メール文、カタカナづかいで好感度アップ
くだけ過ぎ、かたい、と極端になるメール
カタカナを程よく使うと上手くいく
こんにちは。
若い方は、携帯メールに慣れているので、柔らかい文面は得意です。
でもその反面、ビジネスメールは、どうもかたぐるしくなって自分らしく書けないという方が結構います。
まあ、私たちは逆に、堅いメール文は割と書けるのですが、逆にときぶ自分らしいニュアンスを表現するのが苦手です。
｢顔文字」でも仕入れておいて、使ってみるかというような考え方もありますが、相手がその顔文字を理解できない(?)なんてこともあります。
それに、年齢に関係なく仕事がらみのメールに顔文字はやはりマナー違反でもあると思います。
じゃ、どうするか、というのが今日のお話しです。
●ビジネスにも使える、気のきいたカタカナ表現
会話がそうであるよに、相手の方との人間関係によって話し方や言葉づかいは変わります。
ヒジネスでのお付き合いでも、親しくなって互いに気心が分かってくれば、親しみを込めた会話になります。
メール文も、そこのところは同じです。
マナーは守りつつも、親しみをこめたニュアンスや自分らしさを表現したいとなります。
で、そんなときに役立つのが「カタカナ」の活用です。
この例文を比べてみてください。
・○○○の件、ご了承いただき安堵いたしました。
↓
・○○○の件、ご了承いただきホッといたしました。
いかかです。
「安堵」というかたい表現を「ホッ」というカタカナ表現にすることで、書き手のニュアンスが端的に伝わると思います。
他にも、
・多忙でした→バタバタしていました
・厳しい状況→キビシイ状況
といつた、カタカナの活用があります。
●外来語を含め、カタカナ乱用にはご注意
カタカナを使う効果としては、カジュアルな印象が生まれ、メールのニュアンスが和らぎます。
でも、このテクニック、連発や乱発をすると逆効果になり、軽薄なヤツと思われます。
また、カタカナづかいに関連して注意したいのが、外来語の乱用です。
特に、自分の業界では一般的でも、相手先には分らないような専門外来語の多用です。
相手に正しく理解してもらわなくては、メールは何にも役に立ちません。
どこかの国の政治家のように、外来語を使えばできる人と勘違いしたようなカタカナ満載メールは、間違っても出さないでください。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。
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メール、書き方しだいで大ゲンカ！
カタカナを程よく使うと上手くいく
こんにちは。
若い方は、携帯メールに慣れているので、柔らかい文面は得意です。
でもその反面、ビジネスメールは、どうもかたぐるしくなって自分らしく書けないという方が結構います。
まあ、私たちは逆に、堅いメール文は割と書けるのですが、逆にときぶ自分らしいニュアンスを表現するのが苦手です。
｢顔文字」でも仕入れておいて、使ってみるかというような考え方もありますが、相手がその顔文字を理解できない(?)なんてこともあります。
それに、年齢に関係なく仕事がらみのメールに顔文字はやはりマナー違反でもあると思います。
じゃ、どうするか、というのが今日のお話しです。
●ビジネスにも使える、気のきいたカタカナ表現
会話がそうであるよに、相手の方との人間関係によって話し方や言葉づかいは変わります。
ヒジネスでのお付き合いでも、親しくなって互いに気心が分かってくれば、親しみを込めた会話になります。
メール文も、そこのところは同じです。
マナーは守りつつも、親しみをこめたニュアンスや自分らしさを表現したいとなります。
で、そんなときに役立つのが「カタカナ」の活用です。
この例文を比べてみてください。
・○○○の件、ご了承いただき安堵いたしました。
↓
・○○○の件、ご了承いただきホッといたしました。
いかかです。
「安堵」というかたい表現を「ホッ」というカタカナ表現にすることで、書き手のニュアンスが端的に伝わると思います。
他にも、
・多忙でした→バタバタしていました
・厳しい状況→キビシイ状況
といつた、カタカナの活用があります。
●外来語を含め、カタカナ乱用にはご注意
カタカナを使う効果としては、カジュアルな印象が生まれ、メールのニュアンスが和らぎます。
でも、このテクニック、連発や乱発をすると逆効果になり、軽薄なヤツと思われます。
また、カタカナづかいに関連して注意したいのが、外来語の乱用です。
特に、自分の業界では一般的でも、相手先には分らないような専門外来語の多用です。
相手に正しく理解してもらわなくては、メールは何にも役に立ちません。
どこかの国の政治家のように、外来語を使えばできる人と勘違いしたようなカタカナ満載メールは、間違っても出さないでください。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。
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メール、書き方しだいで大ゲンカ！
メール、書き方しだいで大ゲンカ！
同じことを伝えるのも、書き方しだい
メールはポジティブに書くのが基本です
こんにちは。
メールは便利なサービスですが、ちょっと書き方を間違えるとトラブルの元になります。
「物もいいよで角がたつ」ということわざがあるように、物事は話し方ひとつでよくも悪くも受け取られるのです。
つい最近、仕事でそんな例を見ましたした。
プライベートでも、ちょっととした書き方の問題で、相手の気分を害することもあります。
今日は、以前お話をした「言い回し」とは少し違う、メールの書き方の大切なポイントをお話します。
●お断りや文句をいうときは、「前向き」な表現が大切
ヒジネスやプライベートでメールを書いていると、必ずお断りやクレームなどの文句を伝えなくてはならない場合があります。
こんなとき、気をつけたいのが「ポジティブ」に書くということです。
メールは手紙ほど表現が厳格ではありませんが、やっぱり文章として残ります。
特に気にもしないで書いた文章が、相手の感情を害することがあります。
先日も仕事でこんなメールがありました。
「企画、見ました。考え方はいいのでずか、デザインがダメです。なんかガッカリしました。」というメールが、チームで仕事をしている３人(社)のメンバーに送信されてきました。
このメールに書かれているデザインをしたデザイナーは、どんな感情を持つでしょうか。
このメールで伝えたかったのは、デザインをもう少し頑張ってほしいということであったと思うのですが、否定する言葉のみが相手の頭の中に残ってしまいます。
実際のところ、このメールでチーム内にひともめあって、時間を無駄にしました。
否定的なネガティブな文章ではなく、前向きでポジティブな文章だったら、もめ事も時間の浪費もなかったはずです。
●物はいいよ、メールは書きようで、いい関係が保てる
断りや文句であっても、メールでは「ポジティブ」な表現を心がけると、人間関係がスムーズに保てます。
先に紹介したメール文、こんな風に書き替えると、受け手の気分はかなり変わります。例えば、「デサインは改善の余地がありますが、企画はいいと思います。
いい面を生かして、デザインもうひと踏ん張りお願いします。」では、いかがですか。
違いは、「最後を否定で終わらない」というのがポイントです。
この他に
・できないことをいうのではなく、できることに替える
「本日はできません」→「明日の朝一番で(手配)いたします」
・悪い印象の言葉をいい替える
「間違っています」→「確認をお願いします」
「雑」「いい加減」→大胆
電話などの、話し言葉で伝えるのなら聞き手の反応でいくらでもフォローできますが、メールではそうはいきません。
忙しいからと、思いついた言葉で文をつくって送信ボタンを押す。
ありがちなことなのですが、送信ボタンを押す前に、もう一度メールの本文を相手の気持ちを考えて読み直したいものです。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。
■関連記事
・「３分で極める、ワンランク上のメールの言い回し」
・「メールの言い回し、「ものの言い方辞典」で解消」
メールはポジティブに書くのが基本です
こんにちは。
メールは便利なサービスですが、ちょっと書き方を間違えるとトラブルの元になります。
「物もいいよで角がたつ」ということわざがあるように、物事は話し方ひとつでよくも悪くも受け取られるのです。
つい最近、仕事でそんな例を見ましたした。
プライベートでも、ちょっととした書き方の問題で、相手の気分を害することもあります。
今日は、以前お話をした「言い回し」とは少し違う、メールの書き方の大切なポイントをお話します。
●お断りや文句をいうときは、「前向き」な表現が大切
ヒジネスやプライベートでメールを書いていると、必ずお断りやクレームなどの文句を伝えなくてはならない場合があります。
こんなとき、気をつけたいのが「ポジティブ」に書くということです。
メールは手紙ほど表現が厳格ではありませんが、やっぱり文章として残ります。
特に気にもしないで書いた文章が、相手の感情を害することがあります。
先日も仕事でこんなメールがありました。
「企画、見ました。考え方はいいのでずか、デザインがダメです。なんかガッカリしました。」というメールが、チームで仕事をしている３人(社)のメンバーに送信されてきました。
このメールに書かれているデザインをしたデザイナーは、どんな感情を持つでしょうか。
このメールで伝えたかったのは、デザインをもう少し頑張ってほしいということであったと思うのですが、否定する言葉のみが相手の頭の中に残ってしまいます。
実際のところ、このメールでチーム内にひともめあって、時間を無駄にしました。
否定的なネガティブな文章ではなく、前向きでポジティブな文章だったら、もめ事も時間の浪費もなかったはずです。
●物はいいよ、メールは書きようで、いい関係が保てる
断りや文句であっても、メールでは「ポジティブ」な表現を心がけると、人間関係がスムーズに保てます。
先に紹介したメール文、こんな風に書き替えると、受け手の気分はかなり変わります。例えば、「デサインは改善の余地がありますが、企画はいいと思います。
いい面を生かして、デザインもうひと踏ん張りお願いします。」では、いかがですか。
違いは、「最後を否定で終わらない」というのがポイントです。
この他に
・できないことをいうのではなく、できることに替える
「本日はできません」→「明日の朝一番で(手配)いたします」
・悪い印象の言葉をいい替える
「間違っています」→「確認をお願いします」
「雑」「いい加減」→大胆
電話などの、話し言葉で伝えるのなら聞き手の反応でいくらでもフォローできますが、メールではそうはいきません。
忙しいからと、思いついた言葉で文をつくって送信ボタンを押す。
ありがちなことなのですが、送信ボタンを押す前に、もう一度メールの本文を相手の気持ちを考えて読み直したいものです。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。
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・「３分で極める、ワンランク上のメールの言い回し」
・「メールの言い回し、「ものの言い方辞典」で解消」
メールの添付写真は、縮小してサクット送る
メ-ルの添付データには気配りを
デジカメの写真データをそのまま送ってません?
こんにちは。
迷惑メールというと、スパムメールのような一方的に送りつけてくるメールのことですが、よく知っている方からのメールにも迷惑メールはあります。
ややこしいのでこれを「迷惑なメール」とします。
一文字違いなのですが、この「迷惑なメール」あなたは出していませんか。
●複数のデータをそのまま添付してく送ってくる
迷惑なメイルの代表選手は、複数のデータをバラバラと添付して送ってくるメールです。
本文に「例の件の資料、５点を添付して…」などという文面どおりに、５つものデータが添付されてくるようなメールです。
メールの添付データは、圧縮して送るのはメールが普及した頃からのマナーでしたよね。
でも、近頃通信回線が高速化したこと、ブロバイダの送信容量が以前より大きくなったことから、圧縮をしなくてもデータが送れるようになりました。
そのせいか、この添付データは圧縮して送りましょうというマナーが忘れられてきているように思います。
複数の添付データをそのままばらばで送ってこられますと、受け取る方は新たにフォルダをつくり、名称を入力し、そこに送られてきたデータを格納するという作業をしなくてはなりません。
まあ、たいした作業欺ではないのですが、送信する側で１つのフォルダに複数の添付デーを入れ、圧縮して送っていただければ、こちらはずいぶんと助かります。
●バカでかい写真データを添付した「迷惑なメール」
「迷惑なメール」のもう一方の代表選手は、デジカメで撮影したバカでかい容量の写真データを添付して送ってくるメールです。
「ちょっと参考までに写真をお送りします」などいう、本文の文面とは裏腹に、2MBもあるような写真を平気で送ってくる人がいます。
まあ、本人には何の悪気もないのですが、近頃のデジカメは高解像度のため、１枚の写真データといっても結構な容量があります。
写真データを送るときは、送る写真の用途が確認用なのか、プリントしてもらうためかなど、用途を考えて適切な容量にして送るのがマナーです。
●写真データは「右クリック」で簡単に縮小・送信できる
「写真データの縮小なんて大変そう」と心配することはありません。
Windowsには、簡単に写真を縮小してメールに添付できる機能が備わっています。
やり方は、
❶添付したい写真データを右クリック
❷「送る｣を選択し、
❸「メール受信者｣をクリック
➍「ピクチャーのサイガをクリックして希望のサイズを選択
❺「添付」をクリックすると、メールソフトが起動します
➏「件名」と「本文」の部分を書きなおして送信
ほら、簡単にできるでしょう。
今回の説明はVistaでしましたが、XPや7でもほぼ同様です。
メールの添付データも気配りを忘れると「迷惑なメール」になりますから、マナーはちゃんと守りましょをう。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
デジカメの写真データをそのまま送ってません?
こんにちは。
迷惑メールというと、スパムメールのような一方的に送りつけてくるメールのことですが、よく知っている方からのメールにも迷惑メールはあります。
ややこしいのでこれを「迷惑なメール」とします。
一文字違いなのですが、この「迷惑なメール」あなたは出していませんか。
●複数のデータをそのまま添付してく送ってくる
迷惑なメイルの代表選手は、複数のデータをバラバラと添付して送ってくるメールです。
本文に「例の件の資料、５点を添付して…」などという文面どおりに、５つものデータが添付されてくるようなメールです。
メールの添付データは、圧縮して送るのはメールが普及した頃からのマナーでしたよね。
でも、近頃通信回線が高速化したこと、ブロバイダの送信容量が以前より大きくなったことから、圧縮をしなくてもデータが送れるようになりました。
そのせいか、この添付データは圧縮して送りましょうというマナーが忘れられてきているように思います。
複数の添付データをそのままばらばで送ってこられますと、受け取る方は新たにフォルダをつくり、名称を入力し、そこに送られてきたデータを格納するという作業をしなくてはなりません。
まあ、たいした作業欺ではないのですが、送信する側で１つのフォルダに複数の添付デーを入れ、圧縮して送っていただければ、こちらはずいぶんと助かります。
●バカでかい写真データを添付した「迷惑なメール」
「迷惑なメール」のもう一方の代表選手は、デジカメで撮影したバカでかい容量の写真データを添付して送ってくるメールです。
「ちょっと参考までに写真をお送りします」などいう、本文の文面とは裏腹に、2MBもあるような写真を平気で送ってくる人がいます。
まあ、本人には何の悪気もないのですが、近頃のデジカメは高解像度のため、１枚の写真データといっても結構な容量があります。
写真データを送るときは、送る写真の用途が確認用なのか、プリントしてもらうためかなど、用途を考えて適切な容量にして送るのがマナーです。
●写真データは「右クリック」で簡単に縮小・送信できる
「写真データの縮小なんて大変そう」と心配することはありません。
Windowsには、簡単に写真を縮小してメールに添付できる機能が備わっています。
やり方は、
❶添付したい写真データを右クリック
❷「送る｣を選択し、
❸「メール受信者｣をクリック
➍「ピクチャーのサイガをクリックして希望のサイズを選択
❺「添付」をクリックすると、メールソフトが起動します
➏「件名」と「本文」の部分を書きなおして送信
ほら、簡単にできるでしょう。
今回の説明はVistaでしましたが、XPや7でもほぼ同様です。
メールの添付データも気配りを忘れると「迷惑なメール」になりますから、マナーはちゃんと守りましょをう。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。