「先読み力」で人を動かす -37ページ目

子供の名前の付け方(Break Time)

こんばんは。

先月だったか妻と産婦人科へ行ったとき、3Dエコーというのをやりました。

子供は男の子です。Yeah!
私は生まれる前から親バカです。Yeah!


そこで今回は効率的仕事術とはまったく違うかなり余談のお話です。

かなり広義で言えば、効率に関わる話ですが、
子供の名前をつけるのまでそんなこと考えてるの?と言われそうで。。
親バカということで許してください。


さて、子供の名前をつけることを想像してください。どうやって名付けますか?

【子供の名付け方法】
・音の響きで決める
・季節で決める
・画数で決める
・イメージで決める
・漢字で決める
・願いで決める

いろいろありますよね?


すでにお子さんがいらっしゃる方は、上記、または他のいろいろな方法・理由で
名前を決めているはずで、そのすべてのやり方がその子にとって最適だったと
思うのですが、参考までに私たち夫婦がとっているアプローチです。
(私が妻に押し付けてるのかもですが。。)


【子供の名付けアプローチ】
1.どう育ってほしいかをいくつかの単語(形容詞)で表現する
2.その単語(形容詞)が当てはまる漢字を見つける
  (すべての意味を包括する漢字1、2文字)
<追加のポイント>
3.画数等で問題ないこと
4.国際社会において、外国人にも呼ばれやすい音



ポイントは、1に重きを置きました。理由は、

【どう育ってほしいかに時間をかけた理由】
・名は体を表す、というようにどう育ってほしいかを夫婦で明確にして共有する
・そうすると、名付けに迷ったときに、単語をたよりに選択肢を絞ることが
 容易になる
・そうしないと、前日に急に無数の選択肢の名前の中で変えたりする
 可能性がある


ちょっとブログの目的である効率的仕事術の話にそらすと、

前回お話した「ミーティングの目的/ゴールの意識し続ける(ミーティング3)」で
お話したように、目的/ゴールを共有して意識してミーティングをしないと、
結局結論がなんだったのかわからない
、ということがあると書きました。


名付けに当てはめると、どんだけ考えても考えれば考えるほど、
無数の選択肢から結論を出せない、と思いこのアプローチを考えました。

理屈っぽいですね(笑)


さて、今私たち夫婦は、プロセス1のどう育ってほしいかを決めて、プロセス2の
漢字を探している最中です。

参考までに、1のアプローチで4つの形容詞が出てきました。
4つの形容詞の意味を夫婦で深いレベルで共有するために、
形容詞に枕ことばを付けて表現しました。


【どう育ってほしいか】
・一人で生きていける「たくましさ」
・人の気持ちを理解できる「やさしさ」
・いつでもどこでも「前向き」
・他人のいいところを認められる「素直さ」
 ※言葉的に強引なところもありますが。


いま、プロセス2の漢字を探している最中です。
どんな名前になるか楽しみにしていてください。
(とっても普通の名前かもしれませんが。。)


今日の唯一のポイントは、

目的を持つ=軸がブレない、というのが何事においても結局近道ではないか

という参考程度のお話でした。



さて、次回はまたミーティングネタです。
タイトルは、「いつ、だれが、何を?(ミーティング4)」です。

中身が想像できちゃいますね。

ミーティングの目的/ゴールの意識し続ける(ミーティング3)

こんばんは。

昨日、一昨日の飲みがかさなり、今日は寝るぞーと思っていたところ、
今朝は緊急の仕事電話で起床。眠い。。

一昨日は今年の1月まで一緒にプロジェクトをやっていた人たちと
半年ぶりの飲み会。
1年以上一緒に働いた人たちなので、気心知れた楽しい飲みでした。

みんな別の場所でいろいろなActiveに活動されていて、私も刺激を受けてまた
やるぞーと思いました。

Aさ~ぁん↑(上がり調子)、皆さん、また飲みましょう!



今日もミーティングネタです。

もし次の2つを読まれていない場合は事前に読んでみてください。
Proactiveなミーティング準備術
ミーティングで発言してますか?(ミーティング2)


【こんな経験ありませんか?】

◇数時間にも及ぶ議論の後、結論が何だったのかわからない
◇白熱した議論の後、結局誰が何をするか決まっていない
◇決まったことをまとめようとした時、5分の議論でよかったのではないかと思う


ありますよね?

特に夜遅くに議論した場合、議論がループして1時間経って結局
何を話したのかよくわからなかった、とか実は5分の議論で十分のはないのか、
という話だったってこと。。


何が一番の原因なのでしょうか?


いろいろ原因はあると思われますが1番の理由は、
目的/ゴールが明確でないからではないでしょうか。


前回お話した「ミーティングで発言してますか?(ミーティング2) 」で発言が
重要というお話をしましたが、逆にみんなが好き勝手に発言するような
ミーティングの場合だとそれはそれで収集がつかなくなることがあります。

ファシリテートの話はまた先にさせてもらう予定ですが一番重要なことはやはり


【ミーティングで一番重要なこと】
◇目的/ゴールを明確にすること
◇その目的/ゴールを意識し続けること


だと思います。

これはミーティングを推進する人(ファシリテーター)であろうと参加者であろうと
同じです。



そこでお勧めしたい効率的仕事術は、


【効率的仕事術】
1.目的/ゴールをはじめに書き出す(全員が見えるところ※)
2.目的/ゴールの下にアジェンダを書き出す(全員が見えるところ※)
3.議論が脱線したら目的/ゴールをつぶやく(たまには大きな声でつぶやく)

※ホワイトボード、紙、プロジェクター等全員が見えるところ


1、2については通常やられていると思うのですが、あまりにも当然のことなので
ついやらなかったり、超緊急自体だったりした場合、このプロセスが省略される
ことが多々あります。


不思議なことですが本当りあります。緊急であるがうえにやるべきなのに慌てて
ミーティングを始めてフリーディスカッションになり、いいたい人が言いたい
ことを発言する。

後になって思えば、当たり前なことなのになぜやらないのだろうと。


3に関しては、ミーティングを推進する人(ファシリテーター)はもちろんのこと
一参加者でも、「ゴールは○×なので、その議論は別の場所でしませんか?
とかゴールに早く到着するためのサポートできると思います。



例えば、富士山に登ることを想像してください。

頂上に上るという目標を達成するため5合目まで車で行って、6合目、
7合目というマイルストーン(アジェンダ)を超えて最後に富士山頂に
到着する。(10合目とは言わず富士山頂と言うそうです)

途中で横道にそれすぎてしまうと死を意味することもあるので、あまりないかも
しれませんが、自分で横道にそれないように注意する、
他人が横道にそれた場合は大きな声で知らせて、元の道に戻す。


ビジネスの世界でも、横道にそれずにゴールには早く到着することを要求されます。
そのため他人、自分が寄り道、回り道をしないような工夫が必要ですよね。


目的/ゴール、アジェンダ。当たり前なことを当たり前にやるって以外に難しいと思います。

でもその当たり前を当たり前にやり続けることが、他人、自分の時間を
無駄にせず、チームのパフォーマンスをあげる手助けになると思います。


いかがですか?

目的/ゴールに少しでも早く到着するために、
目的/ゴールを書き出しませんか?

他人、自分の貴重な時間を無駄にしないために
目的/ゴールを意識しませんか?

時には「ゴールは○×なので、その議論は別の場所でしませんか?」と
発言しませんか?


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【まとめ】

○数時間にも及ぶミーティングの後、結論が何だったのかわからない

○ミーティングで一番重要なことは、目的/ゴールを明確にすること

○目的/ゴール、アジェンダをみんなが見えるところにはじめに書き出す

○議論が脱線したら目的/ゴールを自分自身、他人に伝えることで元に戻す

○目的/ゴールに早く到達すること(ミーティングの結論を早く出すこと)で
 他人、自分の時間を無駄にしない

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ミーティングで発言してますか?(ミーティング2)

こんばんは。

週末ですね。今日はあるプロジェクトで一緒になった会社の2年目の4人の
後輩と飲んでました。

優秀な若い人と飲むと(自分もまだまだ若いですが)、自分も負けてられない、
がんばるぞーと感じることが多くとても刺激になります。



さて、今回から数回続けてミーティングネタです。

一度ミーティングネタをProactiveなミーティング準備術で書いてあるので
今回は第2弾になります。


【こんな経験ありませんか?】

◇ミーティングに出席しても一言も発言しないまま終わる


ありますよね??

人によっては発言しないミーティングの方が多い場合があるのではないので
しょうか?

それでミーティングに出ていると仕事をしている気になる。。
始末が悪いですね。。


ミーティングと一言で言ってもミーティングにはいろいろな
目的があると思います。
『ストラテジック・コミュニケーション〈3〉グループミーティングの戦略』
(慶応義塾大学出版会 岩下 貢著 )には、

【ミーティングの目的】
1. 情報収集のミーティング/ Meeting for gathering information
2. 情報共有化のミーティング/ Meeting for sharing information
3. 意思決定のミーティング/ Meeting for decision-making
4. 説得のミーティング/ Decision selling meeting
5. 調整のミーティング/ Meeting for coordination

という5つのミーティングの目的を定義しています。


一言も発言しない/する必要がない理由を上の目的に沿って
書き並べてみると、


【ミーティングで一言も発言しない/する必要がない理由】
1.情報がないので伝えるものがない
2.情報の発信者ではない or 受け手でない *1
3.決定権限がない・決定に影響を与えられない
4.説得する側でない or 説得されても決定権がない
5.議題に対してステークフォルダ(権限)でない

ということがいえます。

*1の”受け手でない”を除いてこれらをまとめると、ミーティングに出る理由は、

【ミーティングに出る理由】
・情報を持っている
・決定権限を持っている
・決定に影響を与えられる


ぐらいにまとめられるのではないでしょうか?

それでは普段出ているミーティングを思い出してください。
そして自分に問いかけてください。


【質問】
上記のミーティングに出る理由を1つでも満たしてますか??


どうですか?

もし1つも満たさない場合は、乱暴な言い方をするとそのミーティングに
出席する必要がない、ということを意味するのではないでしょうか?


言い換えると議事録を読む or 出席した人からまとめてフィードバック
してもらうことによって出席したことと同じレベルの情報が得られるのでは
ないでしょうか?


いろいろな議論が行われて結論が出る(決定される)わけなので、その過程を
スキップすることで短い時間で同じ結果に到達できるとも言えます。


もちろん上司・先輩から依頼されたため断われないとか、議事録を読むよりも
理解できるため出席する、などあるのは当たり前ですので、言い換えると
自分の貴重な時間を費やすのでその見返りは求めるべきです。


出るからには、

・意思決定のミーティングであれば、意思決定に影響を与えるため
 発言する
・情報共有化のミーティングであれば、議事録を自分で作るくらい
 真剣に聞く


などの心構えで出席するべきです。


そうじゃないなら、他の仕事を優先させたほうがよっぽど効率的です。

ミーティングに出席するなら必ず発言する、議事録を書く、
そうじゃないならやめちまえ、ですよね?


いかがですか?

貴重な時間を投資するのだから、見返りを求めませんか?

次のミーティングで積極的に発言しませんか?

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【まとめ】

○ミーティングに出席しても一言も発言しないまま終わる
 
○ミーティングに出席する理由は下記のいづれかがあるため
 ・情報を持っている
 ・決定権限を持っている
 ・決定に影響を与えられる

○1つも満たさない場合は出席する必要がない

○貴重な時間を投資するのだから、見返りを求める

○ミーティングに出るからには
 ・意思決定のミーティングであれば、意思決定に影響を与えるため発言する
 ・情報共有化のミーティングであれば、議事録を自分で作るくらい真剣に聞く

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毎日100% +1%(毎日ちょっと多めの仕事をこなす)

こんばんは。

せっかくの週末なのに雨ですね。。

朝から夕方まで集中討議のため仕事だったのですが、夜はロンドンに
赴任して時に仲良くなった夫婦の方と妻と私の4人で食事会。

2年ぶりに会ったのですがそんな期間を全く感じず、4時間半話し続けました。
とっても楽しい素敵な時間を過ごしました。


さて、今回はちょっと精神論です。

タイトルを読んでもよくわからないですね。すみません。
そのため筋トレに例えてみます。

毎日前日よりもちょっと重いバーベル(100kg+1kg)を持ち上げよう。
毎日同じ重さのバーベルでは筋力はつかない。



仕事に置き換えると、

毎日前日よりちょっと多めの仕事(100個+1個)をしよう。
毎日同じ量の仕事では能力は上がらない。



思い起こせば高校の部活動の時です。
バレー部だったのですが、高校でバレーをしていたのに、
大学からレスリングを始めて4年目に日本一を取った珍しい
キャリアの人が部活の応援に来てました。

私が筋力トレーニングで腕立てをしている時に、
限界を感じながら100回に達してやめようとした時に、

「よし、そこからもう5回。同じ回数しても伸びないよ」

と言いました。
妙に納得して死ぬ気で5回追加してやった記憶があります。


それ以来、限界を感じた時に(もちろんいつもではないですが)このことを
思いながら+1%をやっています。

これが、100% +1%という意味です。


例えば今日8時間で100個の仕事をこなさなければならないとすると、
100個終わった後に +1個するようにします。

翌日は101個 +1個、翌々日は102個 +1個、、、、と8時間内で1日1個づつ
増やしていきます。そうすると半年くらいで倍の量の仕事がこなせる事に
なります。

103個の1%は1個ではなく1.3個だし、半年で倍のようにそんな単純計算では
ないのはもちろんですが、同じ時間内に少なくとも前日よりもちょっと多めを
こなせないと1%をこなすことは出来ません。

つまり能力が高くなる(効率的になる)ことが要求されます。


もちろん仕事はだけではなく(1つのことについて考える深さ)
かもしれません。
それも同じで、もうこれ以上考えられないと限界を感じた時に、もう1回だけ
考えてみる、ということでもあります。

そうすることで、もしかしたら新しいひらめき・発見があるかもしれません。


いかがですか?
限界を感じたら、もう一歩進んでみませんか?100% +1%をやりませんか?


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【まとめ】

○毎日前日よりもちょっと重いバーベル(100kg+1kg)を持ち上げよう。
 毎日同じ重さのバーベルでは筋力はつかない。

○毎日前日よりちょっと多めの仕事(100個+1個)をしよう。
 毎日同じ量の仕事では能力は上がらない。

○同じ時間内に前日よりもちょっと多くの量をこなすためには能力が
 高くなる(効率的になる)ことが要求される

○限界を感じたら100% +1%、もう一歩進んでみる。

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メールのタイトルは新聞の見出し(メール3)

こんばんは。

あまり人には言えないのですが、学生のころカジノでディーラーのバイトを
していたこともあり、実は趣味の1つがカジノです。。

そのディーラー時代の友人と韓国にカジノ旅行をしてました。2泊3日で
ずーとカジノでした。観光ゼロ(笑)

結果はちょっとマイナスでしたが、大きくマイナスになった後盛り返したので
OKな結果でしたね。

そのため前回から1週間あいてしまいましたね。。



さて、今回も手軽に取り入れられるメールネタです。


【こんな経験ありませんか?】

メールのタイトルを見るときに、
◇目に留まり、とりあえず開いてしまうこと
◇どうも開きたくなく、後回しにしてしまうこと

ありますよね?

では考えてみてください。
どんなメールを先に開きますか??


人によって違うかもしれませんが、私の場合は、

【開きやすいメールのタイトル1】
・ありがとうございました!!
・ご馳走様でした!!
・お礼

などのタイトルのメールを見るとすぐ開いてしまいます。
中身が重たくないことが想像できるからでしょうか??

その他には、

【開きやすいメールのタイトル2】
・○×さん、お願いします
・ABSプロジェクト検討依頼(○×さんへ)

など自分の名前が書いてあるとすぐ開いてしまいます。
もちろん、自分に対してのみのメールだからですよね?

その他は、

【開きやすいメールのタイトル3】
・【重要】XYZプロジェクト方針について
・★注意★ 6/16(金)セキュリティチェック
・『要返答』満足度アンケート(期限:6/30(金))


やはり目立つからでしょうか?

日本語(ダブルバイトの記号)で表現できるということは、タイトルを
分かりやすくする上で非常に有利なことです。


目に留まる事は、効率・非効率の観点からすればこれは明らかに効率的です。

目に留まる ⇒ 先に開かれる(or 忘れられることが少ない)⇒ 早く処理してもらえる

ということだからです。


今は役員補佐をしていてますが、その役員には1日500通以上のメールが
来ます。彼は昼間の忙しい時間帯は極めて少量メールしか返信できません。

そんな時に優先される(or 開いてもらえる)メールは目に留まることが命です。
まず一番に開かれる、そのくらい目に留まるようにしたいですね。



タイトルに関して他に言える事は、タイトルですべてを表現する
ということです。


どういう意味かといえば例えば、


【伝わりやすいタイトル/伝わりにくいタイトル】

A:【会議出席依頼:要返信】ABCプロジェクト企画検討(6/20(水)本社ビル10F 1002号室)

B: ABCプロジェクト企画検討会議

という2つがあったとします。どちらが要件が伝わりやすいですか??
言うまでもなく「A」ですよね?

タイトルを読んだだけで中身が推測できる、いわば新聞・雑誌の見出しと同じですよね?


ビジネスの世界なので、目に留まった後は、いかに短い時間で相手に
伝えたいことを伝えられるか?ということが重要になると思います。

いかに開いてもらって、いかに的確なタイトルで相手に伝えるか?

例えば、もし自分が500通以上のメールを処理していると考えたとき、
目立たない普通のタイトルじゃなかなか開かない(開けない)と
思いませんか?

もしタイトルを読んだだけでほとんどすべてが伝われば、中身を推測しながら
メールを開けるため、メールを読む時間も削減できると思いませんか?


タイトルを目立ちやすくするために記号を使う工夫することで、
自分のメールを先に開いてもらい、的確な表現で相手伝えることにより、
相手がメールを読む時間も削減できる、お互いにとって
効率的ですよね?



いかがですか?明日からちょっと工夫してメールのタイトルを考えませんか?

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【まとめ】

○メールのタイトルに記号を使って目立ちやすくする
 
 ⇒ 自分のメールを先に開いてもらえる

○新聞・雑誌の見出しと同じように的確なタイトルで相手に伝える

 ⇒ 開く前に推測出来るため相手がメールを読む時間を削減できる

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