スタッフ目線からみた行政書士実務未経験で採用されるポイントと3倍速で行政書士実務を習得する方法 ~スタッフの成長軌跡と奇跡~

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すべての人達に心を揺さぶる
「応援の連鎖」を

 

所長です。新年は箱根駅伝ですね。

私も生で見させていただきました。

 

 

箱根駅伝のランナー。
苦しい表情。


長い距離を1秒で速く。
大学の伝統と誇りをもってタスキをつなぐために。

 

 

この孤独なランナーに対して、

歩道にはすき間のない
応援の歓声。

 

 

頑張っているランナーよりも、

 

実は
~~~~
老若男女問わず全力で応援している
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
その姿っていいなとーしみじみ。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

 

振り返ってみると士業の業界も過酷な競争時代に突入しており
他の事務所様も見ている
応援の連鎖が見えづらい。と感じることもあります。

 

 

サービスを提供する方は、
値下げの要求
厳しい納期
高い責任
出来て当然。
感謝はメールで一通のみ

 

それが、
従業員や外注先にも波及して、
ほどほどの給与、ほどほどの業務委託報酬
厳しい納期
高い責任 
出来て当然。
 

結果、「応援の連鎖」ではなく「不満の連鎖」 に。

 

政治に対しても応援の連鎖は、
あまりみられない。

 

家庭内でも、そのようになる経営者も少なからず見受けられます。

 

政治でも家庭でも「不満の連鎖」が発生しているように見受けられます。

 

「お互いの心を揺さぶる」
「応援の連鎖」は
「絶え間なく」発生しているのだろうか。

 

このような心を揺さぶる
応援の姿勢と環境がないと、

 

よほど強いメンタルと
目指すべき何かがなければ、

マラソンであれば20キロも持たないのでないだろうか。

 

ポテンシャルとスキルと経験がなければ3キロも持たないかもしれません。

 

応援の連鎖がない環境に
身を置くと、トップ、中間管理職、新入社員すべて

 

心がポッキリ折れたその瞬間に
離脱したいと思うのが正直なところでないでしょうか。

 

または、応援の連鎖があるような限られた友人とのお付き合いをしたい。
応援の連鎖があるような団体活動に熱心になる
ということになることもあるかもしれません。

 

心を揺さぶる応援の連鎖が発生するような日本社会であれば、

一億人のランナー(日本人)は
全力と底力を出「したい」と思うのではないかと。

 

また、次のランナーへの応援の連鎖が発生するのではないかと。

 

そして、

きっと日本は明るくなるのかなーと思います。

 

「不満の連鎖」ではなく

「応援の連鎖」が発生するような

そのような会社と自分でありたいと、
強く願った新年でした。

 

 

所長の柏崎です。

 

今日は私から記事を書いてみたいと思います。

つらつらと長文なので、お時間があるときにお読みください^^

 

生きていると目の前のつまらないことにこだわってしまいます。

特に専門職で職人気質だと。

 

極論すると、他人を悪者にして、自分の正当性を暗に示したいと思ってしまいます。

もう本能レベルで。私自身もうっかりやってしまいます。

 

なぜ遅刻をするのか。

なぜこの店員の態度が悪いのか。注文したものが出てくるスピードが遅いのか。

なぜこの部下は、なぜお客様に臨機応変に対応できないのか。

この同業はわかってない。

この役所は頭が固い。

 

他人を悪者にして、自分の正当性を暗に示すスピードは、

年齢が高くなると、専門知識や経験が深まれば深まるほど右肩上がり。 

別名=老害

 

ステークホルダー(関わる人)が少なければ、それでも構わず、

こだわりをもつことはよいのですが、

ステークホルダー (関わる人)が多くなるとそれがそうもいかない。 

え~。特に、チーム長、組織長になってしまうと特に。

 

目の前のつまらないことにこだわる、他人が悪い等マイナスオーラを出す人物を通して

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

その人物のつまらない未来を連想してしまう。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 

 

結果、その人物にかかわる自分の未来も、

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

もしかしたらつまらない・不幸な未来になりそうだ、

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 

と瞬時に0.0001秒で連想して不安を感じてしまうのかなと。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 

もう本能レベルで。  

~~~~~~~~~~~~~~~~ 

 

つまらないことにこだわり、イライラしつつ

他人を悪者にして、自分の正当性を暗に示すという姿をみて

いずれそれが関係者である私(部下?チームメンバー?)に降りかかってくるかも。。

と暗に連想して不安を感じるのかもしれません。


まあ、実際すぐにふりかかってきます。  

 

 

店員に激怒してしまってイライラを1~2日引きづるということは、

将来結婚相手になりそうである私自身、妻になったら小さなことで徹底的に追及されるのではないかと不安を感じてしまう。

 

役所に対して攻撃的な対応を電話で取っているのを見ると

いずれスタッフである私自身も、小さなことで徹底的に

追及されるのではないかと不安を感じてしまう。

 

逆に、

 

目の前のつまらないことにいつも静かに笑えるフトコロの深さに、

特に何か約束があるわけではないが

未来にも期待してよいかも思え、

ずっとここにいてもいいかもと安らかな安心感を感じるのかもしれません。

 

どうでもいいけど、「当たらなければどうということはない」とシャアのように発言してみたい。どうでもいい脱線だった。笑

 

私自身がややダークサイド に落ちたときに

メンタルチェンジを早めにすべく、

鉄板で聞くセミナーの音声によると

 

「他人を悪者にして 、 

目の前のつまらないことにこだわる方 は

きっと、

たいした人生をめざしていない、

本当に欲しい未来、目指すべき未来が定義できておらず

今で精一杯。

 

本当に欲しい未来、目指すべき未来を定義できていれば

そんなことをしているほど人生は暇ではないはずだ。」

 

(↑ホントはその前後に諸々エピソードがあるのだが省略)

 

はあ~胸が痛い。と思うこと382回。笑

 

 

あくまで、私見ですが、

 

リーダーによる

~~~~~~~~~~~~~

目指すべき未来から堂々と導いてもらえるメッセージか。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~  

 又は

自らが正しいと思う論理からの暗い皮肉か。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 

 

ついていく人の納得感も180度違うと思われます。

 

 

従業員採用も、チームメンバーの採用も

たとえ知識や技術があっても、

人員が必要でも、

目の前のつまらないことにこだわる方

マイナスオーラを口に出す方はチームに加入させない。

これは、

スタッフ条件、チームメンバーの条件に含めても良いと思われます。

 

なぜなら、いずれそのマイナス(舌打ち、めんどくさい、イライラ、他人を悪者に。等)

組織長又は他の従業員に降り掛かってくるから。すぐに。

 

さらに、自分が正しいと認識しているため、所内の意志統一がとりづらくなり、

派閥化、組織不全につながり、目指したい未来に対して全く進めないことになるから。

 

なお、逆にそのような方は、

チーム外で外注、スポットならよいかもしれないな~と。

こだわりを持っている方なので

そのこだわりでスペシャリティを発揮するかと思われます。

 

ついでに言うと、彼氏彼女・結婚相手ではなくて、ブログやフェイスブックお友達程度で。笑

見ている分には面白いから。笑

 

いや~もうほんとに、

こだわりを持った専門職をまとめなければならない組織長は

本当に尊敬します。え~もう、ほんとに。

 

【まとめ】

その人のつまらないこだわりによる、つまらない振る舞い、言動

(あいつ、舌打ち、めんどくさい、イライラ、他人を悪者に。等)

 ↓

その人物のつまらない未来を連想

 ↓

自分の未来もつまらない・不幸な未来になるかもと瞬時に連想して不安に。

 

チーム長や組織長は、マイナスオーラ管理能力が極端に高くなければならないと

思う今日この頃です。そして、マイナスオーラ管理能力が高い方を見ると、

この方は管理者・トップが向いている方であると私は勝手に推認・想像しています。

視点が未来になっていることが多く、自分のみならず他人のマイナスオーラも自由自在に管理できるからです。

つまり相手に話しかけるだけで、ものの5分ですぐにガス抜きできる特殊能力をもっています。

夜部下に飲みに誘って、飲みながらガス抜きをしなくても良いのです。5分ですぐにガス抜きできるから。

 

国民の3大義務ではないですが、

組織長としての3大義務のうちの1つに上げたいのが

・いつも機嫌がよい。

 

組織長の機嫌の悪さやイライラは、もう

組織全体に波及して組織力を激減させる破壊力抜群の細菌爆弾ですからね。

 

私自身も、

目指すべき未来を目指すようにとお客様にアドバイスし、

かつ 関わる方と目指すべき未来を一緒にめざしたいと思う私自身は、

目の前のつまらないことにいつも静かに笑えるフトコロの深さを心掛けたい。

 

そして、関わる皆様に安らかな安心感となんとなくの希望を与えられたらいいなと。

そう思う今日この頃です。 

 

 

これは文字にしておいた方が良いと思ったので、

ちょっと長文になりましたがご参考までに。

 

まあ、そのためには、

資金的余裕

時間的余裕

精神的余裕

体力的余裕

 が必要になるかと思いますが。。^^;

 

そして、すべての文章が私見と主観、話半分程度で。

 

単に読者にとってわかりやすいブログ記事であればよいうわけではありません。

ブログ記事の作り方は下記も参考にして頂けると幸いです。

 

(1)ポイントは情報提供ではなくリスク喚起です。

 これは、読者に、自分もこの話に該当している、このままじゃまずい、これは頼まなきゃ、今すぐ頼まなきゃと思わせるということです。セールスの前段階として、リスクを喚起し、セールスに繋げていくわけです。そのため、記事も、「どういう場合にリスクを感じるか」という視点から書くことになります。

 

 リスクを感じてもらう一番有効な手段は、失敗事例の紹介です。失敗事例を紹介する意味は、読者がそのケースを自分に置き換えて考えることにより、リスク喚起に直結するという点にあります。

 

しかも、「よくあるケース」における失敗事例を多く紹介すれば、読者は、よりひきこまれます。また、リスクの度合いが高ければ高いほど読者は興味をひかれます。したがってよくあるケースでかつリスクが高いものを選んで紹介すると良いでしょう。

 

逆に、滅多にないレアケースでの失敗事例やリスクの度合いが低い事例を、またはお客様にメリットがあまりない法律知識を自慢気に紹介しても、たとえわかりやすい記事でもあまり意味が無いといえます。 

 

 また、営業的な視点としては、セールス時にお客様に必ず訊かれる事項は、セールスの前段階で説明しておき、お客様が何の迷いもなく依頼できるようにすることが重要です。このような事項として「価格」「実績」「タイミング」などがブログ記事作成として有効です。

 

 「価格」については、お役立ち情報として専門家から見た適正価格は○○ですといった記載が考えられます。また、価格が高いと思っている方に対しては、安い価格でやっている事務所に頼んだ際に、業務範囲が狭いことが多く、結局依頼者のやることが増え専門家に頼む意味がなくなるなどと失敗事例として紹介しリスク喚起するブログ記事作成が有効です。

 

 「実績」は、一般的な行政書士事務所が即時開業が多く、知識・経験不足が多いが当事務所は○○ですという内容で、暗に読者のリスクを喚起する方法が考えられます。もっとも、他事務所をおおっぴらに避難することはNGですので、「先生(医療法人関係のブログなら)のお近くの事務所は、そんなことはないでしょうが、、」など暗にほのめかす程度に留めておきましょう。

 

 「タイミング」についても、今じゃなくてもいい、後でいい、と思っている方に向けて、後でやった場合の失敗事例を紹介してリスク喚起するブログ記事作成が有効です。

 

(2)文体は口語体で

 

 ブログの文体は、できるだけ噛み砕いた口語体で書くようにします。会話をしているようなイメージで書くと良いです。これは、読みやすさのためという趣旨ももちろんあります。

 

 

(3)まとめ

 ブログは、セールスをしやすくする、営業を助けるためのツールの一つであるという認識を持つとよいでしょう。営業の段階で必ず聞かれることをブログで潰しておくのも営業を助けることが目的です。単なるお役立ち情報の提供では無意味となりやすいと上述したのは、そのためでございます。

このような視点をもって、よくある事例でかつリスクの高いものを用意できれば、それは、後に、セミナーのコンテンツになったり、セールストークのテンプレとなったり5次6次と有効利用され有効なブログ記事となります。^^

今回は、初回ヒアリングシートと書類作成用ヒアリングシートを作る時の注意点について書きます。

 

 

前回の記事で「ヒアリングを2回する意味」について書いているので併せて読んでいただけたら幸いです。

 

初回相談用ヒアリングシートの作成で気を付けるべきことは2点あります。

・お客様にとって答えやすい

・社内で担当以外の人が対応しやすいようにする

 

お客様にとって答えやすくて、許可が取れるかを簡単に判断できるように作ることは、分かると思います。

 

なぜ、社内用に使い勝手を意識して作るのかというと、電話でお問い合わせがあったときに担当者が外出している事や別の電話に出ていたりしている事もあります。

 

そんな担当者につなげないような時でも初回ヒアリングシートを使うことによってその業務に関して詳しくなかったとしても対応することが出来ます

 

 

次に書類作成用ヒアリングシートの作成で気を付けるべきことは、

・申請書類を埋められるように過不足なくヒアリング項目を作ること

 

書類作成用ヒアリングシートを使う場面は、許可が取れそうということが分かったので次に申請書類に落とし込むために必要な情報を聞き出したいときです。

 

つまり初回相談用と大きく違い、その業務の担当者が使いやすいように作成するということです。

 

申請するのに必要な情報をヒアリング事項の項目として挙げていれば、空欄であればその部分が不足している部分だなと客観的に把握することができるのでヒアリング漏れがなくなります。

 

ヒアリング事項に記入していただいた情報は、そのまま申請書類に落とし込めるので素早く書類を作成できます。

 

最後にまとめますと、書類作成用ヒアリングシートはスピーディーかつ正確に申請書類が出来ることが重要です。

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

初回ヒアリングシートは

誰でも使いやすいように意識して作成

書類作成用ヒアリングシートは

業務担当者が使いやすいように意識して作成

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

今回はヒアリングについて書きます。

 

事例は、一般貨物の申請についてです。

 

最初に仕事を依頼されるときは、「HPを見て電話しました。」とかHPのお問い合わせのフォームから入力して頂いたりするケースがあります。

 

HPからのお電話やメールだとたまたま検索したら見つかって、連絡してくださった方が大半です。

そんなHPからのお客様に対していきなり一般貨物の要件が取れるように20分~30分くらいかかる詳細なヒアリングしたとします。

 

お客様は「こんなに色々答えなくてはいけないの?面倒くさいな・・・・。他の事務所に頼もうかな」と思ってしまうでしょう。

お客様は忙しいので、初回からこんなに詳細なヒアリングシートを送ったら迷惑です。

 

そこでヒアリングを2回分けることが必要になっています。

 

初回相談のヒアリングの目的は

・いくつかの質問で一般貨物の許可が取れそうかどうか判断できるようにする。

 

いくつかの質問に答えることによって手軽に許可が取れるかどうか判断できれば

お客様の負担が少なくなります。

 

そして、仮に申請の要件を満たさないことが分かったらその旨をお客様に伝えることができるので、時間の無駄にならないで済みます。

 

2回目のヒアリングの目的は

・申請書類作成のために必要な情報をヒアリングすることです。

 

初回のヒアリングで許可が取れそうなことは分かったので、申請書類を作れるような詳細なヒアリングをしたり、営業所の図面だったり営業用のトラックの車検証の写しを用意してもらいます。

 

2回に分けることによりお客様の負担も減ります。

初回のヒアリングの結果で万が一受任できなかったとしても2回目のヒアリングの内容を送らないということになり、お客様の負担はもちろんですがこちら側の作業量も減ります。

 

 

今回は、ヒアリングを2回する意味について書いてきました。

次回のブログには、初回と2回目のヒアリングをするためにヒアリングシートを作成しなくてはなりません。2つのヒアリングシートを作成する上での注意点を書きます。

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

初回のヒアリングは簡単な質問で許可が取れそうか判断

2回目のヒアリングは書類作成のためのヒアリング

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

今回は、仕事を任される時のスケジュール管理について書きます。

 

 

行政書士事務所の特殊性としては常に期限に追われているということです。

 

例えば、3つの書類を作成することを頼まれた場合です。

 

①「今日中に仕上げて

②「1時間後に仕上げて

③「期限はないから出来たらやっておいて

 

当たり前ですが、②→①→③の順番で作業しなければなりません。

 

常にいつまでに用意すればいいかによって確認しておかないと思わぬことが起きます。

それは、きちんと担当者の方とスケジュールをすり合わせていかないと間に合わないことが起こりうるからです。

 

 

指示を受けたときにいつも期限を言われるわけではないので、自分から主体的に期限を確認しておくべきということです。

 

 

そしたら、認識が一致して期限に間に合わなかったなんてことはなくなります。

 

ちょっとした一言の違いで仕事がきちんと回るかどうか違ってきてしまいます。

仕事を責任感もって全うしていきたいです。

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

仕事を任されるときは常に認識を一致

させながら、作業を進めていく!

自分からスケジュールについては確認する

クセをつけること。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

今回は、ブログでどこまでの情報を発信すれば良いのかということについて書きます。

 

 

皆さんも知っていると思いますが、ブログの投稿をアップしたら誰からでもアクセスが出来ます。

 

ブログが、狙っているターゲットに良い情報を発信しようとすると偏った情報になります。

 

 

ある専門業務の手続きで例外的な対応なのに「~出来ますと。」断言してしまったりすると問題があります。

 

冒頭で誰でもがアクセスすることが出来ると書きましたが、以前のお客様や同業の方や役所の方が見ているのです。

そういった方々に配慮してぼかすような形で書かないと後々事務所に良くないことが出来ます。

 

行政書士事務所なので、グレーゾーンの対応を断定して「出来る」とか公にブログに書いてしまってはいけないです。

 

例えば、

before:「〇○歳から~~に就任できます。基本的には認められないですが」

 

after :「基本的には認められません。例外的に〇○歳から~~になれる可能性があります。

        ですが、役所から指導がありますし出来れば、別の成人の方を選任したほうがよろ

        しいでしょう。」

 

 

afterのように例外的な内容を書くときは、以前のお客様や同業の方や役所の方に見てもらっても大丈夫なように細心の注意を払って丁寧に書いていくことが必須です。

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~

ブログにグレーゾーンの内容を

発信するときは、誰が見ても平気

なように配慮して、書くべし!

~~~~~~~~~~~~~~~~

今回は、良いテンプレートを作成することの意味について書きます。

 

構成としましては下記の通りです。

0.総論

1.テンプレートの作成

2.テンプレートを作成する上での注意点

3.テンプレートの作成にあたり気を付けたこと

4.まとめ

 

 

0.総論

 

テンプレートがあるとそれを元に作るので、同じ品質のものを素早く作成できます。

初めて作成するときにもテンプレートがあれば、この書類はどのように完成させればいい

 のだろうとイメージしやすいですし本当に早く作成できます。

 

 

1.テンプレートを作成

 

最近、セミナーを終えた後のお礼メールのテンプレートを作成しました。

セミナー終了後の業務マニュアルの中にお礼メールのテンプレートを置きます。

 

テンプレートをそのまま引用してしまうと機械的なメールとなりがちです。

なので、どうすれば返信が来るか工夫して作成します。

 

 

2.テンプレートを作成する上での注意点

 

作成する上での注意点は2点あります。

 

一つ目は、文面が使いづらかったりどういう文の流れや意図が書いていないもの。

考え方が書いていないと作成する人が考えてしまい、意図と違うものが結果として出来てしまいます

 

もう一つは、1つのパターンしかテンプレートを作成していないもの

色々と事例が想定されるのに1つのパターンしか書いていないのは、非常に使いにくいですよね。

 

上記の2つの例にあてはまらないように意識しながら作成していきます。

 

何とか悪戦苦闘しながら作成できました!!

 

3.テンプレート作成の上で気を付けたこと

 

文の流れやその意図をできるだけ明確にして作成

テンプレートの初めにその書類を作る意図や流れを書く

途中途中にポイントなる箇所に注意書きを添え

・セミナー参加者のアンケートの中のコメントをお礼メールに引用する

 

大事なことはあくまでテンプレートは自分以外の人に読みやすく、使いやすいように意識して作成すべきです。

 

これは、今回の事例に限らずどのマニュアルを作成するときにも共通して言えることだと思います。

 

 

 

4.まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~

良いテンプレートを作成するには、

他の人が使いやすいように意識し

ながらつくっていきます。

~~~~~~~~~~~~~~~~

今回は、伝言ではなく提案をということについて書きます。

 

その前に私はコミュニケーションが少し苦手でございます。

普通の人ならできるよと思われるかもしれませんが、どうか温かい目でお読みください。

 

 

まず、電話応対する際や郵便物が届いた時の対応について、下記の2つの例を比較します。

 

①「○○様から~の書類が届きました。」

②「○○様から~の書類が届きました。もしよろしければその書類をスキャンしておきましょうか?」

 

 

もちろん下の提案もセットの方が、主体的に提案しているという点で良いですね。

 

もし①の対応であると、ただ伝言しているだけなので、ロボットでも出来そうな感じですね…。

むしろ最近のロボットは提案してくれるのかもしれませんね。

 

 

実は、私もたまに①の対応のように機械的に所長や従業員の方に伝えていました。

 

どんなに余裕がなくても周りに対する気配りは行政書士事務所に限らずですが大切です。

 

 

もちろん日々任されている仕事にも応用できます!

 

作業してただ納品するわけではなく、納品する時に提案をして納品することです。

 

納品する時に提案をして納品するようになれば、疑問点や数値がおかしい点を所長に対して伝えることが出来ます。

 

その結果、納品自体の質も上がります。

いずれの例にも共通して言えますが、作業する前にワンクッションを置くことが必要です。

 

もっというとお客様との対応にも同じことが言えます。

お客様に対しても、ただ申請書を書くよりも+αの提案をした方が喜んでいただけますよね!

 

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~

機械的に動くだけではなくて、状況

を考えて提案をすることが大切です。

~~~~~~~~~~~~~~~~~

今回は、少人数私募債の発行手続きから学んだことについて書きます。

 

 

少人数私募債発行は、会社ではないとできません。

その中の手続きで、取締役会の承認という手続きがあります。

 

でも、世の中には会社であるけれど取締役会はないという会社があります。

その場合は、取締役会の承認の手続きはしなくてもよいのでしょうか?

 

そこで未経験者は、公的機関のHPや会社法に根拠条文がのっていないかを探しました。

公的な機関のHPには、情報がなく私的なHPには、「取締役会がなければ株主総会の決議で足りる」といくつか書いてありましたがその情報の信ぴょう性は不明です。

 

 

そこで、「取締役の承認」という書類を作成しました。

 

HPに書いてある通り不要な書類かもしれないけれど、万が一書類がなかったら私募債発行が出来ないかもしれません。

 

もし発行出来なかったとしたら、もらえていたハズの報酬もなくなってしまう+お客様から損害賠償を請求されるかもしれません。

 

 

もちろん「取締役の承認」という書類を添付する理由は、リスク回避です。

この書類があれば基本的に私募債発行は問題なくできるはずです。

 

不測の事態が起こらないように(どう転んでも大丈夫なように)慎重に書類を作成していくことが大切です。

 

 

まとめ

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

書類作成するときは、最悪の状況を考えて

おき、最悪な状況になったとしてもリスク

回避のための対策を考えておく。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~