前回の記事では、大府市内で公民館ごとに利用団体登録する必要のあったものが、ルールが改善されてひとつの公民館に団体登録すれば他の公民館では届け出不要で予約手続きができるようになったはずが、公民館によっては職員がそのルールを知らず機能してなかったエピソードについて書きました。
後日、ルール改正？について、周知されてなかった北山公民館の館長さんに確認する機会がありましたので、今回はそのことについて紹介します。
愛知県大府市の公民館では、毎年4月、公民館ごとに「利用団体会議」が開催され、利用団体は代表者が出席すること、となっています。内容は公民館の利用ルールや注意事項の確認・年間行事の説明・避難経路/消防訓練など毎年ほとんど同じですが、館長や主事など職員の異動の挨拶の意味合いもあります。館の責任者である館長さんは必ず出席して説明に立つので、利用ルールに関することはその場を利用して確認するのが良いと考え、その点について質問してみました。
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私「東山公民館の館長さんによれば、新年度からひとつの公民館で届け出すれば他の公民館は情報共有するので館ごとの利用団体の届け出不要と聞いたが、実際にここ（北山公民館）に来てみたら職員さんが聞いてないと言われたので一応、届け出しましたが正式のルールとしては情報共有するのかしないのか、どちらですか？」
館長「職員の連絡不徹底でご迷惑かけ申し訳ありません。ひとつの公民館で登録すれば公民館どうしでFAXを利用して情報共有し、他の公民館で登録されてることが確認できればご利用できます」
私「FAXで共有、ということは、いざ予約しようとして赴くと公民館の職員さんが都度電話とFAXを使っての確認手続きのあと、やっと予約手続きを受け付けてもらえるということですか？時間帯によって問い合わせ先の職員さんが掃除や他の用事で事務室が不在だったりすると20〜30分くらい普通に待たされてしまう気がするが、そのあたりの実際の事務は効率よくできるのでしょうか？」
館長「場合によって多少お待たせすることもあるかもしれませんが、情報共有して団体登録のお手間をとらせずに利用できるように努めてまいります」
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いや、そんな待たされる可能性があるんだったら、まだ公民館ごとに利用登録書類を提出したほうが良いなと思ったのと、情報化と言われるこの時代に、事務室の端末で職員がさっと登録団体情報を確認できるようになってれば2-3分もあれば済むと思うのですけれど。学校教育課では市内の別々の学校であっても共通で連絡事項を発信できるようになってるので、技術的には可能なはず。ぜひそのような方向で業務改善をお願いしたい、とその場で要望しました。
利用団体会議の説明では公民館の利用ルール改正について館長から説明されることがなく、質問したら改正されていたことが分かるという消極的な対応だったのは、まだスムーズに手続きできる体制が整ってなかったこともあるのかな？と感じました。現状、館長さんなど市の正規職員なら情報アクセスできるようになってるが臨時雇いの職員さんにはアクセスできないなどの制約があるとのことでしたが、すでに利用団体自体は市のWebページで誰でも確認できるようになってるのだから、善処してほしいところです。
