本日の仕事術は 情報をいつでも使えるように整備しておく です。
表面的な事項を発信するメディアが乱立していて情報過多になっていますのですべてをチェックしていては時間を浪費してしまいます。重要な情報源の一次ソースは、例えば政府、業界団体、企業の「お知らせ」(ニュースリリース)、月次報告や上場企業の決算などの発表が行われる適時情報開示サービス(TDnet)などです。それらの情報を確実にいつでも使えるようにしておくことで意思決定に集中できます。なお、報道機関やネットメディアは一次ソースをもとに編集したり、論評を加えたりしたものになるので二次、三次リソースになります。
・RSSの取得設定を活用する
Webサイトが配信するRSSを取得して、更新を通知するようにRSSリーダー(ブラウザの拡張機能やOutlookの機能など)を利用するとWebサイトを目視で確認する手間を省けます。
ニュースチェック、競合動向の把握などに活用できます。
参考リンク： Outlook 「RSS フィードを購読する」
・RSS未配信のWebサイト
ブックマークやリンク集を作成して、目視で確認する際に見落としなく確実にチェックできるようにします。
確認頻度別に、毎日、毎月、毎年(1月・・・)のようにフォルダ分けしておくとよいです。リンク集を作って巡回ツールで定期的に自動チェックする方法も有効だと思いますので興味がある人は調べてみるといいと思います。
・簡易リンク集の作成
ブラウザのお気に入りをエクスポートして、htmlファイルを作成できます。これを簡易リンク集として活用します。HTML編集すればカテゴリを分けたり順序を入れ替えたり自由に活用できます。
Chromeの場合、ブックマークマネージャーから「ブックマークをエクスポート」
Edgeの場合、お気に入りの三点メニューの「お気に入りをエクスポート」
・数値の収集の自動化、動向の要約の作成
WebスクレイピングツールでWebサイトから特定の情報を自動的に抽出して、グラフ化したり、CSVファイルにしてExcel集計するといったことが可能です。最近何かと話題のChatGPTを使うと動向についての要約も瞬く間に作成できます。どちらもツールの出力結果には注意が必要ですが、新人が作成したものだというような気持ちで点検・推敲すれば使えるものが出来上がります。業務効率UPや重要領域への注力を考えたら使わない手はないです。
・資料作成と公開
一人で情報をいつでも使えるようにしておくのみならず、組織内で共有したり、報告書や発表スライドとして資料作成して上層部へ報告する場合には、文書テンプレートやグループウェアのWebダッシュボードに取り込みをします。作業は定型化して誰が作成しても同じものができる様にしておきます。ある程度の期間の数値データを比較できるようにすると傾向がつかめます。
・情報は手元に蓄積することが大切
Webに公開された情報はいつでも参照できると思い込みがちです。公開者の考えが変わって非公開になるかもしれません。情報は手元に蓄積することが大切です。
以上、仕事術 情報をいつでも使えるように整備しておく でした。