リモートワークが普及した今
チャットやメールがもっと増えると
感じています。
今日はメールの捌き方(さばきかた)
ついてお話したいなと。
1日400通のメールを捌く人の事情
はーい！私のことです
会社員勤めの私個人に受信される
メールは１日400通くらい。
中にはチーム宛なども
含まれてるので
全てが自分宛ではありません。
ちなみに私の上司は
私の倍くらい
受信してると思います。
※私は平社員なので
管理職の人とかすごそう…
メールの件数の多さはともかく
大変なのは
全件メールを
目を通すのに
とにかく時間を要すること。
しかもメールの内容が日本語
だけではないのです。
ちなみに私は語学が全くできませんが
Google翻訳頼りです。
返事はもちろん英語で返します…
そんな私が
どうやってさばいているかを
紹介します！
重要なメールはフラグ立てる
フラグというのは
ブックマークみたいなものです。
フラグ立てるのは
そのままですけども…
ただし、
何をもって
重要と
判断する？
という話です。
ここでいう私の重要は
・作業依頼や提出物があること
(後々返信をする必要あり)
・知っておかなきゃいけないこと
(方針が変わるとか、決定事項など)
・指示出しが必要なもの
(意見が欲しい、やり方を説明するなど)
・エビデンス
(メールで書面として残す必要性のあるもの)
この辺りはフラグを立てておきます。
要は
メールを見返す
可能性があるもの
はフラグ立てをします。
いらないメールはすぐゴミ箱かフォルダへ
自分が明らかにいらないと思ったら
ゴミ箱に捨てることをお勧めします。
定期的な配信メールなんかも
アドレスがわかってるなら
それ専用に予めフォルダに
振り分けておくことも
効果的です。
まとめてチェックする
ちまちま見ると結構な時間取られます
まとめて時間をとって
チェックした方が効率が良いです。
私の場合はタスクの合間に
メールチェックの時間を設けてます。
そして返す時も
極力まとめて書いてます。
メールの時間を設けておくと
効率が上がりますよ
最初はメールの多さに
ただただ苦戦して。
さらに抜け漏れも多くて
辛い思いもしました…
ですが、これらを気をつければ
さばけるようになる&
効率が上がったので
ぜひ試してみてくださいね！
それでは今日はここまで！
最後までお読みいただき
ありがとうございました
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