スタッフ目線からみた行政書士実務未経験で採用されるポイントと3倍速で行政書士実務を習得する方法 ~スタッフの成長軌跡と奇跡~

未経験で行政書士事務所にて働くスタッフの成長軌跡と奇跡を記載しています。未経験で行政書士事務所に採用されるにはどのような能力が必要か。行政書士実務はどのように身につけるかを記載。

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単に読者にとってわかりやすいブログ記事であればよいうわけではありません。

ブログ記事の作り方は下記も参考にして頂けると幸いです。

 

(1)ポイントは情報提供ではなくリスク喚起です。

 これは、読者に、自分もこの話に該当している、このままじゃまずい、これは頼まなきゃ、今すぐ頼まなきゃと思わせるということです。セールスの前段階として、リスクを喚起し、セールスに繋げていくわけです。そのため、記事も、「どういう場合にリスクを感じるか」という視点から書くことになります。

 

 リスクを感じてもらう一番有効な手段は、失敗事例の紹介です。失敗事例を紹介する意味は、読者がそのケースを自分に置き換えて考えることにより、リスク喚起に直結するという点にあります。

 

しかも、「よくあるケース」における失敗事例を多く紹介すれば、読者は、よりひきこまれます。また、リスクの度合いが高ければ高いほど読者は興味をひかれます。したがってよくあるケースでかつリスクが高いものを選んで紹介すると良いでしょう。

 

逆に、滅多にないレアケースでの失敗事例やリスクの度合いが低い事例を、またはお客様にメリットがあまりない法律知識を自慢気に紹介しても、たとえわかりやすい記事でもあまり意味が無いといえます。 

 

 また、営業的な視点としては、セールス時にお客様に必ず訊かれる事項は、セールスの前段階で説明しておき、お客様が何の迷いもなく依頼できるようにすることが重要です。このような事項として「価格」「実績」「タイミング」などがブログ記事作成として有効です。

 

 「価格」については、お役立ち情報として専門家から見た適正価格は○○ですといった記載が考えられます。また、価格が高いと思っている方に対しては、安い価格でやっている事務所に頼んだ際に、業務範囲が狭いことが多く、結局依頼者のやることが増え専門家に頼む意味がなくなるなどと失敗事例として紹介しリスク喚起するブログ記事作成が有効です。

 

 「実績」は、一般的な行政書士事務所が即時開業が多く、知識・経験不足が多いが当事務所は○○ですという内容で、暗に読者のリスクを喚起する方法が考えられます。もっとも、他事務所をおおっぴらに避難することはNGですので、「先生(医療法人関係のブログなら)のお近くの事務所は、そんなことはないでしょうが、、」など暗にほのめかす程度に留めておきましょう。

 

 「タイミング」についても、今じゃなくてもいい、後でいい、と思っている方に向けて、後でやった場合の失敗事例を紹介してリスク喚起するブログ記事作成が有効です。

 

(2)文体は口語体で

 

 ブログの文体は、できるだけ噛み砕いた口語体で書くようにします。会話をしているようなイメージで書くと良いです。これは、読みやすさのためという趣旨ももちろんあります。

 

 

(3)まとめ

 ブログは、セールスをしやすくする、営業を助けるためのツールの一つであるという認識を持つとよいでしょう。営業の段階で必ず聞かれることをブログで潰しておくのも営業を助けることが目的です。単なるお役立ち情報の提供では無意味となりやすいと上述したのは、そのためでございます。

このような視点をもって、よくある事例でかつリスクの高いものを用意できれば、それは、後に、セミナーのコンテンツになったり、セールストークのテンプレとなったり5次6次と有効利用され有効なブログ記事となります。^^

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今回は、初回ヒアリングシートと書類作成用ヒアリングシートを作る時の注意点について書きます。

 

 

前回の記事で「ヒアリングを2回する意味」について書いているので併せて読んでいただけたら幸いです。

 

初回相談用ヒアリングシートの作成で気を付けるべきことは2点あります。

・お客様にとって答えやすい

・社内で担当以外の人が対応しやすいようにする

 

お客様にとって答えやすくて、許可が取れるかを簡単に判断できるように作ることは、分かると思います。

 

なぜ、社内用に使い勝手を意識して作るのかというと、電話でお問い合わせがあったときに担当者が外出している事や別の電話に出ていたりしている事もあります。

 

そんな担当者につなげないような時でも初回ヒアリングシートを使うことによってその業務に関して詳しくなかったとしても対応することが出来ます

 

 

次に書類作成用ヒアリングシートの作成で気を付けるべきことは、

・申請書類を埋められるように過不足なくヒアリング項目を作ること

 

書類作成用ヒアリングシートを使う場面は、許可が取れそうということが分かったので次に申請書類に落とし込むために必要な情報を聞き出したいときです。

 

つまり初回相談用と大きく違い、その業務の担当者が使いやすいように作成するということです。

 

申請するのに必要な情報をヒアリング事項の項目として挙げていれば、空欄であればその部分が不足している部分だなと客観的に把握することができるのでヒアリング漏れがなくなります。

 

ヒアリング事項に記入していただいた情報は、そのまま申請書類に落とし込めるので素早く書類を作成できます。

 

最後にまとめますと、書類作成用ヒアリングシートはスピーディーかつ正確に申請書類が出来ることが重要です。

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

初回ヒアリングシートは

誰でも使いやすいように意識して作成

書類作成用ヒアリングシートは

業務担当者が使いやすいように意識して作成

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今回はヒアリングについて書きます。

 

事例は、一般貨物の申請についてです。

 

最初に仕事を依頼されるときは、「HPを見て電話しました。」とかHPのお問い合わせのフォームから入力して頂いたりするケースがあります。

 

HPからのお電話やメールだとたまたま検索したら見つかって、連絡してくださった方が大半です。

そんなHPからのお客様に対していきなり一般貨物の要件が取れるように20分~30分くらいかかる詳細なヒアリングしたとします。

 

お客様は「こんなに色々答えなくてはいけないの?面倒くさいな・・・・。他の事務所に頼もうかな」と思ってしまうでしょう。

お客様は忙しいので、初回からこんなに詳細なヒアリングシートを送ったら迷惑です。

 

そこでヒアリングを2回分けることが必要になっています。

 

初回相談のヒアリングの目的は

・いくつかの質問で一般貨物の許可が取れそうかどうか判断できるようにする。

 

いくつかの質問に答えることによって手軽に許可が取れるかどうか判断できれば

お客様の負担が少なくなります。

 

そして、仮に申請の要件を満たさないことが分かったらその旨をお客様に伝えることができるので、時間の無駄にならないで済みます。

 

2回目のヒアリングの目的は

・申請書類作成のために必要な情報をヒアリングすることです。

 

初回のヒアリングで許可が取れそうなことは分かったので、申請書類を作れるような詳細なヒアリングをしたり、営業所の図面だったり営業用のトラックの車検証の写しを用意してもらいます。

 

2回に分けることによりお客様の負担も減ります。

初回のヒアリングの結果で万が一受任できなかったとしても2回目のヒアリングの内容を送らないということになり、お客様の負担はもちろんですがこちら側の作業量も減ります。

 

 

今回は、ヒアリングを2回する意味について書いてきました。

次回のブログには、初回と2回目のヒアリングをするためにヒアリングシートを作成しなくてはなりません。2つのヒアリングシートを作成する上での注意点を書きます。

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

初回のヒアリングは簡単な質問で許可が取れそうか判断

2回目のヒアリングは書類作成のためのヒアリング

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今回は、仕事を任される時のスケジュール管理について書きます。

 

 

行政書士事務所の特殊性としては常に期限に追われているということです。

 

例えば、3つの書類を作成することを頼まれた場合です。

 

①「今日中に仕上げて

②「1時間後に仕上げて

③「期限はないから出来たらやっておいて

 

当たり前ですが、②→①→③の順番で作業しなければなりません。

 

常にいつまでに用意すればいいかによって確認しておかないと思わぬことが起きます。

それは、きちんと担当者の方とスケジュールをすり合わせていかないと間に合わないことが起こりうるからです。

 

 

指示を受けたときにいつも期限を言われるわけではないので、自分から主体的に期限を確認しておくべきということです。

 

 

そしたら、認識が一致して期限に間に合わなかったなんてことはなくなります。

 

ちょっとした一言の違いで仕事がきちんと回るかどうか違ってきてしまいます。

仕事を責任感もって全うしていきたいです。

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

仕事を任されるときは常に認識を一致

させながら、作業を進めていく!

自分からスケジュールについては確認する

クセをつけること。

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今回は、ブログでどこまでの情報を発信すれば良いのかということについて書きます。

 

 

皆さんも知っていると思いますが、ブログの投稿をアップしたら誰からでもアクセスが出来ます。

 

ブログが、狙っているターゲットに良い情報を発信しようとすると偏った情報になります。

 

 

ある専門業務の手続きで例外的な対応なのに「~出来ますと。」断言してしまったりすると問題があります。

 

冒頭で誰でもがアクセスすることが出来ると書きましたが、以前のお客様や同業の方や役所の方が見ているのです。

そういった方々に配慮してぼかすような形で書かないと後々事務所に良くないことが出来ます。

 

行政書士事務所なので、グレーゾーンの対応を断定して「出来る」とか公にブログに書いてしまってはいけないです。

 

例えば、

before:「〇○歳から~~に就任できます。基本的には認められないですが」

 

after :「基本的には認められません。例外的に〇○歳から~~になれる可能性があります。

        ですが、役所から指導がありますし出来れば、別の成人の方を選任したほうがよろ

        しいでしょう。」

 

 

afterのように例外的な内容を書くときは、以前のお客様や同業の方や役所の方に見てもらっても大丈夫なように細心の注意を払って丁寧に書いていくことが必須です。

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~

ブログにグレーゾーンの内容を

発信するときは、誰が見ても平気

なように配慮して、書くべし!

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今回は、良いテンプレートを作成することの意味について書きます。

 

構成としましては下記の通りです。

0.総論

1.テンプレートの作成

2.テンプレートを作成する上での注意点

3.テンプレートの作成にあたり気を付けたこと

4.まとめ

 

 

0.総論

 

テンプレートがあるとそれを元に作るので、同じ品質のものを素早く作成できます。

初めて作成するときにもテンプレートがあれば、この書類はどのように完成させればいい

 のだろうとイメージしやすいですし本当に早く作成できます。

 

 

1.テンプレートを作成

 

最近、セミナーを終えた後のお礼メールのテンプレートを作成しました。

セミナー終了後の業務マニュアルの中にお礼メールのテンプレートを置きます。

 

テンプレートをそのまま引用してしまうと機械的なメールとなりがちです。

なので、どうすれば返信が来るか工夫して作成します。

 

 

2.テンプレートを作成する上での注意点

 

作成する上での注意点は2点あります。

 

一つ目は、文面が使いづらかったりどういう文の流れや意図が書いていないもの。

考え方が書いていないと作成する人が考えてしまい、意図と違うものが結果として出来てしまいます

 

もう一つは、1つのパターンしかテンプレートを作成していないもの

色々と事例が想定されるのに1つのパターンしか書いていないのは、非常に使いにくいですよね。

 

上記の2つの例にあてはまらないように意識しながら作成していきます。

 

何とか悪戦苦闘しながら作成できました!!

 

3.テンプレート作成の上で気を付けたこと

 

文の流れやその意図をできるだけ明確にして作成

テンプレートの初めにその書類を作る意図や流れを書く

途中途中にポイントなる箇所に注意書きを添え

・セミナー参加者のアンケートの中のコメントをお礼メールに引用する

 

大事なことはあくまでテンプレートは自分以外の人に読みやすく、使いやすいように意識して作成すべきです。

 

これは、今回の事例に限らずどのマニュアルを作成するときにも共通して言えることだと思います。

 

 

 

4.まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~

良いテンプレートを作成するには、

他の人が使いやすいように意識し

ながらつくっていきます。

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今回は、伝言ではなく提案をということについて書きます。

 

その前に私はコミュニケーションが少し苦手でございます。

普通の人ならできるよと思われるかもしれませんが、どうか温かい目でお読みください。

 

 

まず、電話応対する際や郵便物が届いた時の対応について、下記の2つの例を比較します。

 

①「○○様から~の書類が届きました。」

②「○○様から~の書類が届きました。もしよろしければその書類をスキャンしておきましょうか?」

 

 

もちろん下の提案もセットの方が、主体的に提案しているという点で良いですね。

 

もし①の対応であると、ただ伝言しているだけなので、ロボットでも出来そうな感じですね…。

むしろ最近のロボットは提案してくれるのかもしれませんね。

 

 

実は、私もたまに①の対応のように機械的に所長や従業員の方に伝えていました。

 

どんなに余裕がなくても周りに対する気配りは行政書士事務所に限らずですが大切です。

 

 

もちろん日々任されている仕事にも応用できます!

 

作業してただ納品するわけではなく、納品する時に提案をして納品することです。

 

納品する時に提案をして納品するようになれば、疑問点や数値がおかしい点を所長に対して伝えることが出来ます。

 

その結果、納品自体の質も上がります。

いずれの例にも共通して言えますが、作業する前にワンクッションを置くことが必要です。

 

もっというとお客様との対応にも同じことが言えます。

お客様に対しても、ただ申請書を書くよりも+αの提案をした方が喜んでいただけますよね!

 

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~

機械的に動くだけではなくて、状況

を考えて提案をすることが大切です。

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今回は、少人数私募債の発行手続きから学んだことについて書きます。

 

 

少人数私募債発行は、会社ではないとできません。

その中の手続きで、取締役会の承認という手続きがあります。

 

でも、世の中には会社であるけれど取締役会はないという会社があります。

その場合は、取締役会の承認の手続きはしなくてもよいのでしょうか?

 

そこで未経験者は、公的機関のHPや会社法に根拠条文がのっていないかを探しました。

公的な機関のHPには、情報がなく私的なHPには、「取締役会がなければ株主総会の決議で足りる」といくつか書いてありましたがその情報の信ぴょう性は不明です。

 

 

そこで、「取締役の承認」という書類を作成しました。

 

HPに書いてある通り不要な書類かもしれないけれど、万が一書類がなかったら私募債発行が出来ないかもしれません。

 

もし発行出来なかったとしたら、もらえていたハズの報酬もなくなってしまう+お客様から損害賠償を請求されるかもしれません。

 

 

もちろん「取締役の承認」という書類を添付する理由は、リスク回避です。

この書類があれば基本的に私募債発行は問題なくできるはずです。

 

不測の事態が起こらないように(どう転んでも大丈夫なように)慎重に書類を作成していくことが大切です。

 

 

まとめ

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書類作成するときは、最悪の状況を考えて

おき、最悪な状況になったとしてもリスク

回避のための対策を考えておく。

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今回は復委任状を公証役場に送るについて書きます。

 

今回の記事で携わっている会社設立で4つ目の記事なので今回初めて記事を読むという人はよろしければ以前の記事を未経験者の奮闘ぶり!?も見られるので読んでみてください。

 

 

定款に委任状が入っているのですが依頼者から所長への委任状になっております。

 

所長が公証役場に行くのならそれでいいのですが、

未経験者が公証役場に定款認証するためには、所長から未経験者の委任状(復委任状)という書類が必要になります。

 

 

つまり図にすると下記の通りになります。

依頼者

 委任

所長

 委任(委任の委任なので復委任といいます)

未経験者

 

 

そして復委任状の作り方は、

 

① WORDで作成した復委任状をPDFします。

② PDFファイルに所長の電子署名を入れます。

③ 公証役場にメールで復委任状を添付して送ります

 

なんだか電子定款を作る作業と似ていますね!

 

※最後の「公証役場にメールで復委任状を添付して送る」は、実際に定款認証してもらう公証役場によってやり方が違うこともあるので確認しておいたほうがいいです。

 

大体の行政書士業務に共通して言える事が、申請する県や市によって取り扱いや必要書類が違うということがあります。

 

以前やったことがあるからと言っても申請する県や市が違えば電話をして

これで間違いがないと確認しておくことが必須です。

 

時間軸的には前回の記事の「電子定款を作って送る」のと同時で行います。

だいたいは、併せて1時間近くかかってしまいましたが、慣れてしまえば20分くらいで出来る作業であると思います。

 

時間を少しおいて公証役場に電話します。

念のために電子定款と復委任状が届いているかを確認します。

 

お分かりだと思いますが、何かの間違いで届いていなかったりしたら予約した日時に公証役場に行ったとしても定款認証をしてもらえないですからね。。。

 

何とかこの作業を終えることが出来たので、行政書士事務所が関われる最後のステップ

「公証役場へ足を運び定款認証をする」に進みます。

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~

復委任状とは、所長以外の人が行くとき

に限って必要な書類である。

公証役場によって復委任状の取り扱いが違う

事もあるので事前に確認しておくこと

~~~~~~~~~~~~~~~~~

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今回は会社設立における電子定款について書きます。

 

前回の記事から時間がたってしまい申し訳ございません。

 

今回の記事で携わっている会社設立で3つ目の記事なので今回初めて記事を読むという人はよろしければ未経験者の奮闘ぶり!?も見られるので読んでみてください。

 

ここで以前も載せた会社設立の流れを短くしたものを再度載せます。

 

公証役場に電子定款を送る(今回の記事はここです

 

復委任状を公証役場にメールで送る

 

公証役場へ足を運び定款認証をする

 

発起人に資本金を払い込んでもらう

 

会社設立の登記

 

電子定款を送る段階はまだまた後の工程があると思われるかもしれませんが、「発起人に資本金を払い込んでもらう」は文字通り発起人の方が払い込んでもらいます。

 

「会社設立の登記」は司法書士の独占業務であるために行政書士が業務をすることが出来ず、関わるということはできません。

 

ということは「公証役場に電子定款を送る」という段階は終盤に差し掛かっているといえるのです。これが前回の記事で最大の山場といった理由です。

 

 

まず、定款を作ったら公証役場にFAXをして定款の内容をチェックしてもらいます。

これで大丈夫ということになれば公証役場に定款認証に行く日時を予約します。

このときに定款認証して下さる公証人の先生を聞いておくと流れがスムーズになります。

 

定款は、すでにWORDで作成してあります。

 

電子定款の作り方は、

① WORDで作成した定款をPDFします。

② PDFファイルに所長の電子署名を入れます。

③ 「申請用総合ソフト」に事前に予約してある公証役場と公証人を入力します。

④先ほど作った定款のファイルを添付して、送信します。

 

事務所にあるマニュアル通りにやればできることなのですが、いかんせん初めてやるので苦戦しました。

 

何を苦戦したかというと②のPDFに定款のファイルを電子署名に入れる作業です。

最初に作った定款にはうまく電子署名が入れられなかったみたいで2回送信したのですが、受付できませんでした。

 

もう1度PDFファイルを作り直してみたら何とか無事に送信できました。

 

そして、次は「復委任状を公証役場にメールで送る」という段階です。

長くなってしまったので次の記事で書きたいと思います。

 

 

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