注できるシステムを開発する事により、24時間体制で注文を受けられる仕組みを作ることができ、商品は倉庫から直接配送する事が可能になります。また、利用する店舗側も時間を選ばず発注でき、手間も省けるためメリットが多いといえそうです。
販売管理、営業管理、社内の管理業務もWeb上で対応できるシステムを利用することで、場所を選ばず効率的に対応がすることができます。
◆Webシステムへの再構築や新規開発
Webシステムではないが、実情を加味してWebシステムに再構築していきたい企業様、業務に合わせたWebシステムを開発したい企業様に対し、
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新型コロナウィルス感染拡大から学ぶ今後のITの在り方
◆コロナウィルス感染拡大の影響
新型コロナウイルスの感染拡大による被害や影響は、とても大きいものになっています。
感染拡大を抑えるため、日本政府が小中高校に臨時休校を要請した日から約１ヶ月が経過し、未だに終わりの見えない不安がある一方で、オンライン会議やオンライン学習への関心が急速に高まっています。
ITを駆使することが、今起きている課題を解決する手助けになっているようです。
新型コロナウィルスによってテレワークやオンライン学習をせざるを得なくなる状態に陥っている組織が多い中、時間や場所にとらわれない働き方や学習方法に対する環境設備構築は、今後、各企業が導入を検討すべき課題となりそうです。
◆ITを活用した業務に切り替える
前述で述べた通り、オンライン会議やオンライン学習だけではなく、オンライン医療などさまざまな業種でIT化が進み、当たり前の形になっているビジネスに変革が求められています。IT企業は、提供できるサービスやノウハウと、IT導入によってどのようなメリットがあるのかを発信していく必要があると思います。その中で、システムを導入することで業務効率化や状況変化への柔軟な対応を実現させることが重要になってくるのではないでしょうか。
例えば、紙の扱いをなくし、オンライン上で完結するようなシステムを導入した業務フローに切り替える、また、オンライン上での販売戦略や管理システムを強化するなどの対策が考えられます。今後の働き方を考慮すると、テレワークにも対応できる勤怠管理システムや業務管理システムの導入も有効です。今の時代、オンライン上で完結する仕事の仕方が可能な時代になっているのです。
◆有効なシステム導入のために
システム導入・活用を検討する際、自社はIT活用に対してどの段階に位置しているか、まずは何を実現させるべきかを明確にすることが重要です。
経営者層を中心に検討を重ね、現代において、自社業務の運用は適正か考えてみましょう。
エイ・エヌ・エスは、オーダーメイドの業務システム開発を軸に事業を展開しています。その他、システムに関する保守代行サービスやシステムの再構築等、企業様の悩みを解決するサービスを提供します。是非ともお問合せ下さい。
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