パソコンマイスターの杉本です。
仕事で使うパソコンを、
便利な道具から
あなたのビジネスの頼れる
「相棒」
に変えましょう
～～～～～～～～～～～
あなたは、メールを送るときに
ミスをしてしまったことはありますか?
たとえば、
・送る相手を間違えた
・メールを書いている途中で
送ってしまった
・添付ファイルを忘れた
とか。
自分は、メールに関して、
忘れられない、
今思い出してもつらい、
大切な取引先を2件と、
社内の信用を
同時に失ってしまった、
痛恨の一通があります。
それは…
ある仕事の見積に関するメールだったの
ですが、
本来のあて先をA社、
間違って送った先をB社とすると、
・B社には、A社と取引があることは内緒
・そのプロジェクトは、B社が競合
という状況で、
・A社宛のメールを、B社に送って
しまった。
・本文には、A社との取引内容が
書いてある。
・添付ファイルにも間違いがあり、
A社にもB社にも見せられない情報
という、多重のポカをやらかしました。
おかげでプロジェクトはご破算。
A社B社とも、取引停止。
自分も降格のペナルティ…
ちょっとの確認を怠ったばっかりに、
取引先との信用ばかりか、
社内での信用もなくなりました。
たった一通のメールのミスで。
それから数年間、
信用を取り戻すのは大変な事でした。
平常時だったら
おそらく何の問題もなく
正しい相手に、正しい内容が
正しく送られたのでしょうけど、
切羽詰っていた自分には
送り先を確認する余裕すらなかった
のです。
そのときの状況を思い出すと、
・プロジェクトの見積提出の期限直前で、
かなりあせっていた。
・扱うファイルがたくさんあったが、整理
できていなかった。
・送る相手が、たまたま似た感じの
アドレスだった。
等々。
～～～～～～～～～
ところで、あなたは、
メールを送る際に
どんな順番で入力していますか?
以前の自分は、
馬鹿正直に
①送り先をアドレス入力
②件名の入力
③本文を作成
④添付ファイルを追加
⑤送信
の順でした。
でも、
この誤送信の一件のあと、
どうしてこうなったのか？
と
どうすれば防げたのか？
をずっ～～～と考えて、
出した結論は、
簡単な事でした。
それは…
メールを作る順番を変えること
でした。
いままでの順番とはまったく逆に
①添付ファイルを準備
②本文を作成
③件名を作成
④送り先アドレスの入力
⑤送信
です。
なぜなら…
・添付ファイルを一番にすることで、
添付忘れが防げる。
・本文を先に作成することで、
本文が未完成な状態で送ってしまう
ことが防げる。
・件名を後にすることで、
本文と件名が合っていないという
まちがいが防げる。
・アドレス入力を最後にすることで、
中途半端な内容で送ってしまう
まちがいが防げる。
さらに、
本当に大切なメールのときには、
お客様に送る前に、
一回、自分自身に送信して、
受信したメールで
メールの内容と
添付ファイルの内容をチェックする。
メールの内容は問題ないか、
文字化けはないか、
改行は適切か、
添付ファイルは正しいか、
を、一度、実際にメールで送ってみて、
確認する。
そして、
アドレスを十分に確認してから、
ようやく送信。
手間が掛かるようですが、
急いでいるときほど、
間違いがなくて有効な方法です。
この方法にしてから、
致命的なメールの送信ミスは
なくなりました。
特別な事は何も無い、
簡単な事なので、
ぜひ一度お試しください。
たった一通のメールで、
あなたのビジネスが壊れないように。
ちょっとしたヒントになれば。
でわ。
～～～～～～～～～～～
あなたのパソコンを
頼れる相棒に
杉本祐次：
sugi@ujs55.com
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便利な道具から
あなたのビジネスの頼れる
「相棒」
に変えましょう
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ミスをしてしまったことはありますか?
たとえば、
・送る相手を間違えた
・メールを書いている途中で
送ってしまった
・添付ファイルを忘れた
とか。
自分は、メールに関して、
忘れられない、
今思い出してもつらい、
大切な取引先を2件と、
社内の信用を
同時に失ってしまった、
痛恨の一通があります。
それは…
ある仕事の見積に関するメールだったの
ですが、
本来のあて先をA社、
間違って送った先をB社とすると、
・B社には、A社と取引があることは内緒
・そのプロジェクトは、B社が競合
という状況で、
・A社宛のメールを、B社に送って
しまった。
・本文には、A社との取引内容が
書いてある。
・添付ファイルにも間違いがあり、
A社にもB社にも見せられない情報
という、多重のポカをやらかしました。
おかげでプロジェクトはご破算。
A社B社とも、取引停止。
自分も降格のペナルティ…
ちょっとの確認を怠ったばっかりに、
取引先との信用ばかりか、
社内での信用もなくなりました。
たった一通のメールのミスで。
それから数年間、
信用を取り戻すのは大変な事でした。
平常時だったら
おそらく何の問題もなく
正しい相手に、正しい内容が
正しく送られたのでしょうけど、
切羽詰っていた自分には
送り先を確認する余裕すらなかった
のです。
そのときの状況を思い出すと、
・プロジェクトの見積提出の期限直前で、
かなりあせっていた。
・扱うファイルがたくさんあったが、整理
できていなかった。
・送る相手が、たまたま似た感じの
アドレスだった。
等々。
～～～～～～～～～
ところで、あなたは、
メールを送る際に
どんな順番で入力していますか?
以前の自分は、
馬鹿正直に
①送り先をアドレス入力
②件名の入力
③本文を作成
④添付ファイルを追加
⑤送信
の順でした。
でも、
この誤送信の一件のあと、
どうしてこうなったのか？
と
どうすれば防げたのか？
をずっ～～～と考えて、
出した結論は、
簡単な事でした。
それは…
メールを作る順番を変えること
でした。
いままでの順番とはまったく逆に
①添付ファイルを準備
②本文を作成
③件名を作成
④送り先アドレスの入力
⑤送信
です。
なぜなら…
・添付ファイルを一番にすることで、
添付忘れが防げる。
・本文を先に作成することで、
本文が未完成な状態で送ってしまう
ことが防げる。
・件名を後にすることで、
本文と件名が合っていないという
まちがいが防げる。
・アドレス入力を最後にすることで、
中途半端な内容で送ってしまう
まちがいが防げる。
さらに、
本当に大切なメールのときには、
お客様に送る前に、
一回、自分自身に送信して、
受信したメールで
メールの内容と
添付ファイルの内容をチェックする。
メールの内容は問題ないか、
文字化けはないか、
改行は適切か、
添付ファイルは正しいか、
を、一度、実際にメールで送ってみて、
確認する。
そして、
アドレスを十分に確認してから、
ようやく送信。
手間が掛かるようですが、
急いでいるときほど、
間違いがなくて有効な方法です。
この方法にしてから、
致命的なメールの送信ミスは
なくなりました。
特別な事は何も無い、
簡単な事なので、
ぜひ一度お試しください。
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でわ。
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杉本祐次：
sugi@ujs55.com
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