頭のいい人が話す前に考えていること（No 1033)

■頭のいい人が話す前に考えていること（No 1033)

2023年度ビジネス部門ベストセラーランキング第一位の書籍
『頭のいい人が話す前に考えていること』（ダイヤモンド社）安達裕哉著

この本は昨年、どの書店に行っても並んでいました。皆さんも見かけた、もしくはもう買ったという人も多いと思います。私は興味がありましたが、まだ購入していません。

YouTubeで著者の安達裕哉氏と人気経済アナリストの馬渕磨理子氏による対談のダイジェスト版を見ました。実用的な話で役に立ちそうです。

20年前に比べて成功パターンが明確でなくなり、仕事が難しくなってきています。コミュニケーションも高度化しており、高いコミュニケーション能力が求められます。

以下は私なりの要約です。

① 反応するな
　お客さんの話をきちんと聞き、相手に寄り添う。

② 頭の良さは他人が決める
　専門知識や学歴だけが頭の良さではなく、相手の心理を読み、喜ばせることができる、つまりコミュニケーション能力が高い人が頭が良いとされる。

③ 人はちゃんと考えている人を信頼する
　信頼とは「自分のために考えてくれる人」を信頼すること。

④ 人と戦うな、課題と戦え
　人と戦うのではなく、課題と戦うことが重要。

⑤ 傾聴の思考法
　相手の言っていることや思っていることを理解するまで聞く。

⑥ 馬鹿に見えないためには「結論を言って理由を言う」
　結論を言って「なぜならば～」と理由を述べる。相手が一番聞きたいのは結論。

⑦ 話が散らからないように整理する

ダイジェスト版ですが、とても面白いです。本を買って深掘りしたいですね。

https://www.youtube.com/watch?v=usUCPdekZZo

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運をうまく使いこなす (No 1032)

■運をうまく使いこなす (No 1032)

運についてどう思いますか？

私たちは日常的に「今日は運が良かったなー」とか「逆に運が悪かったなー」と思うことがあります。しかし、そもそも運というのは偶然の産物なのでしょうか？それとも科学的に解明されていて予測できるものなのでしょうか？

運に関する書籍はたくさんありますが、その中で「なるほど」と頷ける一冊に出会いました。ドン・キホーテの創業者である安田隆夫氏が書いた『運 ドン・キホーテ創業者「最強の遺言」 (文春新書)』です。

本書は、安田氏が経営者としての経験や哲学をまとめたものであり、特に「運」に関する考え方が中心となっています。安田氏は、成功するためには「運」が重要であると説きます。しかし、その「運」は偶然の産物ではなく、自らの行動によって引き寄せることができると主張しています。具体的には、リスクを恐れず挑戦し続ける姿勢や、人との縁を大切にすることが運を引き寄せる要因であると述べています。

本書では、ドン・キホーテの成長過程や、経営における成功と失敗のエピソードが豊富に紹介されています。これにより、読者はリアルな経営の現場を知ることができ、安田氏の経営哲学をより深く理解することができます。さらに、安田氏は自己改革の重要性も強調しています。現状に満足せず、常に改善を求める姿勢が、結果的に運を引き寄せ、成功へと導くと説いています。

総じて、本書は単なる経営ノウハウを超えた、人生の指南書とも言える内容です。挑戦を恐れず、自らの運を切り開くためのヒントが詰まった一冊であり、ビジネスパーソンや起業家にとって貴重な学びとなります。

かなりの良書です！！

https://books.bunshun.jp/ud/book/num/9784166614585

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ChatGPTでプレゼン資料作り（No 1031)

■ChatGPTでプレゼン資料作り（No 1031)

先日、新規のお客様にプレゼンをする機会がありました。プレゼンはオンライン（Zoom）で行い、プレゼン自体は約30分、質疑応答も含めて1時間強でした。

お客様の反応も良く、システムで業務の課題解決の足掛かりを見いだせたようです。また、宿題も出され、次回のプレゼン日程も決まりました。

プレゼンで必要なのはPowerPointなどの資料ですね。そんな時に頼りになるのはChatGPTです。

私は有料版のChatGPT（GPT-4）を使っています。まず私が下書きを書き、ChatGPTに校正してもらいます。その後、不足している内容やわかりにくい部分があれば、どんどん質問や意見を出してブラッシュアップします。

例えば、難しい専門用語をわかりやすい表現に変えたり、図やグラフの挿入位置を提案してもらったりします。さらに、プレゼンの流れを確認し、聞き手にとって理解しやすい構成にするためのアドバイスももらいます。

プレゼン資料の完成度が高まることで、自信を持ってお客様に提案することができます。結果として、より多くのビジネスチャンスを獲得する助けとなるでしょう。

ChatGPTでのプレゼン資料作りは、なくてはならないツールです。これからもこのツールを活用して、効果的なプレゼンを行っていきたいと思います。

請求書発行の自動メール送信の事例 (No 1030)

■請求書発行の自動メール送信の事例 (No 1030)

先日、月に多い時で200通の請求書を印刷して郵送、またはスキャンしてPDF化し、メールで送付しているお客様に、請求書の作成から送付プロセスを自動化する提案をしました。

内容は次のとおりです。

１．PDF保存機能：

得意先への請求書作成時に自動的にPDF形式で保存。デジタル保存により検索や管理が容易になります。

２．自動メール文作成：

請求書作成後、メール文が自動生成され、作成されたPDFが自動的に添付されます。手動作業が省け、ミスが減少します。

３．.得意先名称の差し込み：

メール文中には得意先の名称が自動で差し込まれ、個々の得意先に合わせたカスタマイズされたメールを送ることができます。

４．メール文のマスタ化：

標準化されたメール文テンプレートを使用し、統一感を持たせることで、メール作成の手間を省けます。

５．メール下書き保存：

自動生成されたメール文は下書きとして保存されるため、送信前に内容を確認・修正することが可能です。

６．郵送・メールの区分：

得意先によっては郵送・メールの区分を設定し、メール対象の得意先にだけ上記の自動化を行います。


このシステムの導入によるメリットは以下の通りです

１．業務効率の向上：

手動作業が自動化され、時間短縮が図れ、他の重要な業務に集中できます。

２．エラーの削減：

自動化によりミスや誤送信のリスクが減少し、得意先からの信頼が向上します。

３．コスト削減：

業務効率向上により作業時間が短縮され、人件費や紙、インク、郵送費用の削減が期待できます。


４．迅速な対応：

請求サイクルの短縮によりキャッシュフローの改善にも寄与します。
この提案により、お客様は大変喜んでおり、特に業務効率の向上とコスト削減の面で大きな効果が期待できると評価していただきました。

また、このシステムは請求書のみならず、見積書、納品書、検収書などの資料も同様に自動メール送信が可能ですね。

補助金や助成金を利用した業務システム開発のメリット（No 1029)

■補助金や助成金を利用した業務システム開発のメリット（No 1029)


クライアントから補助金や助成金を利用した業務システム開発を聞かれます。
業務システム開発に活用できる多くの補助金や助成金があります。

代表的なものには
「IT導入補助金」、「ものづくり補助金」、「事業再構築補助金」、「労働生産性向上助成金」などがあります。

・IT導入補助金
中小企業や小規模事業者がITツールの導入費用を補助する制度です。これにより、業務効率化や売上向上を目的としたシステム開発の初期費用を抑えることができます。

・ものづくり補助金
革新的な製品・サービスの開発やプロセス改善を支援する補助金です。新しい技術を活用した業務システム開発が可能となり、企業の競争力が強化されます。

・事業再構築補助金
コロナ禍で影響を受けた中小企業を対象に、事業転換や新たな取り組みを支援する補助金です。これにより、デジタル化や業務システムの導入が進み、業務プロセスの効率化が実現します。

・労働生産性向上助成金
労働生産性の向上を目的とした取り組みを支援する助成金です。業務プロセスの自動化や効率化を図るシステム開発に役立ちます。

メリット
これらの補助金や助成金を活用することで、開発コストの削減、最新技術の導入、競争力の強化、リスクの軽減が図れます。

また、社内のITスキルやプロジェクト管理能力も向上し、持続可能な成長を実現する基盤が築けます。

補助金や助成金を有効に活用して、業務の効率化と企業の成長を加速させましょう。

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販売促進におけるアンケートのメリット (No 1028)

■販売促進におけるアンケートのメリット (No 1028)

販売促進の施策で何か効果的かを考えています。
アンケートのメリットを考えてみます。

・アンケートで顧客ニーズを知る

アンケートを通じて顧客が求める機能やサービスを直接知ることで、製品やサービスを顧客のニーズに合わせて改善することが可能です。
これにより、顧客満足度が向上し、リピート購入や口コミを促進します。

・アンケートで信頼関係を構築する

また、顧客の意見を反映することで信頼関係が築かれ、顧客ロイヤルティが向上します。
マーケティング戦略も顧客データに基づいて最適化でき、効果的なターゲット層へのアプローチが可能になります。

・アンケートで新しい製品やサービスの開発アイデアを得る

さらに、アンケート結果を元に新しい製品やサービスの開発アイデアを得ることができ、顧客の要望に基づいた商品開発が成功確率を高めます。
競合他社との差別化も図れ、独自の特徴やサービスを提供することで市場での優位性を確立できます。

・アンケートで顧客満足度の向上

顧客との積極的なコミュニケーションを通じてエンゲージメントを高め、ブランドへの愛着も強化されます。
最終的には顧客満足度の向上が売上の向上に直結し、ビジネスの成長に貢献します。

アンケートは顧客の声をビジネスに活かす強力なツールであり、販売促進に欠かせない手段だと思います。


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アルゴリズム学習のすすめ

■アルゴリズム学習のすすめ

DX化が進む中で、スタッフのアルゴリズムの素養がますます重要になっています。なぜスタッフがアルゴリズムを学習する必要があるのか、またそのメリットについてご紹介します。

1. ミスの削減
アルゴリズムを活用することで、手作業によるデータ処理や分析のミスを大幅に減らすことができます。正確な計算や自動化されたチェック機能により、人為的なエラーを防ぎます。これにより、品質管理が向上し、顧客満足度が高まります。

2. 時間の短縮
アルゴリズムを用いることで、データ処理や分析、最適化のプロセスを自動化し、業務のスピードを劇的に向上させることが可能です。例えば、複雑なデータセットの集計やフィルタリングを瞬時に行うことで、レポート作成の時間を大幅に短縮します。これにより、スタッフはより戦略的な業務に集中することができます。

3. 効率的なリソース配分
アルゴリズムを使った最適化により、リソースの無駄遣いを防ぎます。例えば、配送ルートの最適化を導入することで、燃料費の削減や配達時間の短縮が実現します。また、プロジェクト管理においても、リソースの最適配分が可能となり、効率的なスケジュール管理が行えます。

4. データに基づく意思決定
データ分析技術を活用することで、過去のデータを分析し、将来のトレンドや顧客の行動を予測することができます。これにより、事実に基づいた意思決定が可能となり、ビジネスのリスクを低減し、機会を最大限に活用できます。

これらの知識を習得したうえで、さらに効果的に業務を行うために、Excelを活用することをお勧めします。

Excelでの応用
アルゴリズム学習を通じて得た知識は、日常的に使用するExcelにも活かせます。例えば、複雑な数式やマクロを使用して、データの自動集計や分析を行うことができます。また、Excelの「最適化ツール」を使って最適化問題を解決することや、「Power Query」を利用して大量のデータを整理し、まとめることが効率的に行えます。これにより、手間のかかる作業が大幅に簡略化され、ミスも減少します。

導入の第一歩
まずは、スタッフに基礎的なアルゴリズムの概念を学ばせることから始めましょう。オンラインコースや社内ワークショップを活用し、具体的な業務課題を解決する実践的なスキルを身につけさせることが重要です。また、アルゴリズムの活用事例を共有することで、学習意欲を高めることができます。

アルゴリズム学習は、企業全体の競争力を向上させるための重要な投資です。スタッフがこれを習得することで、業務の効率化、ミスの削減、そして時間の短縮を実現できます。
ぜひ、この機会にアルゴリズム学習の推進を検討してみてください。

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全銀データの活用 （No 1027)

■全銀データの活用 (No 1027)

経理業務の効率化で、
全銀データを活用する仕組み作り（システム作成）もよく依頼されます。

例としてあげますと

・幼稚園での保育料金の引き落としデータ作成
・同じく引き落とし結果の突き合わせ処理
・従業員、スタッフへの給与データ作成
・不動産業での家賃の引き落とし結果の確認処理

などなど

全銀データでの経理業務での活用方法をまとめてみました。

振込業務の効率化

全銀データを利用することで、振込先の情報をシステムに自動で取り込むことができます。
これにより、手入力によるミスを防ぎ、迅速な振込処理が可能になります。

入金確認の自動化

取引先からの入金データを全銀フォーマットで受け取ることで、自動的に入金確認ができます。
入金確認をシステムで自動化することで、手作業での確認作業が不要になり、迅速かつ正確な処理が可能です。

月次決算のスピードアップ


全銀データを活用することで、取引データを自動的に会計システムに取り込むことができ、月次決算のスピードアップが図れます。
データの取り込みから仕訳の生成までを自動化することで、経理担当者の負担を軽減します。


もし全銀データの活用方法に関心あれば、私までご連絡ください

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集中力と生産性を高めるポモドーロ・テクニック (No 1026)

■集中力と生産性を高めるポモドーロ・テクニック (No 1026)

最近、集中力に欠ける時が多々ある
そこで、集中力と生産性を高める時間管理術としてポモドーロ・テクニックを調べ実践しています。

ポモドーロ・テクニックとは、25分間の集中作業と5分間の休憩を繰り返すシンプルな時間管理術です。
のテクニックの基本的な流れは以下の通りです

・タスクを決定する
・25分間タイマーをセットして作業する
・タイマーが鳴ったら5分間休憩する
・これを4回繰り返したら、15〜30分の長めの休憩を取る

25分という限られた時間内に作業を完了させるプレッシャーが、注意散漫を防ぎます。
また、定期的な休憩を挟むことで脳がリフレッシュし、長時間の作業でも高い生産性を維持できます。
さらに、タスクの進捗を細かく管理できるため、自己管理能力が向上し、計画的に作業を進められます。

最近は、オンラインミテーティングを仕事で毎日のようにこなします。

その場合、事前に２５分間をミテーティング時間としています。
ミーティングの主旨を相手にも伝え、時間内の終わらせるのがポイントです。

数々確認できるし、ダラダラやるよりも生産性があがりますね。

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社員のITスキルアップはUdemyで (No 1025)

■社員のITスキルアップはUdemyで (No 1025)

社員のITスキルを向上させたいんだよね。
との相談を受ける事があります。

今、そのような相談を受けたら私は「Udemy」を活用した方が良いと回答します。

Udemyとは、多様なITスキルを自己ペースで学べる優れたプラットフォームです。
専門家による実践的なコースを通じて、最新の技術を効率的に習得することができます。

内容は、初級者から上級者まで対応する多様なコースが揃っています。
各コースは専門家によって設計されており、最新の技術や業界のトレンドに基づいた内容を学べます。


価格はセール時は各コース1000円～2000円の安価で受講できます。

オンデマンド形式で提供されているため、自分のペースで学習を進めることができます。
仕事スケジュールに合わせて学習時間を調整できる点が大きな魅力です。

私もUdemyでコースを１つ提供しています。
約２年間で７６０人の方が受講してくれてます。

私が提供しているコースはこちらです。
https://www.udemy.com/course/microsoft-access-job/?couponCode=LEADERSALE24B

社員のITスキルアップでお困りならUdemyを活用する事をお勧めします。

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