メール転送、間違えると大きなトラブルのもと！
軽い気持ちでメール転送
よく考えて使わないと信用をなくす
こんにちは。
暑くって、ついボーッとしてミスをする、なんてことありませんか。
仕事はもちろんですが、プライベートだからといって気を抜くとトラブルの種を自分でまくくということになります。
例えば、メールの転送などがそのいい例です。
●メールを転送して、トラブル発生
あなたは、メールの転送機能をお使いですか。
私はときどき使っています。
例えば、定期購読をしているメールマガジンがあって、その記事内容が友人の一人にとても役立つ説いた場合、そのメールマガジンを転送します。
仕事でも、別々の会社の人間とチームを組んですることがよくありますが、依頼主から送られてきた資料や要望をメンバーに転送することがあります。
転送に際しては、私自身のコメントなども付けて送ります。
こういったメールの転送は、私に限らす一般的に行われていますが、注意をしないとトラブルの元になります。、
●転送するつもりが、返信した
転送で気をつけないといけないのが、転送のつもりが返信してしまうというケースです。
先にお話ししたように、転送に際しては何らかのコメントを加筆します。
そのコメント内容が間違って返信した方が見ても不愉快でない内容であれば、謝罪をすれば許してもらえるでしょう。
しかし、「なんか厳しいこといっています」とか、「困りました」というような返信先の方を非難するような内容だと、謝罪をしても許してもらえないことが考えられます。
特に、金銭にかかわるような内容の場合は、一気に信用をなくしてしまうかもしれません。
●上司のメールをそのまま転送、も問題あり
仕事などでありがちなのが、上司からのメールをそのまま外部の人転送するといったケースです。
プライベートなら、友人から来たルールを全く別の人に転送メールをするといったケースです。
これ、一見何でもないようなのですが、先の仕事の場合だと社内の情報を外部に漏えいさせたといわれるかもしれません。
後者のプライベートの場合、最初の発信者のメールりアドレスが、全く別な人に公開されることなにり、個人情報の取り扱いとしては問題ありといえます。
ﾒｰﾙを転送する場合は、予め送信者に了解を得る、メールアドレスが第三者に流れないようにして転送するようにしてください。
これから、ますます暑くなります。
集中力を切らさないで、メールの取り扱いには十分注意をしてください。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。
自宅のPCの節電対策、押さえておきたい工夫
パソコンの設電は、モニターの明るさ調整と
スリーブ・シャットダウンの使い分けを
こんにちは。
７月に入って、一段と節電に取り組みないといけなくなりました。
私の住む北陸は北陸電力の管内です。
震災の被害は直接受けてはいませんが、休止中の志賀原子力発電が再稼働出来ないために、節電の要請が出ています。
法的な規制はないのですが、、ここは協力したいと思い、朝からエアコン、扇風機を使わずに仕事をしています。
今日の天気は曇り時々雨といった模様で、ジメジメさえ我慢すれば、窓を開けてなんとか仕事ができます。
ただ、時々降ってくる雨が猛烈な勢いのため、そのたびに走り回って窓を閉めなくてはいけないので、その度に大汗をかきます。
さて、節電といえばついエアコンを思い浮かべますが、パソコンの節電も見逃してはいけません。
というわけでは、今日は、パソコンの節電についてお話します。
●つい一日中つけっぱなしは、考えなおしましょう
私などは自宅で自営をしていますから、デスクトップパソコンを朝から晩まで立ち上げたままです。
外出するとき以外、ほとんど一日中使っていることが少なくありませんが、とはいえずっとキーボードを叩いているかというとそうではありません。
休日も、何んとなくノートパソコンの電源を入れたままで、テレビなんを見ていたということを震災以前はよくやっていました。
で、震災以後、大いに反省をして積極的に対策をしました。
●モニターの明るさを落とすだけで、節電効果アリ
仕事で長時間使うことが多いパソコンですから、まずは使いながらの節電としてモニターの明るさ(輝度)を下げましょう。
モニターの明るさを下げるだけで節電が出来るのかとお思いでしょうが、モマニターの明るさを４０％にすると、２３％も節電できます。
また、壁紙の色によっても消費電力に微妙な差が出ます。
一般的に、液晶のモニターの場合、白の方が消費電力が少ないといわれています。
このあたりも、チリも積もれば何とかといいますから、節電向きの壁紙に変更しておきましょう。
●「スリーブ」の活用で節電
私のように一日中パソコンを使っていることが多い人は、照明器具のようにこまめに電源の入り切りをするというのは面倒くさく、時間をロスします。
でも、私もそうなのですが、一日中使っているというのは本当はまれで、合間合間にほかの事をやっていて、パソコンを遊ばせていることが多いのです。
そういった方は、「スリープ」（Windows XPはスタンバイ）を活用して節電することをお勧めします。
｢スリーブ」は、電源を完全に切る｢シャットダウン」とは異なり、使いたいときにすぐにパソコンを使用可能状態に戻せますから、立ち上がるのを待つイライラもありません。
●本当は｢シャットダウン｣がいいのでは?
パソコンの節電という意味では、電源を切る「シャットダウンが」が一番です。
でも、こまめに電源を入り切りするのが賢明かというとそうではありません。
パソコンが電気を一番消費するのは、OSの起動時なので、ちょこちょこ電源を入り切りしていると、必ずしも節電にはならないこともあります。
先にお話をした｢スリープ」と「シャットダウン」をうまく組み合わせてやるのがパソコンの上手な節電だそうです。
90分以上使わないなら「シャットダウン」、90分以内なら「スリープ」を一つの目安にして使い分けてください。
●設定を自動でやってくれるソフトがあります
日本マイクロソフトでは、HPで無償ソフト「Windows PC自動節電プログラム」を現在配付しています。
ぜひダウンロードして節電に努めてください。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。
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携帯メールを仕事で使うときの、ちょっとした工夫
でも、ポイントを押さえれば大いに役立
こんにちは。
携帯メールは仕事には不向きといわれています。
まあ、確かに入力がしにくい(若い方はそんなことはありりませんが)。
あるいは、受信する方も携帯だと、長文のメールは読みづらい。
まあ、色々とあったのですが、スマートフォン(:厳密には携帯ではありありません)が普及するに従って、その状況も少しずつ変わってきたように思います。
とはいえ、スマートフォンはまだ普及途中、多くの方がまだ従来の携帯を毎日の仕事に使っています。
今日も携帯を使ってガンバル方のために、ここ最近ずっとPCでのメールの話しをしてきたのですが、メール繋がりということで携帯メールの仕事での使い方をお話します。
●備忘録としてメールを使う
最近の私は、携帯メールを備忘録として使っています。
どんな風にというと、打合せ会議をした後のホワイトボードを携帯のカメラで撮って、自分宛てに添付してメールを出します。
いちいちノートにホワイトボードの内容を転記しなくてすむとともに、写真で見る方が会議のやり取りが鮮明に思い出せます。
また、イベントやお店のウインドーなどちょっと気になったモノや出来事や変化も写真に撮って自分宛てにメールします。
こうして自分宛てにメールをしておけば、携帯の中で情報が眠ったままということもなく、活用することができます。
●外出中、出張中の連絡ツールとして使う
公共の乗り物、例えば新幹線などに載っている時なとに急ぎの要件で携帯電話が鳴ります
そんな時、通話で話しがすめばいいのですが、金額やスポンサー名、あるいは個人名を出して話しをしなくてはいけないなことがあります。
たたまに、そのような内容の会話を携帯に向かって大声で話している方もいますが、これはビジネスパーソンとしてはNGです。
こんな場合はやはり、携帯メールで要点を知らせた方が賢明です。
同じように、移動中に携帯の留守番電話サービスに伝言か入っている、というのもよくあります。
急いで戻しの電話をかけると、今度は相手が離席している、あるいは会議中などいうこともあります。
こんな時、私は留守番電話に「携帯にメールを入れておきます」といって、要件をメールでいただけるようにします。
こうすれば、相手から要件を伝えるメールが送られてきて、速やかに要件に対応できるという訳です。
●携帯メールを仕事で使う時の注意
携帯メールを仕事で使う時は、まずスピードが必要な時と考えるべきです。
そして、使う際には、携帯メールを使っていることを明記するとともに、返信についても携帯メールにいただけることを書いておきましょう。
せっかくく急いで対応をしようとしたのに、相手がPCのメールに送信してしまったのでは、行き違いになってしまいます。
また、携帯メールで要件をやり取りするのはいいのですが、終わったあと仕事の記録がパソコンと携帯との２カ所に分散してしまいます。
そうなると、後で確認するときに煩雑なりますから、仕事で携帯メールを使う時は自分宛てにも同じメールを送信するようにしましょう。
●７/１３から他社の携帯にもSMSメールができる
いままで、他社の携帯にメールをする場合、相手のメールアドレスが必要でした。
でも既にニュースで報じられたように、７/１３から他社の携帯にもSNS=ショートメールサービスが出来るようになります。
１４０文字という文字数の制限はあるものの、携帯の番号は知っているけどメアドは聞きもらしたという方にもメールが出せるようになります。
携帯メールを仕事に使うのには、何かと制約がありますが、ポイントを押さえれば有効なツールとして活用できます。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。