請求書発行の自動メール送信の事例 (No 1030)

■請求書発行の自動メール送信の事例 (No 1030)

先日、月に多い時で200通の請求書を印刷して郵送、またはスキャンしてPDF化し、メールで送付しているお客様に、請求書の作成から送付プロセスを自動化する提案をしました。

内容は次のとおりです。

１．PDF保存機能：

得意先への請求書作成時に自動的にPDF形式で保存。デジタル保存により検索や管理が容易になります。

２．自動メール文作成：

請求書作成後、メール文が自動生成され、作成されたPDFが自動的に添付されます。手動作業が省け、ミスが減少します。

３．.得意先名称の差し込み：

メール文中には得意先の名称が自動で差し込まれ、個々の得意先に合わせたカスタマイズされたメールを送ることができます。

４．メール文のマスタ化：

標準化されたメール文テンプレートを使用し、統一感を持たせることで、メール作成の手間を省けます。

５．メール下書き保存：

自動生成されたメール文は下書きとして保存されるため、送信前に内容を確認・修正することが可能です。

６．郵送・メールの区分：

得意先によっては郵送・メールの区分を設定し、メール対象の得意先にだけ上記の自動化を行います。


このシステムの導入によるメリットは以下の通りです

１．業務効率の向上：

手動作業が自動化され、時間短縮が図れ、他の重要な業務に集中できます。

２．エラーの削減：

自動化によりミスや誤送信のリスクが減少し、得意先からの信頼が向上します。

３．コスト削減：

業務効率向上により作業時間が短縮され、人件費や紙、インク、郵送費用の削減が期待できます。


４．迅速な対応：

請求サイクルの短縮によりキャッシュフローの改善にも寄与します。
この提案により、お客様は大変喜んでおり、特に業務効率の向上とコスト削減の面で大きな効果が期待できると評価していただきました。

また、このシステムは請求書のみならず、見積書、納品書、検収書などの資料も同様に自動メール送信が可能ですね。