メールアドレスのバックアップのススメ
メールアドレスのバックアップ、取っています?
消えちゃったら取り返しつきませんよ！
こんにちは。
今日も仕事とプライベートとのメールを何通か書いて送信しました。
ところで、簡単に送信できるのはメールアドレスがあるおかげですが、あなたはその「メールアドレス」のバックアップは取っていますか。
デジタル機器を使っていると、常に注意しなくてはいけないことに、データのバックアップがあります。
メールアドレスもデジタルデータですから、何かの原因で一瞬にしてなくなってしまうことがあります。
そうなっても慌てないために、メールアドレスも定期的にバックアップを取る必要があります。
●PCを買い換えたとき、はじめてやった、では危ない
どうも人間はいつも使っているものは、いつでもあるものだと思いがちです。
メールアドレスなんかもその一つではなてでしょうか。
メール本文であれこれ悩むことはあっても、簡単に送信ができるのは、メールアドレスがあるからです。
いってみれば、メールアドレスはあなたと相手との絆といえます。
なのに定期的にバックアップを取る人は意外なほど少ないのです。私の友人などは、５年ほど使ったPCを買い替えたときに、必要に迫られて、はじめてバックアップをしたといっていました。
セミリタイアのお父さんならこれでもいいかもしれませんが、現役でバレバリ仕事をしている方なら大問題です。
もしメールアドレスのデータが消えたらどうなるか、想像すれば、危険極まりないいことだということはお分かりいただけますね。
●バックアップは簡単、定期的にしましょう
メールアドレスはドンドン増えていくのが普通です。
必ず定期的にバックアップを取ることを習慣にしてください。
やり方は簡単です。Windows/メールで説明します。(他のメールソフトでやり方はほぼ同じです)
❶「ファイル」の「エクスポート」をクリック
❷「Windowsアドレス帳」をクリック
❸「CSV(カンマ区切り)」を選択
➍「エクスポート」をクリック
で、バックアップデータができ上がります。
このデータをCDやDVDに焼いておけば安心という訳で゜す。
●バックアップデータのインポートもしっとておこう
アドレス帳のデータが消えてしまったときや、別のアドレス帳のデータを取り込むのも簡単にできます。
先ほどのエクスポートではなくインポートをおこないます。
｢ファイル」のエクスポートの上にある「インポート」を選び、「ほかのアドレス帳」を選択、ファイルの種類を選択し、フィールドの割り当てを確認して、完了をクリックすれば取り込むことができます。
いまやメールアドレスはヒジネスをはじめとする人づき合いの大切な財産です。
しっかり守って、なくさないようにしてください。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
消えちゃったら取り返しつきませんよ！
こんにちは。
今日も仕事とプライベートとのメールを何通か書いて送信しました。
ところで、簡単に送信できるのはメールアドレスがあるおかげですが、あなたはその「メールアドレス」のバックアップは取っていますか。
デジタル機器を使っていると、常に注意しなくてはいけないことに、データのバックアップがあります。
メールアドレスもデジタルデータですから、何かの原因で一瞬にしてなくなってしまうことがあります。
そうなっても慌てないために、メールアドレスも定期的にバックアップを取る必要があります。
●PCを買い換えたとき、はじめてやった、では危ない
どうも人間はいつも使っているものは、いつでもあるものだと思いがちです。
メールアドレスなんかもその一つではなてでしょうか。
メール本文であれこれ悩むことはあっても、簡単に送信ができるのは、メールアドレスがあるからです。
いってみれば、メールアドレスはあなたと相手との絆といえます。
なのに定期的にバックアップを取る人は意外なほど少ないのです。私の友人などは、５年ほど使ったPCを買い替えたときに、必要に迫られて、はじめてバックアップをしたといっていました。
セミリタイアのお父さんならこれでもいいかもしれませんが、現役でバレバリ仕事をしている方なら大問題です。
もしメールアドレスのデータが消えたらどうなるか、想像すれば、危険極まりないいことだということはお分かりいただけますね。
●バックアップは簡単、定期的にしましょう
メールアドレスはドンドン増えていくのが普通です。
必ず定期的にバックアップを取ることを習慣にしてください。
やり方は簡単です。Windows/メールで説明します。(他のメールソフトでやり方はほぼ同じです)
❶「ファイル」の「エクスポート」をクリック
❷「Windowsアドレス帳」をクリック
❸「CSV(カンマ区切り)」を選択
➍「エクスポート」をクリック
で、バックアップデータができ上がります。
このデータをCDやDVDに焼いておけば安心という訳で゜す。
●バックアップデータのインポートもしっとておこう
アドレス帳のデータが消えてしまったときや、別のアドレス帳のデータを取り込むのも簡単にできます。
先ほどのエクスポートではなくインポートをおこないます。
｢ファイル」のエクスポートの上にある「インポート」を選び、「ほかのアドレス帳」を選択、ファイルの種類を選択し、フィールドの割り当てを確認して、完了をクリックすれば取り込むことができます。
いまやメールアドレスはヒジネスをはじめとする人づき合いの大切な財産です。
しっかり守って、なくさないようにしてください。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
メールの言い回し、「ものの言い方辞典」で解消
大切なメールの言い回しに悩むなら
６６０円のこの辞典がオススメです
こんにちは。ちょっと前に「３分で極める、ワンランク上のメールの言い回し」という記事を書きました。
(お読みではない方は、こちらをクリック )
承知と了解、目上の方にはどっちを使うべきかなど、あまり手紙などを書かなくなった私たちが、うっかりメールでやってしまう言い回しの間違いについてご指摘しました。
たった一回の記事ですから、メールの言い回しに困っている方のために、もっともっと事例ご紹介しようと思っていたところに、どんぴしゃの本が発売されました。
なもんで、今日はその本のご紹介をします。
●「ビジネスメール ものの言い方辞典」
｢辞典」などというと分厚くて、高価なイメージかありますが、ご紹介の「ビジネスメール ものの言い方辞典」は、６６０円の文庫本です。
このブログは書評が専門ではありませんので、Amazonの商品説明を引用させてもらいます。
==============================================================
内容紹介
ありがとうございます、申し訳ありません……直感的な言葉でひけるメール表現の辞典。これ1冊で誰でも「気の利いたメール」を書ける！
内容（「BOOK」データベースより）
メールの主題を「ありがとうございます」「申し訳ありません」「お願いします」など、24のカテゴリに分類。その時々の状況や気持ちに合った表現を、すぐ引ける。「ぴったりな言い方」をするための、言い換えフレーズも豊富に収録(全部で約500フレーズ。「ありがとうございます」だけでも24通りの言い方を紹介)。きめ細やかな表現ができる。
==============================================================
とあります。
私も書店で実物を見て、これは買い、と迷わず購入しました。
とくに、先の商品説明にある「24のカテゴリに分類」については、「感謝・詫び・説明/弁明・依頼・問合せ・恐縮・祝福・感心・了解・断り・通覧・受領・退/転職・異動・移転・開店/開業・閉店/廃業・通知・採/不採用・案内・決意表明・催促・抗議・見舞い」に区分されていて、こんな時はどう書くべきかと困った時に、辞典としてスピーディに応えてくれます。、
●顔マークのアイコンを使うなど、表記も柔らか
辞典というと堅苦しいイメージがありますが、その点でもこの辞典は良い意味で期待を裏切ってくれます。
事例として紹介されているフレーズの横には、笑みや怒りを表している顔マークのアイコンが使われています。
そのアイコンは、色の濃さで３段階に分かれていて（「指数」）、使う側がどれを選べきか選択しやすくなっています。
例えば、「恐縮です」をより丁寧にいいたいときは、
・弱 「僭越ながら」
・中 「恐縮しております」
・強 「恐縮至極に存じます」
の中から、相手や内容にに合わせて選べるのです。
文庫サイズ、２３７ページとコンパクトですから、パソコンを使うデスクの引き出しや手近な書棚に置いておくと、もうメールの言い回しで困ることはなくなりそうです。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
６６０円のこの辞典がオススメです
こんにちは。ちょっと前に「３分で極める、ワンランク上のメールの言い回し」という記事を書きました。
(お読みではない方は、こちらをクリック )
承知と了解、目上の方にはどっちを使うべきかなど、あまり手紙などを書かなくなった私たちが、うっかりメールでやってしまう言い回しの間違いについてご指摘しました。
たった一回の記事ですから、メールの言い回しに困っている方のために、もっともっと事例ご紹介しようと思っていたところに、どんぴしゃの本が発売されました。
なもんで、今日はその本のご紹介をします。
●「ビジネスメール ものの言い方辞典」
｢辞典」などというと分厚くて、高価なイメージかありますが、ご紹介の「ビジネスメール ものの言い方辞典」は、６６０円の文庫本です。
このブログは書評が専門ではありませんので、Amazonの商品説明を引用させてもらいます。
==============================================================
内容紹介
ありがとうございます、申し訳ありません……直感的な言葉でひけるメール表現の辞典。これ1冊で誰でも「気の利いたメール」を書ける！
内容（「BOOK」データベースより）
メールの主題を「ありがとうございます」「申し訳ありません」「お願いします」など、24のカテゴリに分類。その時々の状況や気持ちに合った表現を、すぐ引ける。「ぴったりな言い方」をするための、言い換えフレーズも豊富に収録(全部で約500フレーズ。「ありがとうございます」だけでも24通りの言い方を紹介)。きめ細やかな表現ができる。
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とあります。
私も書店で実物を見て、これは買い、と迷わず購入しました。
とくに、先の商品説明にある「24のカテゴリに分類」については、「感謝・詫び・説明/弁明・依頼・問合せ・恐縮・祝福・感心・了解・断り・通覧・受領・退/転職・異動・移転・開店/開業・閉店/廃業・通知・採/不採用・案内・決意表明・催促・抗議・見舞い」に区分されていて、こんな時はどう書くべきかと困った時に、辞典としてスピーディに応えてくれます。、
●顔マークのアイコンを使うなど、表記も柔らか
辞典というと堅苦しいイメージがありますが、その点でもこの辞典は良い意味で期待を裏切ってくれます。
事例として紹介されているフレーズの横には、笑みや怒りを表している顔マークのアイコンが使われています。
そのアイコンは、色の濃さで３段階に分かれていて（「指数」）、使う側がどれを選べきか選択しやすくなっています。
例えば、「恐縮です」をより丁寧にいいたいときは、
・弱 「僭越ながら」
・中 「恐縮しております」
・強 「恐縮至極に存じます」
の中から、相手や内容にに合わせて選べるのです。
文庫サイズ、２３７ページとコンパクトですから、パソコンを使うデスクの引き出しや手近な書棚に置いておくと、もうメールの言い回しで困ることはなくなりそうです。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
- ビジネスメール ものの言い方辞典 (PHP文庫)/シーズ
- ￥660
- Amazon.co.jp
Reの付いた返信メールの問題点
メールの「件名」に気を配っていても
返信メールの件名を、いい加減にしていません?
こんにちは。
前回、メールの件名についてお話をしました。
(お読みではない方は、こちらをクリック して、ご覧ください)
これで件名については悩まなくてもいいやということなのですが、件名についてはもう一つ厄介なのがあります。
それは、返信メールの件名です。そんなの、返信ボタンを押してメールを送信すればいいやとお考えなら、大間違いです。
●何度もやり取りするなら「件名」の見直しを
せっかく気のきいた「件名｣でメールを出しても、何度か返信を繰り返していると、次第にメールの内容が最初のものから変わってくることがあります。
それなのに、最初のメールで付けた件名に「Re」がついてやり取りしていては、互いにメールの整理や管理がやりにくくなります。
こんな時は、新たな内容にあった件名を付けて送るようにしましょう。
また、以前からの内容と新しい内容が混在するのは、誤解やトラブルの元ですから、以前の内容と新しい内容を分けてメールのやり取りをするのが賢明です。
●「Re」が付いたメールはスパムメールと思われる
返信メールの「Re」がついた件名の返信メールは、スパムメールと間違われることがあります。
スパムメールを送る方は、なんとかメールが排除されないために「Re」を付けたメールを送ることがあります。
よく知らない人なら、「Re」が付いているから何かの返信かと思って開く確率が高くなるためです。
こんな被害にあった人や、スパムメールを頻繁に受け取る人なら、「Re」が付いているだけで、そのメールをごみ箱に入れてしまいかねません。
以前の記事で書いたことがありますが、私の友人には６年ほど前に送ったメールに、今も返信してくる人がいます。
私より年齢が上の方ですから、まあ仕方ないや、でいいのですが、あなたにはこういうことはなくしていただきたいと思うのです。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。
返信メールの件名を、いい加減にしていません?
こんにちは。
前回、メールの件名についてお話をしました。
(お読みではない方は、こちらをクリック して、ご覧ください)
これで件名については悩まなくてもいいやということなのですが、件名についてはもう一つ厄介なのがあります。
それは、返信メールの件名です。そんなの、返信ボタンを押してメールを送信すればいいやとお考えなら、大間違いです。
●何度もやり取りするなら「件名」の見直しを
せっかく気のきいた「件名｣でメールを出しても、何度か返信を繰り返していると、次第にメールの内容が最初のものから変わってくることがあります。
それなのに、最初のメールで付けた件名に「Re」がついてやり取りしていては、互いにメールの整理や管理がやりにくくなります。
こんな時は、新たな内容にあった件名を付けて送るようにしましょう。
また、以前からの内容と新しい内容が混在するのは、誤解やトラブルの元ですから、以前の内容と新しい内容を分けてメールのやり取りをするのが賢明です。
●「Re」が付いたメールはスパムメールと思われる
返信メールの「Re」がついた件名の返信メールは、スパムメールと間違われることがあります。
スパムメールを送る方は、なんとかメールが排除されないために「Re」を付けたメールを送ることがあります。
よく知らない人なら、「Re」が付いているから何かの返信かと思って開く確率が高くなるためです。
こんな被害にあった人や、スパムメールを頻繁に受け取る人なら、「Re」が付いているだけで、そのメールをごみ箱に入れてしまいかねません。
以前の記事で書いたことがありますが、私の友人には６年ほど前に送ったメールに、今も返信してくる人がいます。
私より年齢が上の方ですから、まあ仕方ないや、でいいのですが、あなたにはこういうことはなくしていただきたいと思うのです。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。