人によって異なる
時間管理のマトリックスの
緊急度と重要度を
自分自身に当てはめてみよう
緊急度は締め切りがあるものか
どうかで判断する
重要度はその活動が報酬に
大きくかかわるかどうかで判断する
報酬とは
仕事上の評価や給料はもちろん
自分の価値観や夢の実現に貢献するもの
第一領域と第三領域で迷うときは
自分でないと進めることができないものを第一領域
他人に任せることができるものを第三領域と
分けるのも一つの手である。
SNSは
一般的に第四領域だが
ネット集客をしている人にとっては
第二領域になる
自分にとって何が重要なのかを
手帳に書き込み
自分なりの重要度を設定しよう
一日は２４時間と決まっている
いかにしてほかの領域の時間を
減らし第二領域に回すかという考え方です
タイムマネジメントの基本方針は三つです。
第一領域は『効率化』
第三領域は『委任』
第四領域は『削減』
第一領域
今まで要した時間よりも
より短い時間で
同じことができないか考える
第三領域
同じ成果を出すことを前提に
他人に任せることができないか考える
第四領域
極力減らすが
ゼロにはできない
休む時間やストレス解消の
時間はどうしても必要
第四領域だけの削減だけで
対策するのではなく
第一、第三領域も含めた全体の視点で
考えましょう
大きな石『重要な事柄』と
小さな石『重要度の低い活動』
砂・小石・大きな石があり、
バケツにできるだけたくさん入れたい。
あなたならどの順番でバケツに
入れるか想像してほしい
すべてを合理的に入れるやり方は
まずは大きな石を入れ
その後小さな石を入れ
最後にその隙間を埋めるように
砂を入れる方法である。
日々のスケジュールも
この原理と同じである
バケツはタスクをこなす時間に相当する
砂や石は、個々のタスクです
重要なことに取り組む時間を
あたかも指定席を予約するように
あらかじめ手帳に記入しておくこと
時間管理のマトリックスで
重要度を縦軸に
緊急度を横軸にとって
仕事を整理してみる
すると、優先順位が可視化できる
ただし、仕事の緊急度と重要度は
時間と共に変化する
なので、何度も書き直す手間が
かかることがある
そんな時に活用してほしいのが
付箋だ。
仕事の緊急度と重要度は
時間と共に変化していくので
付箋で仕事を整理して
その都度張り替えるといいでしょう
急な変更にもすぐに対応が出来ます
社会全体が『緊急中毒』に陥っている今
私たちは常に「緊急」な出来事に
対応しなければなりません
ただし、理想を実現するためには
重要なことを優先する姿勢が必要になります
付箋を活用してやることのバランスを
常に意識してみましょう
緊急なことに振り回されない
時間管理術が身につくはずです
あくまでも重要領域に時間をかけることが
あなたの人生を変えるきっかけになります
具体的にあなたの一日の行動を
朝起きてから寝るまでの
行動一つずつを
洗い出していきましょう。
会社では何をしたでしょうか
行動はできるだけ詳細に
書くように努めます。
リストが完成したら
時間管理マトリックスに
当てはめて一日の
時間の使い方を見てみましょう。
分類できたら、次にそれぞれの行動に
使用した時間を領域ごとに算出してみましょう。
「時間がない」といいますが
きっちり２４時間使っています
使い方を振り返れるようにすることで
時間の掛け方を意識できるようになるので
ぜひやってみてください
それそれ４つの質問に対して
六段階の評価を行ってください
強く思うは⑥、全く思わないは①で
答えてください。
その合計点が高いほど
その領域に時間を割いていることになります
無気力・現実逃避タイプの質問
１．忙しそうなふりをしたり
ジャンクメールをついつい見て
時間を過ごしてしまう
２．時間の無駄が多いと思う
３，週末は週の疲れをいやすのに
手一杯で有意義に使えない
４．テレビを見たり、インターネットで
サーフィンして何時間も
むだにすごしてしまう
第四領域
１+２+３+４＝〇〇点
他の診断テストにも答えて
結果を比べてみてください
点数が高いほどその傾向があることが
見えてくると思います
タイプわけについて知りたければ
以前書いたブログがあるのでそこをチェックしてみてください。
それそれ４つの質問に対して
六段階の評価を行ってください
強く思うは⑥、全く思わないは①で
答えてください。
その合計点が高いほど
その領域に時間を割いていることになります
イエスマンタイプの質問
１．いつも、自分にとってではなく
他人にとって重要な課題に取り組んでいる
２．緊急な対応に追われているが
それはあまり自分の重要課題と関係がない
仕事の中断や重要でない会議が多い
３，他人からの要求が多く
重要な目的や目標に着手できない
４．１日中駆け回っているが
自分の所属組織に最も大切な
優先課題にはほとんど貢献していない
第三領域
１+２+３+４＝〇〇点
他の診断テストにも答えて
結果を比べてみてください
点数が高いほどその傾向があることが
見えてくると思います
タイプわけについて知りたければ
以前書いたブログがあるのでそこをチェックしてみてください。
それそれ４つの質問に対して
六段階の評価を行ってください
強く思うは⑥、全く思わないは①で
答えてください。
その合計点が高いほど
その領域に時間を割いていることになります
優先順位付けタイプの質問
１．人間関係を築いたり、自分自身を
リフレッシュすることに時間を投資している
２．準備に時間をとっているので
自分の状況は把握できる
３，問題点を見越して早めに
対策を立てているので
後になって危機的状況に
陥ることはない
４．毎週、自分の最大の優先事項を
達成するための明確なプランをもって
１週間をスタートしている
第二領域
１+２+３+４＝〇〇点
他の診断テストにも答えて
結果を比べてみてください
点数が高いほどその傾向があることが
見えてくると思います
タイプわけについて知りたければ
以前書いたブログがあるのでそこをチェックしてみてください。
それそれ４つの質問に対して
六段階の評価を行ってください
強く思うは⑥、全く思わないは①で
答えてください。
その合計点が高いほど
その領域に時間を割いていることになります
先送りタイプの質問
１．危機的な状況や切迫した問題や、
期限に追われるプロジェクトなどの
即座に対応しなければならない活動に
費やしている時間が多い
２．いつも「火消し」に時間を注ぎ込んでいて
危機的な状況で働いていると思う
３，重要事項を行うときは
「追い立てられている」と感じる
４．大事なプロジェクトが
土壇場の状況になってから
手伝うように求められることが多い
第一領域
１+２+３+４＝〇〇点
他の診断テストにも答えて
結果を比べてみてください
点数が高いほどその傾向があることが
見えてくると思います
タイプわけについて知りたければ
以前書いたブログがあるのでそこをチェックしてみてください。
時間管理のマトリックスの
どの領域に最も多く時間を
割いているのかで
タイムマネジメントに関する
タイプがわかります
【次回の投稿は診断テスト】
第一領域が多いタイプ
第二領域が多いタイプ
第三領域が多いタイプ
第四領域が多いタイプ
第一領域が多いタイプ
先送りタイプ
緊急なことで手一杯
第一領域に時間が割かれ
第二領域は先送りされているタイプ
第二領域に時間をかけ
第一領域を減らす必要が
ありそう
第二領域が多いタイプ
優先順位付けタイプ
理想を実現するための活動に
優先順位付けをして
行動を起こして生活できている
第三領域が多いタイプ
イエスマンタイプ
自分に重要なことや
不必要なことがわかっていないかも
もしくは
わかっているけど「ノー」が言えない人
自分にとって何が大切かを
見つけ出す必要がありそう
第四領域が多いタイプ
無気力タイプ【現実逃避タイプ】
第四領域は浪費と過剰の分野です
第一領域の処理でストレスをため込み
過剰な息抜きをしていませんか
自分の中の理想を定め
時間を有効に使いましょう。
