いまさら聞けない、メールの返信と全員返信の違い
どこがどう違うのか知ってますか？
こんにちは。
忙しくて、更新が遅れていました。ごめんなさい。
で、そんな仕事で追われている時に、メールで仲間内の飲み会の案内がきました。
メンバー全員に幹事さん役の方からメールが出されています。
大切なブログも遅れがちですから、今回は欠席させていただくことにしました(涙)。
ところで、あなたは、私のように沢山の人に出されたﾒｰﾙに返信をするときどうしていますか、というのが今日のお話です。
●「返信」と「全員の返信」」の使い分け
ールを返信するには、メールソフトによって表示は異なりますが、返信ボタンをクリックすれば、メール本文を入力すページが立ち上がるようになっています。
｢返信｣のボタンの近くには「全員に返信｣というのがあります。
今回の私のような場合、ﾒｰﾙを送っていただいた幹事さんに欠席の言訳などを書いてお詫びの返信メールを出すことになります。
その一方で、いつものメンバーにも同じようにメールを出しておけば、メンバーへのお詫びにもなります。
しかも、当日幹事さんが私が欠席した訳を一々説明をしなくてもいいということになります。
ﾒｰﾙを送ってきてくれた幹事さんに返事を出し、メンバーには別に欠席のお詫びメ―メを出すという方法もありますが、ここは一発で要件が済ませられる「全員に返信」を使うべきです。
●うっかり間違えるとトラブルのもとになるかも
沢山の人に同時送信されたﾒｰﾙの返信だからといって「全員に返信｣が都合がいいとは限りません。
例えば、会社の上司や仲間、グループのリーダーが゜複数の方にあることについて意見を求めてきたとします。
この場合、問題になるのは返信内容です。
返信内容が他の人が見ても問題が起きない、むしろ知っておいてもらったほうが都合がいい場合は、「全員に返信｣です。
その逆で、返信内容が他のメンバーのことや批判めいた内容の場合は、「全員に返信｣だともめごとの元になりかねません。
そんな場合は、やっぱり「返信｣を使ったほうがいいでしょう。
よく似たような「返信」と「全員に返信」ですが、返信内容をあらかじめ考えてから選択するようにしましょう。
でないと、思わぬところで誤解されないとも限りません。
では、今日はここまでにします。次回は早目に書きますので、お越しをお待ちしています。、
雷でパソコンがクラッシュ！ あなた大丈夫？
これだけじゃ、パソコンは守れない
こんにちは。
雨と風が酷い耐風６号が近付いています。十分ご注意ください。
さて、この季節といえば夏台風、雷が要注意です。
直接落ちなかったら大丈夫、、などとたかをくくっているとあなたのパソコンがお釈迦になるかもしれません。
●雷に電源OFFだけでは、対策不十分
あなたは、パソコンの大敵をご存じですか。
パソコンの大敵は、高温高湿、ホコリ、静電気、そして「雷(落雷)」です。
ところであなたは、パソコンを使っていて雷がゴロゴロ、ピカピカしてきたらどうしますか。
近くには落雷してないようだから、のんきに構えていと大きな被害にあうかもしれません。
雷の被害には二種類あります。一つは、人や施設に直接落雷する「直撃雷」によるものです。
まあ、この場合はパソコンがどうこうより、避難や火災の消火など速やかな対応が求められます。
もう一つは、「電源サージ｣による被害です。
「電源サージ」とは、送電線やアンテナなどの近くに落雷があると、瞬間的に発生する異常に大きな電流のことです。
この「電源サージ」が、電線、電話線、アンテナなどを伝って家の中に入ってくると、パソコンに限らず接続している機器（パソコン、電化製品、電話など）が、大きな電流に耐え切れずに故障してしまいます。
ですから、電源をOFFにしても、コンセントに繋がっていればやっぱり故障することがあります。
●雷が聞こえてきたら、どうするか
パソコンを使っていて、雷の音が聞こえてきたら、以下の対応をとりましょう。
1. 大切なデータを保存します
2. パソコンの電源を切ります
3. 電源ケーブルをコンセントから外します
4. 外部とつながるケーブルをすべて外します
TVアンテナケーブル、LANケーブル、モジュラーケーブル、アース線など
これで、一応はひと安心です。
●対応タップや無停電電源装置を導入しましょう
でも、電源ケーブルをコンセントから外さなくてはならないとなると、うかうか外出もできません。
凄い雷だったね、なんて雑談をしながら、パソコンの電源を入れてみると起動しないなんてことが考えられます。
そんなことにならないためには、「電源サージ対応タップ」を導入することをお勧めします。
また、デスクトップパソコン使っていて、落雷ではなく停電に遭遇することも考えられます。
まあ、停電ぐらい大丈夫とお考えでしょうが、データアクセス中に停電が起こると、HDDは一瞬で使い物にならなくなってしまうことがあります。
この対策には、無停電電源装置（UPS）の導入を考えましょう。
UPSは、停電が起きた際、内部バッテリーを使って、PCや周辺機器に一時的に電源を供給する装置です。
これにより、急な停電によるトラブルを防ぐことができます。
タップもUPSもそれほど高価なものではありませんから、ぜひとも導入をお勧めします。
では、今日はここまでにします。次回もお越しをお待ちしています。、
出来る人のメｰﾙ署名 工夫と活用どころ
メール署名、いくつもってますか？
出来る人の工夫と活用を公開！
こんにちは。 以前の記事で、メールの署名のつくり方などをご紹介しました。
ところであなたは、ご自身の署名をいくつお持ちですか。
いゃ～、仕事用の署名1つです、というのでは、ちょっと寂しい。 仕事用、プライベートそれぞれ1つずつの２つです、というのも今一歩です。
●出来る人は、相手によって使い分ける
これ、私の知り合いの営業マンのメールの署名kのお話です。
この方、全国でも営業成績が全国でもトップクラスの方で、相手によって署名を使い分けています。
ここでは、業種などが分からないように加工していますが、意図はお分かりいただけるはずです。
▼新規開拓として取組んでいるお客様向けの署名
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株式会社 日本商亊 営業部
アラカン太郎 Tafou Arakan
メールはこちらへ taroy.arakan@××××.co.jp
会社案内はこちらへ http://www.××××.co.jp
電話 03-××××-×××× FAX 03-××××-××××
携帯 090-××××-××××
〒 000-0000 東京都××区×××××××
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お申し込みは http://www.××××.co.jp
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署名としては、情報が多すぎですが、１通のメールも無駄にしないという姿勢が見てとれます。
▼通常のお取引をしている顧客向けの署名
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株式会社 日本商亊 営業部
アラカン太郎 Tafou Arakan
ｅ-mail taroy.arakan@××××.co.jp
電話 03-××××-×××× FAX 03-××××-××××
携帯 090-××××-××××
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▼お取引先のなかでも親しいお客様向けの署名
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株式会社 日本商亊 営業部
アラカン太郎 Tafou Arakan
ｅ-mail taroy.arakan@××××.co.jp
電話 03-××××-××××
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相手先によって不要な情報は省き、署名としての機能を残して活用している点は見習ってもいいと思います。
何でもかんでも１つの署名を使っている方、あるいはプライベートのメールだからと署名なしでメールをしている方、一度署名を見直してみてはいかがですか。
●署名に定型文を入れておくと便利
メールでは、相手に頼みごとや依頼をよくします。
そういったメールでは、文末に「よろしくお願いします」といった文面を書いて送信します。
また、メールといってもある種の手紙ですから、相手によっては「いつもありがとうございます」といった挨拶文を入れなくてはいけないことがよくあります。
ところが、メールを書くたびに、いちいちお願いの文言や挨拶文を入力するのは面倒なものです。
特に、急いでﾒｰﾙを書き、送信するとついうっかりお願いや挨拶の言葉を忘れたりします。
こんな面倒やうっかりを署名を工夫することで解消できます。 どうするかといえば、とっても簡単です。
署名を作成し保存するときに必要なお願いや挨拶を入力しておけばOKです。
さあ、これでメールを書くときに適切な署名を選択すれば、相手にマッチた署名と挨拶文が挿入されるという訳です。
では、今日はここまでにします。次回も起き腰をお待ちしています。
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